Ihr Team berät. Nicht verwaltet.
Ihre Mitarbeiter sollten Mandanten betreuen und Fälle lösen – nicht Belege sortieren und Fristen nachhalten. Wir automatisieren die Abläufe, die Ihre Kanzlei ausbremsen. Damit Sie mehr Mandate betreuen können, ohne im Chaos zu versinken.
Der Alltag in vielen Steuerkanzleien:
Belege sind ein Fass ohne Boden
Mandanten schicken Belege per Mail, per Post, per Cloud-Link, manchmal als Schuhkarton. Ihre Mitarbeiter sortieren, prüfen, ordnen zu – immer wieder dieselben Handgriffe. Pro Mandant, pro Monat. Eine Stunde hier, zwei Stunden da. Am Ende des Jahres: Wochen an Arbeitszeit nur fürs Sortieren.
Fristen sind Haftungsfallen
Abgabetermine, Einspruchsfristen, Wiedervorlagen. Alles muss im Blick bleiben – bei dutzenden oder hunderten Mandanten. Eine vergessene Frist ist kein "Ups", es ist ein Haftungsfall. Also wird doppelt und dreifach geprüft. Das bindet teure Kapazität, die für Beratung fehlt.
Mandanten fragen ständig nach
"Ist meine Erklärung schon raus?" – "Brauchen Sie noch was von mir?" – "Wann höre ich vom Finanzamt?" Jede Rückfrage kostet Zeit. Nicht weil die Antwort kompliziert wäre – sondern weil jemand nachschauen muss.
Neue Mandate ersticken im Onboarding
Ein neuer Mandant bedeutet: Stammdaten aufnehmen, Personalausweis-Scan, GwG-Prüfung, Vollmachten einholen, Zugänge einrichten, erste Unterlagen anfordern. Checklisten auf Papier oder im Kopf. Irgendwas wird vergessen, irgendwas muss nachgefasst werden. Der erste Eindruck: Chaos statt Kompetenz.
Das sind keine Einzelfälle. Das ist Alltag in der Branche. Aber es muss nicht so bleiben.
Prozesse, die in Kanzleien
sofort Wirkung zeigen.
Belegprüfung mit KI
Belege sortieren und auf Vollständigkeit prüfen kostet Stunden pro Mandant.
Belege werden automatisch erfasst, kategorisiert und auf Plausibilität geprüft. Die KI erkennt: Ist das eine Rechnung? Stimmt das Datum? Fehlt die USt-ID? Ihr Team bekommt nur noch die Ausnahmen – nicht den ganzen Stapel.
Fristenmanagement, das mitdenkt
Fristen im Kopf behalten oder in Excel-Listen pflegen. Fehleranfällig und nervenaufreibend.
Alle Fristen zentral, automatisch berechnet, automatisch erinnert. Ihr Team bekommt rechtzeitig einen Hinweis – nicht erst wenn es knapp wird. Bei kritischen Fristen: Eskalation an Sie persönlich.
Mandantenportal statt E-Mail-Pingpong
Mandanten fragen nach dem Stand, schicken Unterlagen per Mail, wollen wissen was noch fehlt. Jede Rückfrage kostet Zeit.
Ein Portal pro Mandant. Dort sieht er den aktuellen Stand, kann Dokumente hochladen, bekommt automatisch Bescheid wenn etwas fehlt. Keine Nachfragen mehr, die Ihr Team beantworten muss.
Onboarding auf Autopilot
Neue Mandanten bedeuten Checklisten, Nachfassen, Erinnerungen. Stammdaten, Personalausweis-Scan, GwG-Prüfung, Vollmachten – jemand muss dranbleiben.
Ein automatisierter Onboarding-Prozess. Der neue Mandant bekommt alle Unterlagen, Vollmachten und Fragebögen in der richtigen Reihenfolge – automatisch nachgefasst, bis alles vollständig ist. GwG-Dokumentation inklusive. Ihr Team wird erst aktiv, wenn alles da ist.
Szenario: Der Monatsabschluss
Vorher
Ein Mandant schickt seine Monatsbelege – 47 Dokumente per Mail, unsortiert, manche als Foto, manche als PDF. Ein Mitarbeiter öffnet jede Datei, prüft ob es eine Rechnung ist, sortiert nach Kategorie, trägt ins System ein.
Zwischendurch: Eine Mail vom Mandanten – "Ist meine USt-Voranmeldung schon raus?" – also nachschauen, antworten. Dann klingelt das Telefon: Ein anderer Mandant hat eine Frist vergessen und braucht sofort Hilfe.
Nachher
Der Mandant lädt seine Belege ins Portal hoch. Das System sortiert automatisch, erkennt Rechnungstypen, markiert Auffälligkeiten. Ihr Mitarbeiter bekommt eine Liste: "Diese 5 Belege brauchen Ihre Aufmerksamkeit." Der Rest ist erledigt.
Der Mandant sieht im Portal selbst, dass seine Voranmeldung in Bearbeitung ist – keine Rückfrage nötig. Kritische Fristen? Kommen drei Wochen vorher als Erinnerung, nicht drei Tage.
Wir verstehen Kanzleien –
nicht nur Technik.
Viele Automatisierer kennen Tools. Wenige kennen den Kanzleialltag.
Wir wissen, dass DATEV das Zentrum des Universums ist – und dass alles, was wir bauen, daran andocken muss. Wir wissen, dass eine vergessene Frist kein Versehen ist, sondern ein Haftungsfall. Wir wissen, dass jeder Mandant andere Macken hat – und dass "Standardprozess" in der Steuerberatung ein Witz ist.
Deshalb bauen wir keine generischen Lösungen. Wir bauen Prozesse, die zu Ihrer Kanzlei passen. Die Ihre Mitarbeiter entlasten, Ihre Mandanten zufriedenstellen und Ihnen den Kopf freihalten für das, was nur Sie können: beraten.
In zwei Schritten zu Prozessen,
die funktionieren.
Architektur
Wir schauen uns Ihre Abläufe an. Wo verliert Ihr Team Zeit? Wo versickert Geld? Wir bauen die Lösung – von der Analyse bis zur Übergabe ans Team. Umfang und Preis richten sich nach Anzahl und Komplexität der Prozesse.
Rückenwind (optional)
Systeme leben. APIs ändern sich, Ihr Unternehmen wächst. Wir halten alles am Laufen – ohne dass Sie sich darum kümmern müssen. Monatlich kündbar. Kein Pflichtbaustein.
Häufige Fragen von Kanzleien
"Funktioniert das mit DATEV?"
Ja. DATEV ist der Standard – wir integrieren alles, was wir bauen, mit Ihrer DATEV-Umgebung. Ob Unternehmen Online, DMS oder Eigenorganisation: Im Erstgespräch klären wir, welche Schnittstellen wir nutzen können.
"Wie lange dauert die Umsetzung?"
Die Umsetzung je nach Umfang 4–10 Wochen. Wichtig: Wir vermeiden die Hochsaison (Januar–Mai) für große Umstellungen. Das planen wir gemeinsam.
"Was kostet das für eine Kanzlei mit 10 Mitarbeitern?"
Das hängt davon ab, welche Prozesse Sie automatisieren wollen. Typischerweise landen Kanzleien dieser Größe bei ab 2.990 € pro Workflow (Architektur), plus optional Rückenwind ab 290 €/Monat. Genaues erfahren Sie nach dem Klarheits-Paket.
"Was ist mit Datenschutz? Wo liegen die Daten?"
Wir arbeiten mit Systemen, die in Deutschland oder der EU gehostet werden. Im Klarheits-Paket besprechen wir die technische Architektur – und Sie entscheiden, was für Ihre Kanzlei akzeptabel ist. Berufsrechtliche Anforderungen kennen wir.
"Muss mein Team technisch versiert sein?"
Nein. Wir bauen so, dass es einfach funktioniert. Und wir erklären alles mit Video-Anleitungen – kurz, konkret, auf Deutsch. Keine Schulungstage, keine Handbücher die keiner liest.
Bereit für eine Kanzlei,
die atmen kann?
In 20 Minuten finden wir heraus, welche Prozesse in Ihrer Kanzlei den größten Hebel haben. Kein Verkaufsgespräch – ein ehrliches Kennenlernen.
Weitere Branchen: Rechtsanwälte Insolvenzverwalter Versicherungsmakler Kammern & Verbände