Lohnt sich Automatisierung? Die Rechnung in Bürostunden

Vor Ihnen liegt ein Angebot. Oder die Preisseite eines Tools. Da steht ein Monatsbetrag, daneben ein Versprechen über gesparte Stunden. Sie sitzen davor und wissen nicht, ob das für Ihre Firma ein guter Deal ist.

Das liegt am Monatsbetrag. Er ist die falsche Zahl. Was ein Werkzeug kostet, sagt nichts darüber, ob sich der Einsatz bei Ihnen lohnt. Die Zahl, die es sagt, steht in Ihrer Währung: Bürostunden, mal dem, was Sie eine Bürostunde kostet.

Die Rechnung passt in zwei Zeilen.

Gesparte Bürostunden im Monat × Kosten einer Bürostunde = Ihre Ersparnis pro Monat

Einrichtung ÷ (Ersparnis − Monatsbetrag) = Monate, bis es bezahlt ist

Mehr ist es nicht. Der Rest dieses Artikels ist die Anleitung, wie Sie die vier Werte ehrlich befüllen. Ehrlich heißt: mit gemessenen Zahlen aus Ihrem Haus, nicht mit den Beispielen aus einer Anbieter-Broschüre.

Schritt 1: Eine Woche Strichliste statt einer Schätzung

Fragen Sie niemanden, wie lange etwas dauert. Auch sich selbst nicht. Schätzungen gehen in beide Richtungen daneben, und die Rechnung wird davon wertlos.

Legen Sie stattdessen einen Zettel neben die Tastatur der Person, die den Handgriff macht. Eine Woche lang, bei jedem Mal: ein Strich und die Minuten. Bei Ihnen selbst genauso, wenn die Sache abends an Ihnen hängt.

Zwei Dinge gehören in die Messung, die meistens fehlen. Erstens die Zeit, bis jemand nach der Unterbrechung wieder in seiner eigentlichen Arbeit ist. Zweitens die Fälle, in denen etwas schiefging und jemand hinterherräumen musste.

Am Ende der Woche zählen Sie zusammen und nehmen die Summe mal vier. Ein Monat hat mehr als vier Wochen, Sie rechnen sich also bewusst arm. Das ist gut so. Eine Rechnung, die Sie später nach unten korrigieren müssen, hätten Sie sich sparen können.

Ein Abzug fehlt noch. Automatisierung übernimmt selten alles. Wenn danach noch jemand kurz prüft oder freigibt, ziehen Sie diese Minuten ab. Es zählt nur die Zeit, die wirklich verschwindet.

Schritt 2: Was Sie eine Bürostunde wirklich kostet

Nicht der Stundenlohn. Nehmen Sie, was die Person Sie im Monat wirklich kostet, inklusive Ihrem Arbeitgeberanteil. Die Zahl steht in Ihrer Lohnabrechnung, oder Ihr Steuerberater nennt sie Ihnen in zwei Minuten. Teilen Sie sie durch die Monatsstunden aus dem Vertrag.

Wer es genauer will, teilt durch die Stunden, die seine Leute im Jahr tatsächlich arbeiten. Urlaub, Feiertage und Krankheit fallen dann raus, der Stundenwert steigt. Beide Wege sind vertretbar. Entscheiden Sie sich für einen und bleiben Sie dabei.

Der zweite Fall ist Ihrer. Wenn der Handgriff an Ihnen hängt und Sie ihn abends machen, ist die Währung nicht Lohn, sondern Ihre Zeit. Setzen Sie ein, was Sie in der Stunde abrechnen könnten. Oder was Ihnen der Abend wert ist. Beide Zahlen sind legitim, und nur Sie kennen sie.

Sie werden in diesem Artikel keine Beispielzahl finden. Jede, die ich hier hinschreiben würde, wäre erfunden und würde Ihre Rechnung verfälschen. Ihre Zahl liegt in Ihrer Lohnbuchhaltung. Sie ist die einzige, die zählt.

Schritt 3: Die Kostenseite hat vier Posten, nicht einen

Auf der anderen Seite steht selten nur ein Preis. Prüfen Sie jedes Angebot auf vier Posten, und fragen Sie nach, wenn einer fehlt.

Die Einrichtung. Einmalig, je Ablauf. Fragen Sie, ob das ein Festpreis ist oder eine Schätzung, die später wachsen darf.

Der Monatsbetrag. Was es kostet, dass jemand den Ablauf überwacht und repariert, wenn er kaputtgeht. Fragen Sie nach der Kündigungsfrist.

Plattform- und KI-Kosten. Die Automatisierungsplattform kostet Geld, ein KI-Dienst auch. Fragen Sie, ob diese Kosten im Preis stecken oder über Ihre eigenen Konten laufen. Bei mir laufen sie über Ihre Konten und Ihre Schlüssel, damit Sie sehen, was dort tatsächlich anfällt.

Ihre eigene Zeit. Sie zeigen den Ablauf einmal und nehmen ihn am Ende ab. Das sind Stunden, und sie gehören mit Ihrem eigenen Stundenwert in die Rechnung.

Damit es nicht abstrakt bleibt, hier meine Seite: Ein Workflow kostet bei mir höchstens 450 Euro Einrichtung. Steckt KI drin, ist er aufwändiger, dann höchstens 900 Euro. Der Betrieb beginnt bei 89 Euro im Monat und ist monatlich kündbar. Bei anderen Anbietern stehen andere Zahlen. Setzen Sie die ein, die in Ihrem Angebot stehen.

Schritt 4: Der Monat, in dem es bezahlt ist

Jetzt haben Sie alles. Ziehen Sie den Monatsbetrag von Ihrer monatlichen Ersparnis ab. Was übrig bleibt, ist Ihr Gewinn pro Monat. Teilen Sie die Einrichtung durch diesen Gewinn. Heraus kommt die Zahl, um die es geht: nach wie vielen Monaten Sie das Geld wieder drin haben.

Zwei Fälle sind sofort entschieden. Ist der Monatsbetrag höher als die Ersparnis, lassen Sie es bleiben. Der Ablauf ist zu klein oder die Stunden sind zu wenige. Ist die Zahl einstellig, geht es meist nicht mehr ums Geld, sondern um die Reihenfolge.

Dazwischen entscheiden Sie. Es gibt keine Schwelle, ab der es sich objektiv lohnt. Vergleichen Sie die Zahl mit dem, was das Geld sonst in Ihrer Firma tun würde.

Die Rechnung läuft in beide Richtungen. Jeder Monat, in dem alles so bleibt wie jetzt, kostet Sie genau die Summe aus Schritt 1 und 2. Sie zahlen sie nur nicht per Rechnung, sondern in Gehalt und in Abenden.

Was in keiner Rechnung steht und trotzdem zählt

Zwei Posten bekommen Sie nicht sauber beziffert. Die Anfrage, die untergeht, weil niemand nachfasst. Und die Rechnung, die drei Wochen zu spät rausgeht. Setzen Sie beides mit null an, wenn Sie es nicht messen können. Wissen Sie dabei nur, dass Ihre Rechnung dann zu niedrig ist.

Es gibt auch die Gegenseite, und die sagt Ihnen kein Anbieter gern. Manches lohnt sich nicht. Der Handgriff, den es einmal im Monat gibt. Der Ablauf, bei dem jedes Mal ein Mensch entscheiden muss, weil kein Fall wie der andere ist. Beides bleibt Handarbeit, und das ist in Ordnung.

Und wenn Sie sich Ihre Abläufe selbst zusammenbauen: Die Rechnung gilt unverändert. Wer sich sein Zeug selbst gebaut hat, hat sein Problem verstanden, und das ist mehr, als die meisten von sich sagen können. Setzen Sie nur ehrlich ein, was der Bau Sie an Abenden kostet. Und was die Reparatur kostet, wenn in einem halben Jahr ein Anbieter seine Schnittstelle ändert.

Rechnen Sie es aus, bevor Sie mit jemandem reden

Sie brauchen eine Woche Strichliste, Ihre Lohnabrechnung und danach fünf Minuten. Am Ende steht eine Zahl, die Ihnen niemand verkauft hat. Mit der prüfen Sie jedes Angebot, meins eingeschlossen.

Wenn Sie die Woche nicht selbst messen wollen, nehmen Sie die Abkürzung: Zwanzig Minuten am Telefon, kostenlos. Ich schaue mir an, welcher Ihrer Abläufe den größten Hebel hat, und nenne Ihnen den Maximalpreis vorher. Rechnen müssen Sie trotzdem selbst.