Freitagabend, kurz vor zehn. Zwei Urlaubswünsche stehen im WhatsApp-Verlauf, einer liegt als Zettel auf dem Schreibtisch, den vierten hat Ihnen jemand mittags im Vorbeigehen zugerufen. Sie öffnen die Tabelle und rechnen Resttage nach.
In kleinen Betrieben kommen Urlaubswünsche unstrukturiert per WhatsApp, Zuruf oder Zettel, und zuständig ist »meistens die Inhaberin oder der Inhaber« (dienstnavi.info). Dass diese Arbeit in den Abend rutscht, ist gezählt: Laut einer Sage-Auswertung erledigt jeder sechste Kleinunternehmer Verwaltungsarbeit wie die Lohnabrechnung nachts zwischen 0 und 6 Uhr, 31 Prozent außerhalb der Geschäftszeiten (Sage, 2013). Ein Sage-Fachbereichsleiter fasst es so zusammen: »Die Auftragslage ist gut. Das Geschäft läuft. Der einzige Nachteil: Für die Büroarbeit bleibt tagsüber selten Zeit.«
Wie Ihre Urlaubsverwaltung heute läuft
Ab fünf bis zehn Mitarbeitenden trägt die Excel-Tabelle nicht mehr (shiftjuggler.com, Anbieter-Vergleich). Der Ablauf hat fünf Handgriffe, und alle fünf liegen bei Ihnen:
- Der Wunsch kommt per Nachricht, Zettel oder Zuruf an.
- Sie suchen den Reststand in der Tabelle und rechnen nach.
- Sie sehen die Feiertage durch, die Sie jedes Jahr neu eintragen.
- Sie prüfen aus dem Gedächtnis, wer in derselben Woche schon frei hat.
- Sie antworten, tragen ein und sagen dem Team Bescheid.
Zwei Fehler wiederholen sich. »Wenn zwei Personen gleichzeitig etwas eintragen, entsteht ein Versionschaos« (shiftjuggler.com). Und Überschneidungen fallen zu spät auf: »Kurz vor dem Sommer stellt sich heraus, dass drei von fünf Leute dieselbe Woche wollen« (dienstnavi.info). In einem Fünfer-Team kostet ein einzelner Urlaubstag 20 Prozent Kapazität. Ihre Leute sehen ihren Reststand nicht selbst, also fragen sie bei Ihnen nach.
Was der Workflow übernimmt
Dieselben fünf Schritte, nach dem Bau:
- Ihr Mitarbeiter stellt den Antrag über ein Formular oder eine Nachricht.
- Der Workflow liest den Reststand aus Ihrer Tabelle und prüft das Kontingent.
- Er prüft, wer im gleichen Zeitraum schon eingetragen ist, und zeigt die Kollision an.
- Er legt den Antrag mit dieser Information bei der Person vor, die entscheidet.
- Nach dem Klick: Kalendereintrag, Reststand aktualisiert, Antragsteller und Team informiert.
Diese Kette ist kein Entwurf. Sie existiert als n8n-Muster (Antrag über Slack oder Formular, Abgleich in der Tabelle, Genehmigung, Kalendereintrag) und steckt in kommerziellen Urlaubstools mit denselben Schritten. Ich baue sie auf die Werkzeuge, die bei Ihnen schon laufen. Ihre Tabelle bleibt Ihre Tabelle, Ihr Kalender bleibt Ihr Kalender. Niemand im Team lernt eine neue Personalsoftware.
Weitere Abläufe, die sich genauso zuschneiden lassen, stehen in den Szenarien.
Wo der Mensch drinbleibt
Die Entscheidung. Der Workflow legt vor, Sie genehmigen (TimO24: »Als Vorgesetzter genehmigen Sie Urlaubsanträge direkt im Dashboard«). Ob bei Mindestbesetzung der Vater, der Dienstältere oder der Erstanfragende Vorrang hat, entscheidet kein Regelwerk für Sie. Eine Ablehnung ist an betriebliche Gründe gebunden, und wer immer denselben Kollegen vertröstet, hat ein Führungsthema.
Die zweite Grenze sind Krankmeldungen. Seit 2023 müssen Arbeitgeber die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aktiv bei der Krankenkasse abrufen. Der Workflow erfasst die Abwesenheit, erinnert Sie an den Abruf und schickt die Meldung ans Lohnbüro. Die Bescheinigung selbst und die Gesundheitsdaten bleiben im Verfahren zwischen Lohnbüro und Kasse. Das automatisiere ich nicht.
Was es kostet
Antrag erfassen, Kontingent prüfen, Kollision anzeigen, weiterleiten, eintragen, benachrichtigen: alles feste Regeln, kein Interpretieren. Damit ist es ein Standard-Workflow.
- Betrieb: Der Grundpreis von 89 € im Monat enthält fünf Standard-Workflows. Ist das Ihr erster, kostet er im Betrieb keinen Aufpreis.
- Bau: höchstens 450 € einmalig. Ich kalkuliere den echten Aufwand, meist liegt er darunter.
- Fertig: in sieben Tagen. Monatlich kündbar. Fällt der Workflow aus, ist er innerhalb von acht Stunden repariert.
Ein Fall kostet mehr. Soll der Workflow aus einer freien WhatsApp-Nachricht erkennen, ob es um Urlaub oder eine Krankmeldung geht, steckt ein KI-Schritt drin: 20 € im Monat zusätzlich, Bau höchstens 900 €. Welche der beiden Sorten Ihr Fall ist, sage ich Ihnen vorher, nicht nach dem Bau. Plattform- und KI-Kosten laufen über Ihre eigenen Konten.
Zeigen Sie mir in zwanzig Minuten, wie die Urlaubswünsche heute bei Ihnen ankommen. Ich sage Ihnen, was davon automatisch läuft und was es maximal kostet. Um den Rest kümmere ich mich.