Welche Abläufe lassen sich automatisieren? 3 Merkmale

Sie wissen, dass in Ihrem Betrieb Zeit verloren geht. Sie wissen nur nicht genau, wo. Irgendwer tippt irgendwas ab, irgendetwas geht regelmäßig unter, und am Monatsende dauert alles länger als nötig. Die Frage, die dann kommt, lautet fast immer gleich: Was lässt sich bei uns eigentlich automatisieren?

Sie brauchen dafür keinen Berater und keine Software-Demo. Sie brauchen drei Erkennungsmerkmale. Wo eines zutrifft, steht ein Kandidat. Wo zwei zutreffen, schauen Sie genauer hin.

1. Daten wandern von Hand von A nach B.
2. Derselbe Ablauf kehrt in festem Takt wieder.
3. Etwas hängt nur an einer Erinnerung im Kopf.

Der Rest dieses Artikels zeigt, wie Sie die drei im eigenen Betrieb aufspüren, welche Abläufe Sie besser in Ruhe lassen und womit Sie anfangen.

Merkmal 1: Jemand tippt ab, was schon woanders steht

Das ist das sicherste Zeichen. Eine Information steht in System A, und ein Mensch bringt sie nach System B. Er kopiert, er tippt ab, er hat zwei Fenster nebeneinander offen und schaut hin und her.

Typische Stellen: die Anfrage aus dem Kontaktformular ins CRM. Der Lieferschein aus dem PDF in die Tabelle. Die Stundenzettel in die Lohnabrechnung. Die Bestellung aus der Mail in die Warenwirtschaft. Die Zahlen aus drei Tools in die eine Übersicht, die Sie montags sehen wollen.

Ihre Prüffrage: Welche Information steht bei uns in mehr als einem System, und wer bringt sie dorthin?

Diese Abläufe sind die dankbarsten Kandidaten. Feld A gehört nach Feld B, die Regel steht fest, es steckt keine Entscheidung darin. Nur Fleiß. Ein Rechner macht das fehlerfrei und um vier Uhr morgens.

Merkmal 2: Der Ablauf hat einen Takt

Wiederkehr schlägt Größe. Ein Ablauf, der zwölf Minuten dauert und täglich läuft, kostet Sie im Jahr mehr als der halbe Tag, der zweimal jährlich anfällt. Deshalb suchen Sie nicht das größte Ärgernis, sondern die höchste Frequenz.

Achten Sie auf die Zeitwörter im Alltag. Montagmorgen. Monatsanfang. Jeden Abend vor Feierabend. Immer freitags. Nach jedem Auftrag. Wo im Satz eine Wiederholung steckt, steckt im Ablauf ein Kandidat.

Ihre Prüffrage: Können Sie den Ablauf von Anfang bis Ende beschreiben, ohne einmal »kommt drauf an« zu sagen? Dann ist er automatisierbar. Sagen Sie es dreimal, gehört er in den vorletzten Abschnitt.

Merkmal 3: Es hängt an einer Erinnerung, nicht an einem System

Das dritte Merkmal kostet Sie nicht Zeit, es kostet Sie Geld. Gemeint sind die Dinge, an die jemand denken muss. Das Angebot, bei dem nach fünf Tagen jemand nachfassen sollte. Die Vertragsfrist im November. Der Kunde, der »nächstes Quartal nochmal« gesagt hat. Die Mahnung, die keiner rausschickt.

Diese Abläufe funktionieren, solange die Person da ist, die daran denkt. Dann fällt sie zwei Wochen aus, und es fällt Ihnen erst auf, wenn ein Kunde sich beschwert. Oder wenn er sich eben nicht mehr meldet.

Ihre Prüffrage: Was geht schief, wenn eine bestimmte Person zwei Wochen ausfällt? Alles, was Ihnen darauf einfällt, gehört auf die Liste. Es ist der wertvollste Teil davon, weil hier keine Minuten verloren gehen, sondern Aufträge.

So finden Sie die Kandidaten: eine Woche, ein Blatt Papier

Raten Sie nicht. Fragen Sie auch nicht in die Runde, was am meisten nervt. Das liefert Ihnen die Ausnahmen und die Ärgernisse, nicht die Regelmäßigkeit. Automatisierbar ist aber gerade das Unauffällige, das niemand mehr erwähnt, weil es immer so war.

Machen Sie es stattdessen so:

1. Eine Woche mitschreiben. Jeder im Team legt ein Blatt neben die Tastatur. Eine Zeile immer dann, wenn er etwas aus einem System in ein anderes überträgt oder etwas zum zweiten Mal in derselben Woche gleich macht. Er notiert: was, woher, wohin, wie lange.
2. Freitag einsammeln und stapeln. Gleiche Zeilen zusammenlegen, Striche zählen. Sie haben jetzt eine Liste statt eines Gefühls.
3. Vier Spalten dazuschreiben. Wie oft pro Woche? Wie viele Minuten pro Durchlauf? Wie viele Systeme sind beteiligt? Steckt in jedem einzelnen Durchlauf eine Entscheidung, die ein Mensch treffen muss?
4. Sortieren nach Häufigkeit mal Minuten. Nicht nach Ärger, nicht nach Wichtigkeit.

Ganz oben steht selten das, was Sie erwartet haben. Meistens steht dort etwas Stumpfes: ein Übertrag, den seit drei Jahren jemand nebenbei erledigt, vier Minuten, achtmal am Tag.

Meine Position dazu: Fangen Sie mit dem Langweiligsten an, nicht mit dem Wichtigsten. Der wichtigste Ablauf ist fast immer der mit den meisten Sonderfällen, und Sonderfälle machen den Bau teuer. Der langweiligste läuft nach ein paar Tagen und nimmt niemandem etwas weg.

Woran Sie erkennen, dass ein Ablauf nicht dazugehört

Nicht alles auf Ihrer Liste gehört automatisiert. Das vorher zu wissen, spart Ihnen Geld.

Wo in jedem Durchlauf eine echte Entscheidung steckt. Preise verhandeln, einen Kunden einschätzen, eine Ausnahme genehmigen. Hängt die Antwort jedes Mal an Ihrer Erfahrung, bleibt es Handarbeit.

Was viermal im Jahr passiert. Auch wenn es jedes Mal weh tut: Aufwand und Nutzen kommen hier nicht zusammen.

Was Sie ohnehin bald umstellen. Läuft der Ablauf in drei Monaten anders, lassen Sie ihn erst mal stehen.

Und der Punkt, den die meisten übersehen: Zwischen ganz von Hand und ganz automatisch liegt der Regelfall. Der Ablauf läuft bis zu der Stelle, an der ein Mensch entscheiden muss. Dort sammelt er alles ein, bereitet es auf und legt es Ihnen vor. Sie klicken, der Rest läuft weiter. So lassen sich auch Abläufe abgeben, die auf den ersten Blick zu heikel wirken.

Was Sie jetzt tun

Sie haben drei Merkmale und eine Woche Arbeit vor sich. Machen Sie die Liste. Dafür brauchen Sie mich nicht, und den obersten Eintrag können Sie durchaus selbst angehen: Simple Übertragungen von einem System ins andere klicken Sie sich in Make oder n8n zusammen. Was komplex wird, sind die Sonderfälle, die saubere Fehlerbehandlung und alles, was passiert, wenn ein Anbieter seine Schnittstelle ändert.

Wenn Ihre Liste steht und Sie sie nicht selbst abarbeiten wollen: Zwanzig Minuten, kostenlos. Ich schaue mir an, welcher Ablauf bei Ihnen den größten Hebel hat, und sage Ihnen vorher, was er maximal kostet.