Freitag, halb sieben. Ihr Monteur ruft von der Baustelle an, der Kunde will noch zwei Steckdosen. Sie notieren es auf der Rückseite eines Lieferscheins. Der liegt jetzt im Firmenwagen. Sonntagabend sitzen Sie am Küchentisch und tippen ab, was die Woche an Zetteln übrig gelassen hat.
Wie Aufträge heute reinkommen
Im kleinen Betrieb wird der Auftrag mündlich angenommen, per WhatsApp bestätigt und irgendwo notiert. Die Details behält der Chef im Kopf, nicht im System (schaffsch.de). Die Eingänge sind verstreut: Postfach, Haftnotiz, Sprachnachricht. Aufmaßblätter und Materiallisten liegen im Firmenwagen, im Werkzeugkoffer oder auf dem Beifahrersitz (openhandwerk.de).
Das Ergebnis kennen Sie. Was auf der Baustelle besprochen wird, steht nirgends schriftlich. Der Kollege auf der anderen Baustelle erfährt nichts. Material wird bestellt, wenn es fehlt, nicht wenn es gebraucht wird (schaffsch.de). Der handgeschriebene Stundenzettel wird abends ein zweites Mal erfasst.
Das ist kein Einzelfall. 504 befragte Handwerksbetriebe geben ihrer eigenen Digitalisierung die Durchschnittsnote 3,0, 26 Prozent nutzen noch Fax (Bitkom 2025). Wie viel Zeit die Verwaltung insgesamt frisst, hat die Sage/Plum-Studie 2017 beziffert, eine Anbieter-Studie mit über 3.000 Firmen: Betriebe unter zehn Mitarbeitern verbringen 9 Prozent ihrer Arbeitszeit damit, knapp 120 Arbeitstage im Jahr. Wie viel davon allein auf die Auftragserfassung entfällt, sagt keine belastbare Quelle. Ich nenne deshalb keine Zahl dafür.
Ein Monteur schreibt in einem Handwerker-Forum. Kein Kunde von mir, aber die Stimme trifft es:
»Chef hat mittlerweile einen Neukundenstop angeordnet, weil wir es kaum noch schaffen, unsere Bestandskunden in angemessener Zeit ordentlich zu bedienen.«
Er wünscht sich, dass die Bürosoftware endlich auf einen aktuellen Stand kommt (r/Handwerker). Schlechte Auftragserfassung kostet Abende. Sie deckelt außerdem, wie viele Kunden Sie überhaupt annehmen können.
Vorher und nachher, Schritt für Schritt
| Heute, von Hand | Nach dem Bau |
|---|---|
| Auftrag kommt per Zuruf, Anruf oder WhatsApp | landet strukturiert an einer Stelle |
| Notiz auf Zettel oder Haftnotiz | wird sofort zum Datensatz mit Auftragsnummer |
| Abends nachtragen und abtippen | entfällt, erfasst wird beim Eingang |
| Team mündlich informieren | der Zuständige bekommt automatisch Bescheid |
| Änderung von der Baustelle geht unter | wird nachgetragen und ist für alle sichtbar |
Wo der Mensch drinbleibt
Automatisch laufen die Erfassung und die Verteilung der Information. Die Beurteilung des Auftrags bleibt bei Ihnen: was der Kunde wirklich braucht, wie lange es dauert, wer bei zwei gleichzeitigen Terminen zuerst drankommt und welcher Mitarbeiter mit welcher Qualifikation hinfährt. Das baue ich nicht, und das sollte auch niemand bauen.
Eine ehrliche Hürde bleibt. Mit der neuen Erfassung leben Ihre Leute vor Ort, nicht Sie. Handwerkersoftware fällt in Testberichten regelmäßig als zu kompliziert und unübersichtlich durch (trusted.de). Wenn das Erfassen für den Monteur länger dauert als der Zettel, gewinnt der Zettel. Deshalb baue ich auf den Weg, den Ihre Leute ohnehin benutzen.
Was es kostet
Läuft die Erfassung nach festen Regeln, etwa ein Formular oder eine feste Mail-Struktur, die einen Datensatz anlegt und den Zuständigen benachrichtigt: Das ist ein Standard-Workflow. Setup maximal 450 Euro. Im Betrieb ist er einer von fünf Standard-Workflows, die im Grundpreis von 89 Euro im Monat stecken. Ab dem sechsten kostet jeder weitere 10 Euro im Monat.
Muss aus freier Sprache gelesen werden, etwa aus einer Sprachnachricht oder einem abfotografierten Zettel, ist es ein KI-Workflow. Setup maximal 900 Euro. Im Betrieb kostet er 20 Euro im Monat zusätzlich zum Grundpreis, also 109 Euro, wenn er Ihr einziger ist. KI-Workflows zählen nicht in die fünf inklusiven Standard-Workflows.
Maximalpreis heißt: Ich rechne nach dem Bau den tatsächlichen Preis ab, und der liegt nie darüber. Läuft bei Ihnen schon ein Abo, bekommen Sie 10 Prozent auf den kalkulierten Setup-Preis. Gebaut ist der Ablauf in sieben Tagen. Geht er kaputt, ist er in acht Stunden repariert. Monatlich kündbar, und häufiges Laufen kostet keinen Aufschlag.
Wie sich das anfühlt, wenn eine Anfrage sofort erfasst ist, steht im Szenario Anfragen.
Der nächste Schritt
Zwanzig Minuten, kostenlos. Sie zeigen mir, wie ein Auftrag bei Ihnen heute reinkommt. Ich sage Ihnen, was davon automatisch laufen kann, ob daraus ein Standard- oder ein KI-Workflow wird und was er maximal kostet.