Dateneingabe automatisieren: Daten fließen, statt getippt zu werden.
Rechnung kommt per Mail → Betrag wird in Excel eingetragen. Kundenanfrage kommt → Daten werden ins CRM kopiert. Bestellung kommt → Artikelnummern werden ins ERP getippt. Jeden Tag, immer wieder. Maschinen können das schneller, genauer und ohne Mittagspause.
Manuelle Dateneingabe ist
teuer, langsam und fehleranfällig.
Menschen machen Fehler
Ein Tippfehler bei der Kundennummer. Eine Null zu wenig beim Betrag. Ein falsch zugeordneter Datensatz. Bei 100 manuellen Eingaben pro Tag sind 3–5 Fehler normal. Die Korrektur kostet mehr als die Eingabe.
Doppelte und dreifache Arbeit
Dieselben Daten werden in mehrere Systeme eingegeben: CRM, Buchhaltung, Projektmanagement, Excel-Übersicht. Keines spricht mit dem anderen. Jede Eingabe ist ein Medienbruch.
Qualifizierte Mitarbeiter tippen ab
Der Buchhalter tippt Rechnungsdaten ein. Der Vertriebler kopiert Kundenanfragen. Der Projektleiter überträgt Auftragsdetails. Alle könnten Wichtigeres tun – aber die Daten müssen ja irgendwie ins System.
Engpässe und Rückstaus
Freitagnachmittag: 50 Belege warten auf Eingabe. Niemand hat Zeit. Montag früh: Der Stapel ist gewachsen. Die Daten sind veraltet, bevor sie im System sind.
Dateneingabe ist keine wertschöpfende Tätigkeit. Automatisierung befreit Menschen für Aufgaben, die Menschen brauchen.
Wie automatisierte Dateneingabe
funktioniert.
Datenextraktion aus Dokumenten
Rechnungen, Lieferscheine, Formulare – KI liest die Dokumente und extrahiert die relevanten Felder: Betrag, Datum, Absender, Artikelnummern, Adressen. Auch bei unterschiedlichen Layouts.
Keine manuelle Analyse. Das Dokument wird automatisch "verstanden".
Validierung und Anreicherung
Extrahierte Daten werden geprüft: Gibt es den Kunden im CRM? Stimmt die IBAN? Passt der Betrag zu den Positionen? Bei Unstimmigkeiten: Alert zur manuellen Prüfung. Sonst: automatisch weiter.
Fehler werden erkannt, bevor sie im System landen. Qualität statt Quantität.
Automatische Übertragung in Zielsysteme
Die validierten Daten werden automatisch in die richtigen Systeme übertragen: CRM, ERP, Buchhaltung, Excel – je nachdem, wohin sie gehören. Keine Copy-Paste-Arbeit mehr.
Ein Dokument, ein Prozess, alle Systeme aktualisiert. Kein doppeltes Eintippen.
Lernen und Verbessern
Wenn ein Mensch korrigiert, lernt das System: "Aha, bei diesem Lieferanten steht das Datum an anderer Stelle." Mit der Zeit wird die Erkennung besser – ohne dass Sie etwas tun.
Kontinuierliche Verbesserung. Das System wird jeden Monat genauer.
Dateneingabe automatisieren
in der Praxis.
Buchhaltung
Ein Unternehmen bekommt 200 Eingangsrechnungen pro Monat. Jede wird manuell geöffnet, geprüft, ins Buchhaltungssystem eingetippt. Das dauert 30 Minuten pro Rechnung – insgesamt 100 Stunden pro Monat.
Automatische Rechnungsverarbeitung: Rechnung kommt per Mail → KI extrahiert Absender, Betrag, Positionen, Steuersatz → Prüfung gegen Bestellung → Buchungsvorschlag in DATEV/Lexware.
Vertrieb
Ein B2B-Unternehmen bekommt 30 Anfragen pro Tag per Formular. Ein Mitarbeiter kopiert die Daten ins CRM: Name, Firma, E-Mail, Anfrage. Pro Anfrage 3 Minuten – täglich 90 Minuten.
Formular-Integration: Anfrage wird abgeschickt → Daten werden automatisch im CRM als Lead angelegt → Vertrieb wird benachrichtigt → erste Auto-Antwort geht raus.
Logistik
Ein Handelsunternehmen bekommt Lieferscheine teils digital, teils auf Papier. Die Daten müssen ins Warenwirtschaftssystem – für Bestandsführung und Rechnungsprüfung.
Scan-Workflow: Papier-Lieferscheine scannen → KI extrahiert Artikelnummern, Mengen, Chargen → Abgleich mit Bestellung → automatische Buchung im WaWi.
Funktioniert mit Ihren
Systemen.
Dokumentenerfassung
- ABBYY
- Kofax
- Rossum
- Klippa
- Docparser
Buchhaltung/ERP
- DATEV
- Lexware
- SAP
- Sage
- sevDesk
- orgaMAX
CRM
- HubSpot
- Pipedrive
- Salesforce
- Zoho
Formular-Tools
- Typeform
- JotForm
- Microsoft Forms
- Google Forms
Workflow-Tools
- Make (Integromat)
- Zapier
- n8n
- Power Automate
In zwei Schritten
zur automatisierten Dateneingabe.
Wir analysieren Ihre Abläufe und bauen die Lösung – von der Bestandsaufnahme bis zur Übergabe ans Team. Umfang und Preis richten sich nach Anzahl und Komplexität der Prozesse.
Systeme leben. APIs ändern sich, Ihr Unternehmen wächst. Wir halten alles am Laufen – ohne dass Sie sich darum kümmern müssen. Monatlich kündbar.
Häufige Fragen
zur Dateneingabe
"Wie genau ist die Erkennung?"
Bei strukturierten Dokumenten (Rechnungen, Formulare): 95%+ Genauigkeit. Bei unstrukturierten (freie E-Mails, handgeschriebene Notizen): niedriger, aber immer noch besser als müde Mitarbeiter am Freitagnachmittag.
"Was ist mit Dokumenten in verschiedenen Sprachen?"
Kein Problem. Die meisten KI-Modelle erkennen Deutsch, Englisch und viele weitere Sprachen. Wir konfigurieren das entsprechend.
"Müssen unsere Lieferanten das Format ändern?"
Nein. Das ist der Vorteil von KI-basierter Erkennung: Sie funktioniert mit unterschiedlichen Layouts. Wir trainieren auf Ihre tatsächlichen Dokumente.
"Was ist mit sensiblen Daten?"
Die Verarbeitung kann On-Premise oder in EU-Cloud erfolgen. Wir achten auf DSGVO-Konformität und Datenschutz.
"Was kostet das für 500 Dokumente pro Monat?"
Typischerweise ab 2.990 € pro Workflow (Architektur), plus optional Rückenwind ab 290 €/Monat. Bei sehr hohem Volumen ggf. Anpassungen.
Bereit für Daten,
die von selbst ins System fließen?
In 20 Minuten finden wir heraus, welche Dateneingaben bei Ihnen automatisiert werden können. Kein Verkaufsgespräch, ein ehrliches Kennenlernen.