Halb neun abends. Mittags hat jemand gesagt, die Dichtungen gehen zur Neige. Jetzt sitzen Sie vor der handschriftlichen Lagerliste, daneben die Excel-Tabelle, von der zwei Versionen im Umlauf sind. Sie bestellen, wenn zufällig jemand merkt, dass etwas knapp wird. Nicht, wenn Sie den Bedarf absehen können.
Das ist der Normalzustand im kleinen Betrieb. Handschriftliche Lagerlisten veralten sofort, parallel bearbeitete Tabellen laufen bei mehreren Mitarbeitern auseinander (openhandwerk.de). Und die Arbeit rutscht in den Feierabend: 31 Prozent der Kleinunternehmer erledigen Büroarbeit außerhalb der Geschäftszeiten (Sage-Nutzungsstatistik 2013).
Ein Betriebsinhaber beschreibt den Moment, an dem er umgestellt hat, so: 45 Minuten allein dafür, herauszufinden, warum sein Bestand um ein paar Pfund danebenlag (r/smallbusiness).
Derselbe Mittwoch, vorher und nachher
Heute läuft es so:
- Jemand sieht im Regal, dass es knapp wird, und ruft es Ihnen zu.
- Der Zuruf landet in WhatsApp, auf einem Zettel oder nirgends.
- Abends suchen Sie die Positionen aus Liste und Tabelle zusammen.
- Sie tippen sie ins Portal des Lieferanten.
- Nächste Woche fehlt trotzdem etwas. Jemand fährt zum Großhändler.
Mit dem Workflow läuft es so:
- Zugang und Verbrauch schreiben sich aus der Quelle fort, die Sie schon nutzen: Lieferschein-Mail, Scan oder Ihre Tabelle.
- Unterschreitet ein Artikel seinen Mindestbestand, erzeugt der Workflow einen Bestellvorschlag mit Artikel und Menge.
- Morgens liegt eine Nachricht bei Ihnen. Alle fälligen Positionen in einer Liste.
- Sie streichen, was warten kann, und geben frei.
- Die Bestellung geht an den Lieferanten, der Workflow legt die Bestätigung ab.
Der Schnitt zwischen Schritt 3 und 4 ist kein Zufall. Er ist Standard: STREIT, Lexware Warenwirtschaft, orgaMAX und repleno trennen genauso. Erkennen läuft automatisch, auslösen bleibt Ihre Sache.
»Das kann doch jede Warenwirtschaft«
Stimmt. Genau diese Funktion bewerben alle vier Anbieter. Sie hat einen Preis: Sie führen Ihre Bestände ab dann in deren System. Artikelstamm anlegen, Mitarbeiter umgewöhnen.
Ich baue keine Warenwirtschaft. Ich baue den Ablauf um das herum, was bei Ihnen schon läuft. Ihre Tabelle bleibt Ihre Tabelle, Ihr Lieferant bleibt Ihr Lieferant. Sie stellen nichts um und lernen nichts Neues.
Wo der Mensch drinbleibt
Vier Dinge übernimmt der Workflow nicht:
- Die Freigabe. Der Workflow bestellt erst, wenn Sie den Vorschlag freigeben.
- Die Lieferantenwahl. Wer heute liefert und zu welchem Preis, entscheiden Sie.
- Die Sonderfälle. Großauftrag, Lieferant fällt aus, Qualität stimmt nicht.
- Die Mindestmengen. Ändert sich Ihr Verbrauch, ändern Sie die Werte. Kein Anbieter verspricht das automatisch, ich auch nicht.
Zur Ehrlichkeit gehört noch eine Zahl: repleno setzt eine ungeplante Fahrt zum Großhändler mit 80 bis 120 Minuten an. Das ist die Rechnung eines Softwareanbieters, keine unabhängige Studie. Was so eine Fahrt Sie kostet, wissen Sie genauer als ich.
Was es kostet
Läuft der Vorschlag über feste Schwellenwerte, ist es ein Workflow ohne KI-Schritt. Setup maximal 450 €. Im Betrieb: 89 € im Monat, fünf Workflows dieser Art stecken darin. Ist es Ihr sechster, kommen 10 € im Monat dazu.
Soll der Workflow dagegen unstrukturierte Meldungen deuten, etwa ein Foto vom Regal oder die Sprachnachricht »Schrauben werden knapp«, ist es ein KI-Workflow. Setup maximal 900 €, 20 € im Monat obendrauf, und er zählt nicht in die fünf enthaltenen.
Maximalpreis heißt: weniger möglich, mehr nicht. Ich baue den Ablauf in sieben Tagen. Geht er kaputt, repariere ich ihn innerhalb von acht Stunden. Monatlich kündbar. Plattform- und KI-Kosten laufen über Ihre eigenen Konten, die stecken nie in meinem Preis. Alle Preise netto.
Warum die Nachbestellung überhaupt im Feierabend landet und welche Aufgaben bei Ihnen sonst noch dorthin rutschen, steht in Abends noch Büro?.
Zwanzig Minuten, dann wissen Sie es
Ich schaue mir Ihre Nachbestellung an, sage Ihnen, ob ein KI-Schritt nötig ist, und nenne den Maximalpreis vorher. Kostenlos.