Terminplanung automatisieren: Gebucht in 30 Sekunden.
"Passt Ihnen Dienstag 10 Uhr?" – "Nein, da bin ich im Meeting." – "Mittwoch 14 Uhr?" – "Da habe ich einen Kundentermin." – "Wie wäre Donnerstag?" Schluss damit. Automatisierte Terminplanung zeigt Verfügbarkeiten, lässt buchen und bestätigt – ohne eine einzige Pingpong-Mail.
Terminplanung sollte keine
Vollzeitbeschäftigung sein.
Das E-Mail-Pingpong
Im Durchschnitt braucht es 8 E-Mails, um einen Termin zu vereinbaren. Bei 10 Terminen pro Woche sind das 80 Mails – nur fürs Terminieren. Zeit, die für nichts anderes zur Verfügung steht.
Doppelbuchungen und Kalender-Chaos
Der Vertrieb bucht einen Kundentermin, aber der Techniker hat zur selben Zeit ein Meeting. Keiner hat den Kalender des anderen gesehen. Ergebnis: Peinliche Absage oder hektisches Umplanen.
No-Shows kosten Geld
Der Termin war um 14 Uhr. Um 14:15 Uhr ist immer noch niemand da. Keine Erinnerung, keine Bestätigung. Der Slot ist verloren – und damit Zeit und potentieller Umsatz.
Ressourcen koordinieren ist kompliziert
Ein Beratungsgespräch braucht: einen freien Berater, einen freien Raum und eine freie Zeit beim Kunden. Drei Kalender manuell abgleichen? Viel Spaß.
Terminplanung ist ein gelöstes Problem. Die Lösung heißt Automatisierung.
Wie automatisierte Terminplanung
funktioniert.
Online-Buchungslinks
Kunden und Partner sehen Ihre Verfügbarkeit in Echtzeit – als Kalenderansicht oder Slot-Auswahl. Sie klicken, wählen einen Termin, fertig. Keine E-Mail nötig.
Der Kunde bucht, wenn er gerade motiviert ist. Keine Wartezeit, kein Absprung.
Kalender-Synchronisation
Alle Kalender sind verbunden: Outlook, Google, Apple, Teamkalender. Nur wirklich freie Slots werden angezeigt. Gebuchte Termine erscheinen automatisch in allen relevanten Kalendern.
Keine Doppelbuchungen. Jeder sieht den aktuellen Stand.
Automatische Erinnerungen
24 Stunden vorher: E-Mail-Erinnerung. 1 Stunde vorher: SMS oder Push. Optional: Bestätigungslink ("Ich komme" / "Ich muss absagen"). No-Show-Rate sinkt um 50–80%.
Weniger verpasste Termine = weniger verlorene Zeit und Umsatz.
Ressourcen- und Team-Buchung
Nicht nur Personen, auch Räume und Equipment können gebucht werden. Der Kunde bucht "Beratungsgespräch" – das System findet automatisch: freien Berater + freien Raum + passende Zeit.
Komplexe Buchungen werden einfach. Keine drei Kalender manuell abgleichen.
Terminplanung automatisieren
in der Praxis.
Autohaus
Ein Autohaus bekommt 50 Probefahrt-Anfragen pro Woche. Jede Anfrage bedeutet: Mail lesen, Kalender prüfen, Verkäufer und Fahrzeug koordinieren, zurückschreiben. Das dauert.
Online-Buchungstool: Kunde wählt Modell → sieht verfügbare Slots (basierend auf Verkäufer- und Fahrzeug-Verfügbarkeit) → bucht → bekommt Bestätigung. Erinnerung 24h vorher.
Beratung
Eine Unternehmensberatung hat kein Sekretariat. Die Partner koordinieren Termine selbst – zwischen Kundenprojekten. Das ist ineffizient und fehleranfällig.
Jeder Partner hat einen Buchungslink. Interessenten buchen direkt. Bestätigung, Erinnerung, Kalender-Eintrag – alles automatisch. Bei Absage: automatische Umbuchungs-Option.
Arztpraxis
Eine Arztpraxis mit 3 Ärzten bekommt 100 Anrufe pro Tag – 60% davon für Terminbuchungen. Die Rezeption ist permanent im Telefonmodus.
Online-Terminbuchung für Routine-Termine (Vorsorge, Impfungen, Nachkontrollen). Patienten buchen selbst, Rezeption wird nur für Sonderfälle kontaktiert.
Funktioniert mit Ihren
Kalendern und Tools.
Kalender
- Google Calendar
- Microsoft 365/Outlook
- Apple Calendar
Buchungstools
- Calendly
- Cal.com
- Microsoft Bookings
- Acuity
- SimplyBook.me
Videokonferenz
- Zoom
- Microsoft Teams
- Google Meet
CRM
- HubSpot
- Pipedrive
- Salesforce
In zwei Schritten
zur automatisierten Terminplanung.
Wir analysieren Ihre Abläufe und bauen die Lösung – von der Bestandsaufnahme bis zur Übergabe ans Team. Umfang und Preis richten sich nach Anzahl und Komplexität der Prozesse.
Systeme leben. APIs ändern sich, Ihr Unternehmen wächst. Wir halten alles am Laufen – ohne dass Sie sich darum kümmern müssen. Monatlich kündbar.
Häufige Fragen
zur Terminplanung
"Verlieren wir nicht den persönlichen Kontakt?"
Im Gegenteil. Sie haben mehr Zeit für das eigentliche Gespräch, weil Sie keine Zeit mehr mit Koordination verschwenden. Der persönliche Kontakt beginnt beim Termin, nicht beim E-Mail-Pingpong.
"Was ist mit komplexen Terminen, die Vorbereitung brauchen?"
Kein Problem. Das Buchungsformular kann Fragen enthalten: "Worum geht es?" "Welche Unterlagen werden gebraucht?" So sind Sie vorbereitet.
"Können Kunden auch absagen?"
Ja, mit einem Klick. Und optional: automatische Umbuchung auf einen anderen Slot. Oder: Stornierungsgebühr bei kurzfristiger Absage (wenn gewünscht).
"Funktioniert das auch für Gruppen-Termine?"
Ja. Mehrere Teilnehmer wählen ihre Verfügbarkeit, das System findet den gemeinsamen Slot. Funktioniert auch für Workshops oder Team-Meetings.
"Was kostet das für ein Team mit 5 Personen?"
Typischerweise ab 2.990 € pro Workflow (Architektur), plus optional Rückenwind ab 290 €/Monat. Buchungstool-Lizenzen sind oft günstig (10–50 €/Monat je nach Anbieter).
Bereit für Termine
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