Ihr Team berät. Nicht verwaltet.
Ihre Anwälte sollten Mandanten vertreten und Fälle gewinnen – nicht Akten anlegen und Fristen nachtragen. Wir automatisieren die Abläufe, die Ihre Kanzlei ausbremsen. Damit Sie mehr Mandate annehmen können, ohne die Qualität zu opfern.
Der Alltag in vielen Anwaltskanzleien:
Fristen sind existenzbedrohend
Klageerwiderung, Berufungsfrist, Verjährung. Eine vergessene Frist ist kein Fehler – es ist ein Haftungsfall, der die Kanzlei ruinieren kann. Also werden Fristen dreifach notiert: im Kalender, im System, auf dem Zettel. Trotzdem liegt nachts jemand wach und fragt sich, ob wirklich nichts vergessen wurde.
Akten anlegen frisst Stunden
Neues Mandat, neue Akte. Stammdaten erfassen, Vollmacht einholen, Konfliktprüfung durchführen, Gebührenvereinbarung verschicken, Dokumente ablegen, Wiedervorlagen setzen. Pro Mandat: 30–60 Minuten reine Verwaltung, bevor die eigentliche Arbeit beginnt.
Mandanten wollen wissen, was passiert
"Haben Sie schon was vom Gericht gehört?" – "Wie ist der Stand?" – "Wann ist der nächste Termin?" Berechtigte Fragen, die trotzdem Zeit kosten. Weil jemand in die Akte schauen, den Stand prüfen und eine Mail schreiben muss. Bei 50 laufenden Mandaten summiert sich das.
Abrechnung ist ein Krampf
Stundenzettel zusammensuchen, Tätigkeiten dokumentieren, RVG-Gebühren berechnen, Rechnung erstellen, Mahnwesen nicht vergessen. Die Arbeit ist getan, aber das Geld kommt erst, wenn jemand die Abrechnung macht. Und das schiebt man gerne vor sich her.
Das sind keine Einzelfälle. Das ist Alltag in der Branche. Aber es muss nicht so bleiben.
Prozesse, die in Kanzleien
sofort Wirkung zeigen.
Fristenmanagement, das nicht schläft
Fristen manuell pflegen ist fehleranfällig. Und die Angst, etwas zu übersehen, bleibt trotzdem.
Fristen werden automatisch aus Dokumenten erkannt und ins System eingetragen. Automatische Erinnerungen – erst an den Bearbeiter, dann an den Partner. Eskalation, wenn niemand reagiert. Und ein Dashboard, das zeigt: Diese Woche läuft ab.
Aktenanlage in Minuten
Jedes neue Mandat bedeutet 30–60 Minuten Verwaltung, bevor die eigentliche Arbeit beginnt.
Ein strukturierter Onboarding-Prozess. Mandant gibt Daten online ein, Vollmacht wird digital unterschrieben, Konfliktprüfung läuft automatisch gegen Ihre Bestandsdaten. Die Akte wird angelegt, Wiedervorlagen gesetzt, Begrüßungsmail verschickt – ohne dass jemand tippt.
Mandantenportal statt Telefon-Pingpong
Mandanten rufen an, um den Stand zu erfragen. Jeder Anruf unterbricht, jede Rückfrage kostet Zeit.
Ein Portal, in dem der Mandant selbst sieht: Was ist der aktuelle Stand? Welche Dokumente liegen vor? Was wird als nächstes passieren? Bei wichtigen Updates: automatische Benachrichtigung. Der Mandant fühlt sich informiert – ohne dass jemand zum Hörer greifen muss.
Abrechnung ohne Aufschieberitis
Zeiterfassung ist lästig, Abrechnung wird aufgeschoben, Geld kommt spät.
Zeiterfassung direkt aus dem Kalender und der Akte. Am Monatsende: automatischer Entwurf der Rechnung, basierend auf erfassten Tätigkeiten und RVG oder Stundenhonorar. Sie prüfen, klicken, fertig. Mahnwesen läuft automatisch – freundlich, aber konsequent.
Szenario: Das neue Mandat
Vorher
Ein Anruf kommt rein: Neuer Mandant, Kündigungsschutzklage, drei Wochen Frist. Die Sekretärin nimmt die Daten auf – per Telefon, mit Rückfragen. Dann: Vollmacht per Post schicken, warten, nachfassen.
Konfliktprüfung gegen 2.000 Altakten – manuell. Akte anlegen, Frist eintragen, Wiedervorlage setzen. Zwischendurch ruft der Mandant an: "Haben Sie meine Unterlagen bekommen?"
Nachher
Der Mandant füllt online ein Formular aus – Stammdaten, Sachverhalt, Dokumente hochladen. Die Konfliktprüfung läuft automatisch, Vollmacht wird digital unterschrieben.
Die Akte wird angelegt, Frist berechnet und eingetragen, Begrüßungsmail verschickt. Der Mandant sieht im Portal: "Ihre Akte wurde angelegt. Nächster Schritt: Klageschrift bis [Datum]." Der Anwalt öffnet morgens eine fertige Akte und kann direkt arbeiten.
Wir verstehen Kanzleien –
nicht nur Technik.
Viele Automatisierer kennen Tools. Wenige kennen den Kanzleialltag.
Wir wissen, dass RA-MICRO, DATEV Anwalt oder Advoware das Herzstück Ihrer Kanzlei sind – und dass alles, was wir bauen, daran andocken muss. Wir wissen, dass eine vergessene Frist keine Peinlichkeit ist, sondern ein Berufsrechtsverstoß mit Haftungsfolgen. Wir wissen, dass Mandanten nicht nur Ergebnisse wollen, sondern das Gefühl, dass sich jemand kümmert.
Deshalb bauen wir keine generischen Lösungen. Wir bauen Prozesse, die zu Ihrer Kanzlei passen. Die Ihre Anwälte entlasten, Ihre Mandanten zufriedenstellen und Ihnen den Rücken freihalten für das, was zählt: die juristische Arbeit.
In zwei Schritten zu Prozessen,
die funktionieren.
Architektur
Wir schauen uns Ihre Abläufe an. Wo verliert Ihr Team Zeit? Wo versickert Geld? Wir bauen die Lösung – von der Analyse bis zur Übergabe ans Team. Umfang und Preis richten sich nach Anzahl und Komplexität der Prozesse.
Rückenwind (optional)
Systeme leben. APIs ändern sich, Ihr Unternehmen wächst. Wir halten alles am Laufen – ohne dass Sie sich darum kümmern müssen. Monatlich kündbar. Kein Pflichtbaustein.
Häufige Fragen von Kanzleien
"Funktioniert das mit RA-MICRO / DATEV Anwalt / Advoware?"
Ja. Wir integrieren mit den gängigen Kanzleisystemen. Im Erstgespräch klären wir, welche Schnittstellen Ihr System bietet und wie wir sie nutzen. Falls Ihre Software exotischer ist: Wir finden einen Weg.
"Wie sicher ist das mit den Mandantendaten?"
Sehr. Wir arbeiten ausschließlich mit Systemen, die in Deutschland oder der EU gehostet werden. Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, DSGVO-Konformität – das ist Standard, nicht optional. Berufsrechtliche Anforderungen an die Verschwiegenheit kennen wir.
"Wie lange dauert die Umsetzung?"
Die Umsetzung je nach Umfang 4–8 Wochen. Wir achten darauf, laufende Mandate nicht zu stören – große Umstellungen planen wir in ruhigere Phasen.
"Was kostet das für eine Kanzlei mit 5 Anwälten?"
Das hängt davon ab, welche Prozesse Sie automatisieren wollen. Typischerweise landen Kanzleien dieser Größe bei ab 2.990 € pro Workflow (Architektur), plus optional Rückenwind ab 290 €/Monat. Genaues erfahren Sie nach dem Klarheits-Paket.
"Muss mein Team technisch versiert sein?"
Nein. Wir bauen so, dass es einfach funktioniert – auch für die Kollegin, die "mit Computern nicht so kann". Und wir erklären alles mit Video-Anleitungen: kurz, konkret, ohne Fachchinesisch.
Bereit für eine Kanzlei
ohne Fristenchaos?
In 20 Minuten finden wir heraus, welche Prozesse in Ihrer Kanzlei den größten Hebel haben. Kein Verkaufsgespräch – ein ehrliches Kennenlernen.
Weitere Branchen: Steuerberater Insolvenzverwalter Versicherungsmakler Kammern & Verbände