Der Auftrag ist abgeschlossen, der Kunde zufrieden. Die Rechnung dazu schreiben Sie abends, wenn das Telefon still ist. Danach beginnt der zweite Teil, den niemand mitzählt: in drei Wochen im Kontoauszug nachsehen, ob das Geld da ist.
Ein Malermeister beschreibt in einem Handwerker-Blog, wohin das führt: »Ich war morgens der Erste auf der Baustelle und abends der Letzte im Büro. Irgendwann konnte ich nachts nicht mehr schlafen, weil ich ständig an offene Rechnungen und fehlende Stundenzettel dachte.« Der Blog gehört einem Software-Anbieter, unabhängig geprüft ist das Zitat nicht. Wiedererkennen wird es trotzdem jeder, der seine offenen Posten im Kopf mitträgt.
So läuft es heute
Hinter der Aufgabe stecken zwei Abläufe.
Die Rechnung stellen. Auftragsdaten zusammensuchen, Stundenzettel oder Aufmaß dazu, Positionen eintippen, Mehrwertsteuer drauf, fortlaufende Nummer vergeben, PDF bauen, Mail schreiben, verschicken. Zum Schluss die Rechnung in die Liste der offenen Posten eintragen.
Den Eingang prüfen. Ein Buchhaltungs-Lexikon beschreibt den üblichen Weg so: offene Rechnungen aus mehreren Quellen zusammentragen, den Kontoauszug durchgehen und die Zahlungen mit dem Auge gegen die Rechnungen halten, die Excel-Tabelle von Hand nachziehen.
Das eigentliche Problem steckt nicht im Tippen. Rechnungsprogramm, Bankkonto und Liste sind nicht miteinander verbunden. Teilzahlungen rutschen durch, und die Liste stimmt nur an dem Tag, an dem jemand sie angefasst hat. Ein Kunde einer Buchhaltungssoftware schreibt auf Trustpilot, das spare Zeit und Nerven, »weil ich nicht zwischen 5 verschiedenen Tools hin und her springen muss.«
Was der Workflow übernimmt
- Er baut die Rechnung aus den Auftragsdaten: Positionen, Mehrwertsteuer, fortlaufende Nummer.
- Er schickt sie als PDF oder E-Rechnung raus, auf Wunsch erst nach Ihrer Freigabe.
- Er liest die Zahlungseingänge aus dem Kontoauszug und hält sie über Betrag und Referenz gegen die offenen Rechnungen.
- Passt es, setzt er die Rechnung auf bezahlt. Ihre Liste stimmt damit jeden Morgen.
- Passt es nicht, markiert er die Zahlung. Still verbucht er nichts.
Jeder Schritt folgt einer festen Regel, keiner muss etwas erkennen oder bewerten. Deshalb ist das ein Workflow und kein KI-Workflow. Wo der Ablauf im Rest Ihres Betriebs hängt, zeigt das Szenario »Rechnungen«.
Wo Sie drinbleiben
Eine verschickte Rechnung fasst niemand mehr an. Die GoBD verlangen, dass sie nachvollziehbar bleibt: ändern oder löschen ist nicht vorgesehen, die Korrektur läuft über ein eigenes Storno- oder Korrekturdokument mit neuer fortlaufender Nummer. Das ist Ihre Entscheidung, keine Automatik.
Auf Ihrem Tisch landet außerdem alles, was nicht eindeutig ist:
- die Teilzahlung, die nur die Hälfte deckt,
- der abgezogene Skonto,
- die Sammelüberweisung über vier Rechnungen,
- der Verwendungszweck ohne Rechnungsnummer.
Das sind laut demselben Lexikon die häufigsten Streitfälle beim Abgleich. Der Workflow legt sie Ihnen hin. Die Entscheidung treffen Sie.
Zahlt jemand gar nicht, endet diese Aufgabe. Was dann folgt, steht auf der Seite zum Mahnwesen.
Was wegfällt und was es kostet
Auf meiner Startseite steht für einen einzelnen Mittwochabend die Zeile: Rechnungen ins Tool kopiert, 30 Minuten. Im Impuls-Artikel über Büroarbeit nach Feierabend steht: Rechnung geschrieben und verschickt, 12 Minuten. Beides sind Beispielwerte, keine Studie. Eine unabhängige Zeitmessung für die Rechnungsstellung im Kleinbetrieb habe ich nicht gefunden, nur Prozentzahlen von Anbietern, die genau diese Automatisierung verkaufen, keine davon mit Beleg. Die schreibe ich hier nicht hin. Ihre echten Zahlen nehmen wir in den 20 Minuten auf.
| Heute, von Hand | Nach dem Bau |
|---|---|
| Auftragsdaten zusammensuchen | liegen im Workflow |
| Positionen und Steuer eintippen | rechnet er |
| PDF bauen und verschicken | geht nach Ihrer Freigabe raus |
| Kontoauszug gegen Rechnungen halten | prüft er täglich |
| Liste der offenen Posten nachziehen | fällt weg |
| Teilzahlung klären | bleibt bei Ihnen |
Das Setup kostet maximal 450 € einmalig. Meist wird es weniger, mehr wird es nie. Gebaut und übergeben in 7 Tagen.
Den Betrieb können Sie dazunehmen: 89 € im Monat, fünf Workflows sind enthalten. Ist die Rechnungsstrecke Ihr sechster, kostet sie 10 € im Monat extra. Dafür überwache ich sie rund um die Uhr und repariere sie innerhalb von 8 Stunden, wenn sie kaputtgeht. Monatlich kündbar, der Workflow gehört Ihnen.
Müssen freie Zahlungsavise und Verwendungszwecke erst interpretiert werden, ist es ein KI-Workflow: Setup maximal 900 €, im Betrieb 20 € im Monat obendrauf. Was von beidem Ihr Fall ist, ordne ich in den 20 Minuten ein und nenne Ihnen den Maximalpreis vorher. Plattform und KI laufen über Ihre eigenen Konten, die zahlen Sie direkt.
Zur E-Rechnung: Die Ausstellungspflicht ist gestaffelt. Ab 2027 gilt sie für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen selbst keine ausstellen (IHK Frankfurt). Welches Format Sie brauchen, klären wir vor dem Bau.
Der nächste Schritt
Zwanzig Minuten, kostenlos. Zeigen Sie mir, wie Ihre letzte Rechnung entstanden ist und wie Sie sehen, ob sie bezahlt wurde. Danach wissen Sie, was davon von allein läuft und was es maximal kostet.