Digitale Unterschriften automatisieren: Verträge in Minuten statt Tagen.
Vertrag ausdrucken, unterschreiben, einscannen, per Mail schicken – oder per Post, dann dauert's noch länger. Digitale Unterschriften reduzieren das auf einen Klick. Automatisierte Workflows sorgen dafür, dass nichts liegenbleibt, jeder erinnert wird und alles korrekt archiviert wird.
Der Papier-Unterschriften-Prozess
ist von gestern.
Unterschriften dauern Tage oder Wochen
Der Vertrag ist fertig, aber nicht unterschrieben. Der Kunde ist im Urlaub. Der Geschäftsführer auf Dienstreise. Das Dokument liegt auf einem Schreibtisch. Der Deal wartet – manchmal zu lange.
Ausdrucken, Scannen, Ablegen – drei Medienbrüche
Jeder Medienbruch ist eine Fehlerquelle: Falsche Seite gescannt, Qualität zu schlecht, Dokument falsch abgelegt. Plus: Die physische Unterschrift muss aufbewahrt werden. Wo ist eigentlich der Original-Vertrag mit Firma XY?
Keine Nachverfolgung
"Hat der Kunde schon unterschrieben?" Man könnte nachfragen, aber das ist unangenehm. Also wartet man. Und wartet. Und hofft, dass die Mail nicht untergegangen ist.
Mehrere Unterschriften = Chaos hoch n
Ein Vertrag braucht drei Unterschriften: Kunde, Geschäftsführer, Projektleiter. Die Reihenfolge muss stimmen. Wer erinnert wen? Wer hat schon unterschrieben? Wer fehlt noch? Excel-Tracking bestenfalls.
Papier-Unterschriften sind ein Relikt. Digital ist schneller, sicherer und nachvollziehbarer.
Wie automatisierte digitale Unterschriften
funktionieren.
Einfache digitale Signatur
Der Empfänger bekommt einen Link, öffnet das Dokument, unterschreibt mit dem Finger oder der Maus – auf Handy, Tablet oder PC. Rechtsgültig (eIDAS-konform) für die meisten Geschäftsdokumente.
Unterschreiben wird so einfach wie E-Mail-Lesen. Keine Apps, keine Accounts, keine Hürden.
Automatische Freigabe-Workflows
Ein Dokument braucht mehrere Unterschriften? Sie definieren den Workflow: Erst Kunde, dann Vertriebsleiter, dann Geschäftsführer. Das System sorgt dafür, dass jeder zur richtigen Zeit das richtige Dokument bekommt.
Keine manuelle Koordination. Der Workflow läuft automatisch – und Sie sehen jederzeit den Status.
Automatische Erinnerungen
Unterschrift steht aus? Nach 24 Stunden: freundliche Erinnerung. Nach 3 Tagen: zweite Erinnerung. Nach 7 Tagen: Eskalation an Sie. Konfigurierbar nach Ihren Wünschen.
Niemand muss nachfragen. Das System macht Druck – höflich und automatisch.
Rechtssichere Archivierung
Nach der Unterschrift: Das Dokument wird automatisch archiviert – mit Zeitstempel, Audit-Trail (wer hat wann unterschrieben) und in Ihrem DMS/Cloud-Speicher. Revisionssicher, DSGVO-konform.
Keine verlorenen Verträge. Jedes Dokument ist auffindbar und nachweisbar.
Digitale Unterschriften
in der Praxis.
Makler
Ein Immobilienmakler schließt 30 Maklerverträge pro Monat. Bisher: Vertrag per Mail, ausdrucken, unterschreiben, scannen, zurückschicken. Durchlaufzeit: 5–7 Tage. Manche Verträge kommen nie zurück.
Digitaler Vertrag: Kundendaten eingeben → Vertrag wird automatisch erstellt → Link zum Unterschreiben per Mail → Kunde unterschreibt auf dem Handy → Vertrag ist archiviert.
Personalwesen
Ein Unternehmen stellt 10 neue Mitarbeiter pro Monat ein. Arbeitsvertrag, Datenschutzerklärung, Betriebsvereinbarung – alles muss unterschrieben werden. Vor dem ersten Arbeitstag.
Onboarding-Paket: Alle Dokumente werden digital gebündelt → Neuer Mitarbeiter unterschreibt alles in einem Durchgang → HR bekommt Benachrichtigung → Dokumente werden in der Personalakte abgelegt.
B2B-Vertrieb
Ein IT-Dienstleister verschickt Angebote per PDF. Bei Zusage: "Bitte unterschrieben zurückschicken." Manchmal dauert das Wochen. Manche Deals versanden.
Angebot mit integrierter Unterschrift: Kunde klickt auf "Angebot annehmen" → Unterschrift → Deal ist abgeschlossen → CRM wird aktualisiert → Rechnung wird erstellt.
Funktioniert mit Ihren
bestehenden Systemen.
E-Signatur-Anbieter
- DocuSign
- Adobe Sign
- Yousign
- SignRequest
- PandaDoc
DMS/Cloud
- SharePoint
- Google Drive
- Dropbox
- DocuWare
CRM
- HubSpot
- Pipedrive
- Salesforce
HR-Software
- Personio
- HRworks
- Sage HR
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Häufige Fragen
zu digitalen Unterschriften
"Sind digitale Unterschriften rechtsgültig?"
Ja. In der EU regelt die eIDAS-Verordnung drei Stufen: Einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur. Für die meisten Geschäftsdokumente reicht die einfache oder fortgeschrittene. Für Spezialfälle (Immobilienkauf, notarielle Dokumente) gelten Sonderregeln.
"Was ist, wenn der Empfänger keine App hat?"
Keine App nötig. Der Empfänger klickt auf einen Link und unterschreibt im Browser – auf jedem Gerät.
"Können wir unser Design/Branding verwenden?"
Ja. Die meisten E-Signatur-Anbieter erlauben Anpassung: Ihr Logo, Ihre Farben, Ihre Texte.
"Was ist mit internen Freigaben (z.B. Urlaubsanträge)?"
Auch dafür geeignet. Nicht nur externe Verträge, auch interne Genehmigungen können digital unterschrieben werden.
"Was kosten E-Signatur-Lizenzen?"
Je nach Anbieter: 10–50 €/Monat für Einsteiger, mehr für Enterprise-Features. Wir beraten, welcher Anbieter zu Ihrem Volumen passt.
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