Die Rechnung ist seit sechs Wochen offen. Sie wissen das. Sie wissen auch, dass die zweite Mahnung längst fällig wäre. Trotzdem liegt der Vorgang noch da.
Das ist kein Organisationsproblem. Ein Buchhaltungs-Ratgeber für kleine Betriebe benennt den Grund: Das Schreiben von Mahnungen sei »für viele Unternehmer mit emotionalen Hürden verbunden. Sie scheuen den Kontakt mit säumigen Schuldnern.« Dazu kommt der Zeitpunkt. Mahnen macht im Kleinbetrieb niemand tagsüber. Es landet dort, wo auch das Rechnungschreiben landet: Freitagabend, 18:47 Uhr.
So läuft Ihr Mahnwesen heute
In Verzug ist Ihr Kunde spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungszugang (§ 286 BGB). Danach läuft der übliche Weg dreistufig:
- Zahlungserinnerung, rund zwei Wochen nach Fälligkeit. Freundlicher Ton, neue Frist von 14 Tagen, noch keine Gebühr.
- Mahnung, 14 Tage später. Jetzt mit Verzugszinsen (5 bzw. 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, § 288 BGB) und Ihrer Mahngebühr.
- Letzte Mahnung mit kurzer Frist von wenigen Tagen und der Ansage, was als Nächstes passiert.
Wer macht das bei Ihnen? Sie selbst, oder die Buchhaltungskraft nebenbei. Ein Backoffice, das nur den offenen Posten hinterherläuft, hat ein Betrieb mit acht Leuten nicht. Das Werkzeug ist meistens eine Excel-Liste plus eine Word-Vorlage. Jede Stufe kostet einen Blick in die Liste, ein Datum im Kopf und ein Schreiben von Hand.
Was automatisch läuft, was bei Ihnen bleibt
Ihre Stufen, Ihre Fristen, Ihre Texte. Ich krempele nichts um. Der Workflow übernimmt den Teil, der ohnehin nach Regel läuft:
- Er prüft täglich die offenen Posten gegen das Fälligkeitsdatum.
- Am Stichtag schickt er Stufe 1 raus, mit Ihrer Anrede und Ihrer Rechnungsnummer.
- Bleibt die Zahlung aus, folgt Stufe 2 nach Ihrer Frist. Er rechnet Verzugszinsen und Mahngebühr aus und setzt sie ins Schreiben.
- Stufe 3 schickt er mit der kurzen Frist raus. Dort endet er.
- Er protokolliert jeden Schritt, damit Sie sehen, wer wann was bekommen hat.
Alles daran folgt einer festen Regel. Kein Schritt muss etwas erkennen oder bewerten. Deshalb ist der Mahnlauf ein Workflow und kein KI-Workflow.
Eines sieht er nicht: ob ein Kunde nicht zahlen will oder nicht zahlen kann. Diesen Unterschied erkennen Sie, und nur Sie. Deshalb bleibt bei Ihnen:
- die Entscheidung über Ratenzahlung oder Kulanz,
- der bestrittene Posten (der Workflow stoppt, Sie klären),
- die Frage, wie lange dieser Kunde schon bei Ihnen kauft,
- die Übergabe an Inkasso oder Anwalt.
Über Stufe 3 hinaus eskaliert nichts von allein. Das ist die ehrliche Antwort auf »geht das bei mir überhaupt«: Automatisch läuft der Teil, der nach Regel läuft. Das Urteil bleibt Ihres.
Derselbe Mahnlauf in zwei Spalten:
| Heute, von Hand | Nach dem Bau |
|---|---|
| Offene Posten durchsehen | läuft täglich von allein |
| Erinnerung schreiben und verschicken | geht am Stichtag raus |
| Zinsen und Gebühr nachrechnen | stehen fertig im Schreiben |
| Nächste Frist im Kopf behalten | der Workflow hat sie |
| Entscheiden, wer Aufschub bekommt | bleibt bei Ihnen |
Was es kostet
Das Setup kostet maximal 450 € einmalig, der Maximalpreis für einen Workflow. Meist wird es weniger, mehr wird es nie. Ich baue ihn und übergebe ihn in 7 Tagen.
Den Betrieb können Sie dazunehmen: 89 € im Monat, fünf Workflows sind darin enthalten. Ist Ihr Mahnlauf der sechste, kostet er 10 € im Monat extra. Dafür überwache ich ihn rund um die Uhr, und wenn er kaputtgeht, repariere ich ihn innerhalb von 8 Stunden. Monatlich kündbar.
Der Mahnlauf hängt am Schritt davor. Wie die Rechnung selbst von allein rausgeht, steht im Szenario »Rechnungen«.
Der nächste Schritt
Zwanzig Minuten, kostenlos. Sie zeigen mir Ihren Mahnlauf, ich sage Ihnen, was davon automatisch läuft und was er maximal kostet.