Sonntagabend. Der Kontoauszug ist offen, daneben liegt die Liste der offenen Rechnungen. Sie gehen Zeile für Zeile durch. Bezahlt, bezahlt, offen. Bei einer Überweisung steht keine Rechnungsnummer im Verwendungszweck. Bei einer anderen stimmt der Betrag nicht. Am Ende wissen Sie, wer eine Erinnerung braucht. Die Mail schreiben Sie nächste Woche.
Der Abgleich ist die unsichtbare Hälfte dieser Arbeit. Ohne ihn erinnern Sie irgendwann jemanden, der längst gezahlt hat. Das passiert einmal, und danach trauen Sie Ihrer eigenen Erinnerung nicht mehr.
So läuft das heute bei Ihnen
Zwei Handgriffe, die zusammengehören und die Sie getrennt erledigen.
Der erste ist der Abgleich: Kontoauszug gegen offene Posten, in einer Excel-Liste oder direkt im Buchhaltungstool. Meistens einmal die Woche, wenn Zeit ist. Der zweite ist die Erinnerung: Wer nach ein paar Tagen immer noch offen ist, bekommt eine Mail aus einer Word-Vorlage, von Hand getippt.
Für diese Arbeit gibt es bei acht Leuten keinen eigenen Schreibtisch. Sie erledigen sie selbst am Abend, oder Ihre Buchhaltungskraft schiebt sie zwischen zwei andere Sachen.
Zwei Stellen gehen dabei regelmäßig schief: Teilzahlungen und Überweisungen mit abweichendem Verwendungszweck. Ein Anbieter für Cashflow-Software nennt genau diese beiden als typische Fehlerquellen des manuellen Abgleichs.
Lust hat darauf niemand. In einem Forum für Selbstständige schreibt einer über sein Mahnwesen: »Bis auf den Mahnbescheid alles automatisch. Manuell oder telefonisch renne ich da nicht hinterher.« Ein anderer, kürzer: »Keiner hat Lust Mahnungen hinterherzulaufen.«
Warum diese Arbeit überhaupt erst nach Feierabend drankommt und wie Sie herausfinden, was davon sonst noch gehen kann, steht im Impuls Abends noch Büro.
Was automatisch läuft
Ihre Fristen, Ihre Formulierungen. Ich baue den Teil, der ohnehin nach Regel läuft:
- Jeden Morgen vergleicht der Ablauf die offenen Posten mit dem Fälligkeitsdatum. Drei Tage nach Fälligkeit ist ein üblicher Startwert, die Zahl bestimmen Sie.
- Vor jeder Erinnerung schaut er auf den Zahlungseingang. Ist das Geld da, passiert nichts. Das ist der Abgleich, und er läuft jeden Tag statt einmal die Woche.
- Er bestimmt die Stufe: erste Erinnerung oder zweite.
- Er verschickt die Mail mit Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit und Zahlungsdaten. Die Rechnung hängt dran.
- Zu jedem Kunden steht danach, welche Stufe an welchem Tag rausging.
Nichts in dieser Kette muss etwas interpretieren. Fällig oder nicht, Geld da oder nicht, Stufe eins oder zwei: das sind Vergleiche, keine Einschätzungen. Damit ist es ein Standard-Workflow. Verbindlich ordne ich das ein, sobald ich Ihren Ablauf gesehen habe.
Wo der Mensch drinbleibt
Vier Stellen baue ich bewusst nicht automatisch:
- Die dritte Stufe. Ab hier schreibt niemand von allein. Sie bekommen eine Aufgabe und entscheiden.
- Die Teilzahlung. Zahlt jemand die Hälfte, geht keine Erinnerung über die volle Summe raus. Der Vorgang landet bei Ihnen.
- Der Zeitpunkt. Ihre Bank verbucht meist einmal am Tag. Der Ablauf erinnert lieber einen Tag später, als einen Kunden anzuschreiben, dessen Geld schon unterwegs ist. Versand nur werktags.
- Ihre Sonderfälle. Für die zwei, drei Namen, bei denen Sie selbst zum Hörer greifen, gibt es ein Kennzeichen: nie automatisch erinnern.
An dieser Grenze beantwortet sich die Frage, ob das im eigenen Betrieb überhaupt geht. Zwei Listen zu vergleichen braucht Sie nicht. Der Ton gegenüber einem Kunden, der seit acht Jahren bei Ihnen kauft, schon.
Was danach kommt, die förmliche Mahnung mit Verzugszinsen und Mahngebühr, steht auf der Seite zum Mahnwesen.
Ihre Woche in zwei Spalten:
| Heute, von Hand | Nach dem Bau |
|---|---|
| Kontoauszug gegen offene Posten prüfen | läuft jeden Morgen ohne Sie |
| Vor der Erinnerung den Zahlungseingang suchen | steht vor jeder Mail |
| Erste und zweite Erinnerung tippen | gehen zur Frist raus, werktags |
| Im Kopf behalten, wen Sie schon erinnert haben | steht im Protokoll |
| Entscheiden, wer noch Zeit bekommt | Ihre Entscheidung |
Was es kostet
Der Bau ist ein Standard-Workflow: maximal 450 €, einmalig. Ich kalkuliere ihn tatsächlich, oft wird er günstiger, teurer nie. Nach 7 Tagen läuft er bei Ihnen.
Den Betrieb nehmen Sie dazu oder lassen es. 89 € im Monat decken fünf Standard-Workflows ab, jeder weitere kostet 10 € im Monat. Dafür überwache ich den Ablauf rund um die Uhr und repariere ihn innerhalb von 8 Stunden, wenn er kaputtgeht. Eine neue Frist oder ein anderer Satz in der Erinnerungsmail zählen als kleine Änderung und kosten nichts extra. Monatlich kündbar. Wer schon ein Abo hat, bekommt 10 % auf den kalkulierten Setup-Preis neuer Workflows.
Der nächste Schritt
Zwanzig Minuten, kostenlos. Zeigen Sie mir Ihre Liste der offenen Posten und wie Sie heute erinnern. Danach wissen Sie, welcher Teil davon ohne Sie läuft und was der Bau maximal kostet.