Automatisierung in der Praxis

So sieht das aus,
wenn es läuft.

Keine Theorie. Keine Versprechungen. Fünf konkrete Abläufe die in kleinen Unternehmen jeden Tag Zeit fressen — und wie sie nach der Automatisierung aussehen.

5

Szenarien aus dem Alltag

Max. 1.490 €

Einrichtung pro Prozess

1 Woche

Bis es läuft

24/7

Überwachung danach

Beispiele aus dem Alltag

Das automatisiere ich für Sie.

Fünf Abläufe die in fast jedem Unternehmen Zeit fressen. Und die keiner von Hand machen müsste.

01

Anfragen die automatisch ankommen

Vom Kontaktformular ins CRM — ohne Umweg

Vorher

Anfragen kommen per Mail, Kontaktformular und Telefon. Jemand tippt sie abends ins CRM. Manche landen dort — andere nicht. Kunden warten 24 Stunden auf eine Antwort. Oder länger.

  • Anfragen gehen unter
  • Kein sofortiger Eingang im CRM
  • Kunden warten auf Bestätigung

Nachher

Jede Anfrage landet automatisch im CRM — egal ob Mail, Formular oder Webseite. Der Kunde bekommt sofort eine Bestätigung. Sie sehen die neue Anfrage morgens fertig aufbereitet.

  • Jede Anfrage sofort im CRM
  • Automatische Bestätigungsmail
  • Kein manuelles Eintippen mehr

0

vergessene Anfragen

02

Rechnungen die sich selbst schreiben

Auftrag erledigt — Rechnung raus. Automatisch.

Vorher

Auftrag abgeschlossen. Die Rechnung? Kommt später. Irgendwann. Manchmal drei Wochen nach Abschluss. Cash-Flow-Killer. Und wenn der Kunde nicht zahlt, merkt es niemand rechtzeitig.

  • Rechnungen vergessen oder verzögern
  • Kein Überblick über offene Posten
  • Mahnungen? Fehlanzeige.

Nachher

Auftrag im System als erledigt markiert — Rechnung geht raus. Am selben Tag. Automatisch aus den Auftragsdaten erstellt, an den Kunden geschickt. Offene Posten werden überwacht.

  • Rechnung am Tag des Abschlusses
  • Automatische Erstellung aus Auftragsdaten
  • Zahlungsüberwachung inklusive

0Tage

Verzögerung

03

Follow-ups die niemand vergisst

Nachfassen ohne Post-Its und guten Vorsätze

Vorher

Angebot verschickt. Dann passiert: nichts. Kein Nachfassen, keine Erinnerung. Der Kunde entscheidet sich für den, der sich gemeldet hat. Sie erfahren es nie.

  • Kein systematisches Nachfassen
  • Verlorene Aufträge durch Schweigen
  • Post-Its statt Prozess

Nachher

Drei Tage nach dem Angebot geht eine freundliche Nachfrage raus. Automatisch. Reagiert der Kunde nicht, folgt eine zweite nach einer Woche. Sie werden informiert wer reagiert hat — und wer nicht.

  • Automatische Nachfrage nach 3 Tagen
  • Zweite Erinnerung nach 7 Tagen
  • Übersicht wer reagiert hat

100%

Nachfassquote

04

Reports die sich selbst bauen

Montag morgens liegt die Übersicht bereit

Vorher

Freitag nachmittags setzt sich jemand hin und sammelt Zahlen aus drei Systemen. Umsatz, offene Angebote, neue Kunden — alles wird manuell zusammengetragen. Dauert zwei Stunden. Jede Woche.

  • Manuelle Datensammlung aus mehreren Systemen
  • Fehleranfällig durch Copy-Paste
  • Zwei Stunden pro Woche für Reporting

Nachher

Montag morgens um 7 Uhr liegt die Wochen-Übersicht in Ihrem Postfach. Umsatz, offene Posten, neue Anfragen — automatisch aus Ihren Systemen zusammengezogen. Ohne dass jemand einen Finger rührt.

  • Automatischer Wochenreport per Mail
  • Daten aus allen Systemen zusammengeführt
  • Jeden Montag. Zuverlässig.

2h

gespart pro Woche

05

Neue Kunden die sauber starten

Onboarding ohne Chaos und vergessene Schritte

Vorher

Neuer Kunde gewonnen. Jetzt: Willkommensmail schreiben, Zugänge einrichten, Ordner anlegen, Team informieren, Termin vereinbaren. Fünf Schritte, drei Leute beteiligt, einer wird vergessen.

  • Kein standardisierter Ablauf
  • Schritte werden vergessen
  • Neuer Kunde wartet auf Reaktion

Nachher

Neuer Kunde im System angelegt — alles andere passiert von selbst. Willkommensmail raus, Ordner angelegt, Team benachrichtigt, Ersttermin vorgeschlagen. In Sekunden statt Stunden.

  • Automatische Willkommensmail
  • Ordner und Zugänge werden angelegt
  • Team wird sofort informiert

5 Min

statt 2 Stunden

Im Detail

Wie das konkret aussieht

Anfrageverarbeitung für einen Dienstleister mit 12 Mitarbeitern

1

Anfrage kommt rein

Kontaktformular auf der Website, Mail an info@, oder Anruf mit Rückrufbitte.

2

Automatisch erfasst

Die Anfrage wird im CRM angelegt. Name, Kontaktdaten, Anliegen — alles aus der Nachricht extrahiert.

3

Bestätigung an den Kunden

Der Interessent bekommt sofort eine persönliche Bestätigung. Kein "Wir melden uns" — sondern konkreter nächster Schritt.

4

Team wird informiert

Der zuständige Mitarbeiter bekommt eine Benachrichtigung mit allen Details. Kein Weiterleiten, kein CC-Chaos.

5

Nachfassen läuft automatisch

Reagiert der Interessent nicht, geht nach 3 Tagen eine freundliche Nachfrage raus. Automatisch.

„Hat gekostet was draufstand. Nicht einen Euro mehr. Und seit drei Monaten vergessen wir keine einzige Anfrage mehr.“

Dienstleister, 12 Mitarbeiter

34

Anfragen pro Woche automatisch verarbeitet

4Tage

von Zusage bis laufendem Prozess

0

vergessene Anfragen seit Go-Live

Branchenbeispiele

Jede Branche hat ihre Abläufe.
Ich kenne die meisten.

Die fünf Szenarien oben passen auf fast jedes Unternehmen. Hier sind Beispiele wie die Automatisierung in bestimmten Branchen aussieht.

Handwerksbetrieb

Auftragsbestätigung → Materialliste → Terminerinnerung an den Kunden

Hausverwaltung

Schadensmeldung → Handwerker informieren → Mieter über Status benachrichtigen

Agentur

Briefing-Eingang → Projektordner anlegen → Team-Zuweisung → Kick-off-Termin

Steuerberater

Belegeingang → Kategorisierung → Mandant bekommt Empfangsbestätigung

Makler

Neue Immobilie → Exposee-Versand an passende Interessenten → Follow-up

Planungsbüro

Projektabschluss → Rechnung erstellen → Feedback-Anfrage an den Kunden

Welche Prozesse lohnen sich bei Ihnen?

Die Checkliste zeigt 5 konkrete Abläufe die in fast jedem Dienstleistungsunternehmen automatisierbar sind — mit Zeitersparnis und Kosten pro Prozess.

Kostenlose Checkliste

Die 5 Prozesse die jeder Dienstleister automatisieren kann

PDF — 3 Seiten — 5 Minuten Lesezeit

Mit dem Absenden stimmen Sie zu, die Checkliste und anschliessend bis zu 5 E-Mails zu erhalten. Datenschutz. Jederzeit abmeldbar.

Häufige Fragen

Was Sie wissen wollen

Funktioniert das auch mit meiner Software?

In den meisten Fällen ja. Ich verbinde die Systeme die Sie bereits nutzen — CRM, Buchhaltung, Mail, Branchensoftware. Ihre bestehende Software bleibt. Nichts wird ersetzt, alles wird verbunden. Im kostenlosen Prozess-Check klären wir in 20 Minuten ob Ihre Systeme kompatibel sind.

Was wenn mein Prozess hier nicht dabei ist?

Die fünf Szenarien auf dieser Seite sind Beispiele — keine abschließende Liste. Wenn bei Ihnen ein anderer Ablauf Zeit frisst, schauen wir uns das an. Im Prozess-Check erklären Sie mir was Sie nervt, und ich sage Ihnen ob und wie ich das automatisieren kann.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Eine Woche. Von der Zusage bis zum laufenden Prozess. Sie investieren insgesamt 2-3 Stunden Ihrer Zeit — für das Erstgespräch und die Übergabe. Ich mache den Rest.

Was kostet ein einzelnes Szenario?

Maximal 1.490 Euro Einrichtung. Einfache Prozesse kosten weniger — aber nie mehr als den Maximalpreis. Danach: ab 190 Euro pro Monat für Überwachung, Reparatur und Anpassungen. Monatlich kündbar.

Was passiert wenn sich etwas ändert?

Kleine Anpassungen sind im monatlichen Retainer enthalten: Empfänger ändern, Felder hinzufügen, Texte anpassen. Wenn Sie den Prozess grundlegend umbauen wollen, kostet das maximal 490 Euro.

Welcher Prozess kostet Sie die meiste Zeit?

20 Minuten. Kostenlos. Ich schaue mir an welcher Ablauf bei Ihnen den größten Hebel hat. Danach bekommen Sie eine schriftliche Einschätzung mit Maximalpreis.

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