Halb neun abends. Der Aufmaß-Zettel liegt neben der Tastatur, die Word-Vorlage vom letzten Auftrag ist offen, die Materialpreise schlagen Sie im Portal des Großhändlers nach. Tagsüber war keine Zeit. Das Angebot muss morgen früh raus, sonst ruft der Kunde bei jemand anderem an.
Das ist kein Einzelfall. Eine Nutzungsstatistik von Sage weist für 2013 aus: fast jeder sechste Kleinunternehmer erledigt Büroarbeit nachts, 31 Prozent außerhalb der Geschäftszeiten. Sage verkauft Bürosoftware und die Zahl ist dreizehn Jahre alt. Der Fachbereichsleiter sagte damals dazu: »Die Auftragslage ist gut. Das Geschäft läuft. […] Der einzige Nachteil: Für die Büroarbeit bleibt tagsüber selten Zeit.«
Wie ein Angebot heute entsteht
Fünf Schritte, bei fast jedem kleinen Betrieb gleich:
- Die Anfrage kommt rein, meist unvollständig, ohne Maße.
- Sie klären per Telefon oder fahren hin.
- Aufmaß und Kalkulation: Positionen sammeln, Materialpreise nachschlagen, Arbeitszeit schätzen.
- Text formulieren und formatieren.
- PDF bauen, Mail schreiben, raus damit.
Die Ratgeber der Angebots-Software-Anbieter nennen 30 bis 120 Minuten pro Angebot. Bei fünf bis zehn Anfragen die Woche sind das 2,5 bis 8 Stunden Büroarbeit nach Feierabend. Das sind Anbieter-Zahlen, keine unabhängige Studie. Auf meiner Startseite steht für einen einzelnen Mittwochabend der Wert 90 Minuten.
Was davor passiert, wie die Anfragen überhaupt bei Ihnen ankommen und wer sie beantwortet, steht im Szenario Anfrage-Eingang.
Was der Workflow übernimmt
Das Aufmaß nehmen Sie. Wie viele Stunden der Auftrag braucht, schätzen Sie. Ab da beginnt die Fleißarbeit, und die läuft automatisch:
- Anfrage- und Aufmaßdaten aus Formular, Mail oder Ihrer Notiz an einer Stelle zusammenführen
- Positionen aus Ihren hinterlegten Preisen und Zuschlägen rechnen, Mehrwertsteuer drauf
- Angebot formatieren, PDF erzeugen, an den Kunden schicken
- Aus dem angenommenen Angebot später die Rechnung erzeugen
Von den fünf Schritten oben bleiben eins bis drei bei Ihnen, bis auf das Rechnen. Vier und fünf fallen weg. Sie bekommen das fertige Angebot zur Freigabe auf den Tisch. Ein Klick, dann geht es raus.
Was bei Ihnen bleibt
Die Preis-Entscheidung im Einzelfall. Ob dieser Kunde den Nachlass bekommt, ob Sie den Auftrag überhaupt wollen, ob die geschätzten Stunden realistisch sind: das sieht kein Workflow. Die fachliche Freigabe vor dem Versand bleibt ebenfalls bei Ihnen. Das Kundengespräch sowieso.
Die Skepsis dagegen ist berechtigt und ich retuschiere sie nicht weg. In einem Reddit-Faden zum Thema schreibt jemand über einen Elektrikerbetrieb: »Das würde er niemals machen. Zum einen schreibt er für eine Automatisierung nicht genug Angebote.« Ein anderer nennt Angebote aus der KI schlicht »kompletten Bullshit«. Ein dritter bringt den härtesten Satz: »Deine Zielgruppe hasst Veränderungen und pflegt keine Einkaufspreisdatenbank.«
Damit haben sie in zwei Fällen recht. Bei zwei Angeboten im Monat lohnt der Bau nicht. Und wenn niemand bei Ihnen die Preise pflegen will, fehlt dem Workflow die Grundlage. Im selben Faden steht auch das Gegenbeispiel: PV-Montage. Wiederkehrende Leistung, feste Positionen, das trägt. Je standardisierbarer Ihre Angebote im Kern sind, desto mehr nimmt Ihnen die Automatik ab. Der individuelle Teil bleibt individuell.
Was es kostet
Ob Ihr Fall ein Standard-Workflow ist, also feste Positionen und eine Kalkulation nach klaren Regeln, oder ein KI-Workflow, der aus freien Notizen und Fotos den Angebotstext baut: das ordne ich in den 20 Minuten ein und nenne Ihnen den Maximalpreis vorher.
- Standard-Workflow: Setup maximal 450 €. Im Betrieb ist er einer der fünf Workflows, die im Grundpreis von 89 € im Monat stecken.
- KI-Workflow: Setup maximal 900 €. Im Betrieb kostet er 20 € im Monat obendrauf, also 109 €, wenn er Ihr einziger ist.
Maximalpreis heißt: weniger möglich, mehr nicht. Gebaut in sieben Tagen. Geht etwas kaputt, ist es binnen acht Stunden repariert. Monatlich kündbar, der Workflow gehört Ihnen. Die Kosten für Plattform und KI laufen über Ihre eigenen Konten und Schlüssel, die zahlen Sie direkt.
Rechnen Sie gegen: Fünf Angebote die Woche zu je 90 Minuten sind 7,5 Stunden. Jede Woche. Der Betrieb kostet 89 € im Monat.
Der nächste Schritt
Zwanzig Minuten, kostenlos. Zeigen Sie mir, wie Sie Ihr letztes Angebot geschrieben haben, Schritt für Schritt. Danach wissen Sie, welcher Teil davon automatisch laufen kann, was er maximal kostet und was Sie weiter selbst entscheiden.