Digitale Personalakte: Alles zu jedem Mitarbeiter – auf einen Klick.
Der Arbeitsvertrag ist im Ordner. Die Zielvereinbarung per Mail verschickt. Das Zeugnis... irgendwo. Papier-Personalakten sind unpraktisch, unsicher und nicht mehr zeitgemäß. Die digitale Personalakte bringt Ordnung, Sicherheit und Geschwindigkeit.
Papier-Personalakten
gehören ins Museum.
Dokumente verschwinden oder sind unauffindbar
"Wo ist der Arbeitsvertrag von Herrn Schmidt?" Im Ordner? In der Ablage? Per Mail verschickt? Die Suche dauert – wenn das Dokument überhaupt gefunden wird.
Keine Versionierung
Wurde der Vertrag geändert? Welche Version ist aktuell? Wann wurde das Zeugnis erstellt? Papierakten haben keine History – und digitale Chaos-Ablage auch nicht.
Datenschutz ist ein Problem
Wer hat Zugriff auf Personalakten? Der Praktikant, der die Ablage macht? Papierakten sind schwer zu sichern. Und digitale Dateien auf dem Server? Oft genauso unsicher.
Aufbewahrungsfristen werden vergessen
Manche Dokumente müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Manche müssen nach der Kündigung gelöscht werden. Wer behält den Überblick? Niemand.
DSGVO, Effizienz, Sicherheit – alles spricht für die digitale Personalakte.
Wie die digitale Personalakte
funktioniert.
Zentrale Dokumentenablage
Alle Mitarbeiter-Dokumente an einem Ort: Verträge, Zeugnisse, Bescheinigungen, Qualifikationen, Gespräche. Pro Mitarbeiter eine Akte, strukturiert und vollständig.
Alles sofort findbar. Keine Suche in Ordnern, Mails oder Servern.
Berechtigungen und Datenschutz
Klare Zugriffsrechte: HR sieht alles. Vorgesetzte sehen ihr Team. Mitarbeiter sehen ihre eigene Akte. Jeder Zugriff wird dokumentiert (Audit-Trail).
DSGVO-konform. Sensible Daten sind geschützt, ohne den Zugriff für Berechtigte zu erschweren.
Automatische Kategorisierung
Neue Dokumente werden hochgeladen → System erkennt den Typ (Vertrag, Zeugnis, Bescheinigung) → ordnet automatisch zu → benennt einheitlich. Auch per Scan oder E-Mail-Weiterleitung.
Kein manuelles Sortieren. Jedes Dokument landet automatisch richtig.
Fristen und Erinnerungen
Das System kennt Aufbewahrungsfristen und erinnert: "Vertrag von Herrn Müller kann nach 10 Jahren gelöscht werden." Oder: "Probezeit-Gespräch in 2 Wochen fällig."
Compliance automatisch. Nichts wird vergessen oder zu früh/zu spät gelöscht.
Digitale Personalakte
in der Praxis.
Mittelständisches Unternehmen
Ein Unternehmen mit 150 Mitarbeitern hat 150 Papierakten in 3 Schränken. Neuzugänge werden teils digital, teils Papier abgelegt. Die Suche ist mühsam, der Datenschutz fragwürdig.
Migration zu digitaler Personalakte: Alle Papier-Akten werden gescannt und automatisch kategorisiert → zukünftige Dokumente gehen direkt digital rein → alte Papierakten werden vernichtet.
Wachstumsunternehmen
Ein Startup wächst von 20 auf 80 Mitarbeiter in einem Jahr. Personalakten? Gibt's nicht richtig. Dokumente liegen in Google Drive, irgendwo.
Digitale Personalakte von Anfang an: Strukturierte Ordnerlogik → Onboarding-Dokumente landen automatisch in der Akte → Wachstum ohne Chaos.
Pflegedienst
Ein Pflegedienst muss Qualifikationen der Mitarbeiter nachweisen: Erste-Hilfe-Kurse, Fortbildungen, Führerscheine. Bei Prüfungen: Panik.
Qualifikationsmanagement in der digitalen Akte: Alle Zertifikate werden erfasst → Ablaufdaten getrackt → automatische Erinnerung vor Ablauf → bei Prüfung: Nachweis auf Knopfdruck.
Funktioniert mit Ihren
bestehenden Systemen.
HR-Software
- Personio
- HRworks
- Sage HR
- Factorial
- Kenjo
DMS
- DocuWare
- d.velop
- SharePoint
E-Signatur
- DocuSign
- Adobe Sign
- Yousign
Scanner
- Jeder Scanner mit TWAIN/PDF-Output
In zwei Schritten
zur digitalen Personalakte.
Wir analysieren Ihre Abläufe und bauen die Lösung – von der Bestandsaufnahme bis zur Übergabe ans Team. Umfang und Preis richten sich nach Anzahl und Komplexität der Prozesse.
Systeme leben. APIs ändern sich, Ihr Unternehmen wächst. Wir halten alles am Laufen – ohne dass Sie sich darum kümmern müssen. Monatlich kündbar.
Häufige Fragen
zur digitalen Personalakte
"Müssen wir alle Papierakten digitalisieren?"
Nicht unbedingt. Sie können auch nur neue Dokumente digital ablegen und alte Akten auslaufen lassen. Wir beraten, was für Sie sinnvoll ist.
"Ist das DSGVO-konform?"
Ja, wenn richtig gemacht. Die digitale Personalakte ist sogar datenschutzfreundlicher als Papier – weil Zugriffsrechte und Löschfristen automatisch funktionieren.
"Können Mitarbeiter ihre eigene Akte sehen?"
Ja, mit entsprechenden Berechtigungen. Mitarbeiter können ihre Dokumente einsehen – ein Recht, das ihnen ohnehin zusteht.
"Was ist mit besonders sensiblen Daten (Gesundheit, Abmahnungen)?"
Diese können in separaten Bereichen mit eingeschränkten Zugriffsrechten abgelegt werden. Nur definierte Personen haben Zugang.
"Was kostet das für 100 Mitarbeiter?"
Typischerweise ab 2.990 € pro Workflow (Architektur) (inkl. Migration von ca. 100 Akten), plus optional Rückenwind ab 290 €/Monat.
Bereit für Personalakten,
die Sie tatsächlich finden?
In 20 Minuten finden wir heraus, wie Ihre digitale Personalakte aussehen könnte. Kein Verkaufsgespräch, ein ehrliches Kennenlernen.