Lead-Erfassung automatisieren: Jeder Kontakt landet im System.
Leads kommen aus allen Richtungen: Website-Formulare, LinkedIn, Messen, Telefonanrufe, E-Mails, Empfehlungen. Wer die manuell erfasst, verliert welche. Wir sorgen dafür, dass jeder Lead automatisch dort landet, wo er hingehört – in Ihrem CRM, vollständig und sofort.
Manuelle Lead-Erfassung ist
ein Leck im Vertriebstrichter.
Leads kommen aus 5+ Kanälen
Website-Formular, LinkedIn-Nachricht, Visitenkarte von der Messe, Anruf beim Vertrieb, E-Mail an info@, Empfehlung vom Bestandskunden. Jeder Kanal hat sein eigenes Format, seinen eigenen Ort. Wer soll das alles zusammenführen?
Zwischen Kontakt und CRM liegt der Mensch
Und der Mensch vergisst. Die Visitenkarte bleibt in der Jackentasche. Die LinkedIn-Anfrage wird "später" bearbeitet. Die Telefonnotiz verschwindet im Papierstapel. Studien zeigen: 25–40% der Leads werden nie ins CRM eingetragen.
Doppelte Arbeit, doppelte Fehler
Name eintippen, E-Mail eintippen, Firma eintippen, Telefonnummer eintippen. Tippfehler, Duplikate, falsche Zuordnung. Bei 50 Leads pro Woche ist das ein Halbtagsjob – und trotzdem fehlerhaft.
Keine Daten = Keine Auswertung
Woher kommen die besten Leads? Welcher Kanal bringt Abschlüsse? Wenn Leads nicht sauber erfasst werden, können Sie diese Fragen nicht beantworten. Sie investieren blind in Marketing.
Lead-Erfassung klingt trivial. Ist es nicht. Jeder nicht erfasste Lead ist ein potenzieller Kunde, den Sie nie anrufen werden.
Wie automatische Lead-Erfassung
funktioniert.
Alle digitalen Kanäle anzapfen
Website-Formulare, Landing Pages, LinkedIn Lead Gen Forms, Facebook Lead Ads, Google Ads – alle digitalen Quellen werden direkt ans CRM angebunden. Ein Lead füllt aus, der Datensatz existiert. Ohne Umweg, ohne Verzögerung.
Keine manuelle Übertragung = keine vergessenen Leads, keine Tippfehler, keine Verzögerung.
Offline-Quellen digitalisieren
Visitenkarten scannen (App macht Foto, KI liest die Daten). Messe-Leads per QR-Code erfassen. Telefonnotizen per Spracheingabe ins CRM. Auch was offline passiert, landet digital im System.
Die wertvollsten Kontakte entstehen oft persönlich. Die dürfen nicht in der Jackentasche verschwinden.
Anreicherung – mehr wissen ohne mehr fragen
Ein Lead gibt seine E-Mail an. Das System ergänzt automatisch: Firmenname, Branche, Unternehmensgröße, LinkedIn-Profil, Website. Datenbanken wie Clearbit, Apollo oder FullContact liefern die Details.
Kürzere Formulare = mehr Conversions. Trotzdem haben Sie alle Infos, die Sie brauchen.
Sofortige Zuweisung und Benachrichtigung
Lead kommt rein → System prüft: Welcher Verkäufer ist zuständig? (Region, Branche, Kapazität) → Lead wird zugewiesen → Verkäufer bekommt Push-Nachricht: "Neuer Lead: Firma XY, Anfrage Produkt Z."
Geschwindigkeit entscheidet. Wer in 5 Minuten reagiert, hat 21x höhere Chancen auf Kontakt als nach 30 Minuten.
Lead-Erfassung automatisieren
in der Praxis.
Messeveranstalter
Ein Maschinenbauer ist auf der Hannover Messe. Am Stand: 500 Gespräche, 500 Visitenkarten. Nach der Messe: 3 Mitarbeiter tippen eine Woche lang Kontakte ein. Trotzdem fehlen 80 Karten – und die Nachfass-Mail geht erst 10 Tage später raus.
Jeder Standmitarbeiter hat eine App. Visitenkarte scannen, Notiz diktieren, fertig. Der Lead ist sofort im CRM – mit Tag "Hannover Messe 2026". Noch am selben Abend geht eine automatische "Schön, Sie kennengelernt zu haben"-Mail raus.
Online-Marketing-Agentur
Eine Agentur generiert Leads über: Website-Formular, LinkedIn, Google Ads, Facebook, Empfehlungen, Podcast-Mentions, Webinare. Jede Quelle hat ihr eigenes Format. Der Vertrieb verliert den Überblick, wer woher kam.
Alle Quellen fließen automatisch ins CRM. Jeder Lead bekommt einen Quellen-Tag. Anreicherung ergänzt Firmendaten. Das Dashboard zeigt: Diese Quelle bringt die meisten Abschlüsse, jene die teuersten.
Handwerksbetrieb
Ein SHK-Betrieb bekommt 80% der Anfragen per Telefon. Die Mitarbeiterin am Empfang notiert auf Zetteln. Manchmal wird zurückgerufen, manchmal nicht. Wer angerufen hat und was er wollte, weiß nach einer Woche niemand mehr.
Bei jedem Anruf: Kurzes Formular auf dem Bildschirm (Name, Anliegen, Dringlichkeit) – 30 Sekunden. Oder: Sprachnotiz, die automatisch transkribiert wird. Der Lead ist im System, der Rückruf wird eingeplant.
Funktioniert mit Ihren
bestehenden Systemen.
CRM-Systeme
- HubSpot
- Pipedrive
- Salesforce
- Zoho
- Microsoft Dynamics
- Close
- Freshsales
Formular-Tools
- Typeform
- Jotform
- Gravity Forms
- Elementor Forms
- HubSpot Forms
- Calendly
Werbe-Plattformen
- LinkedIn Lead Gen Forms
- Facebook/Meta Lead Ads
- Google Ads
Anreicherung
- Clearbit
- Apollo
- FullContact
- Hunter.io
- Dealfront
Telefon/VoIP
- Aircall
- Sipgate
- 3CX
- Placetel
In zwei Schritten
zur automatischen Lead-Erfassung.
Wir analysieren Ihre Abläufe und bauen die Lösung – von der Bestandsaufnahme bis zur Übergabe ans Team. Umfang und Preis richten sich nach Anzahl und Komplexität der Prozesse.
Systeme leben. APIs ändern sich, Ihr Unternehmen wächst. Wir halten alles am Laufen – ohne dass Sie sich darum kümmern müssen. Monatlich kündbar.
Häufige Fragen
zur Lead-Erfassung
"Was ist mit Leads, die per E-Mail kommen?"
Auch lösbar. E-Mails an bestimmte Adressen (info@, vertrieb@) können automatisch geparst werden – Absender, Betreff, Inhalt werden extrahiert und als Lead angelegt. Oder: KI liest die Mail und entscheidet, ob es ein Lead ist.
"Funktioniert das auch mit Visitenkarten?"
Ja. Eine Scanner-App (z.B. HubSpot Card Scanner, ABBYY, CamCard) fotografiert die Karte, KI liest die Daten, der Lead landet im CRM. Genauigkeit: 90–95%, schnelle manuelle Korrektur möglich.
"Was ist mit Datenschutz/DSGVO?"
Kritisch, aber lösbar. Anreicherung nur mit geschäftlichen Daten, keine privaten. Einwilligung bei Formularen. Dokumentierte Verarbeitungszwecke. Wir achten darauf, dass alles rechtskonform ist.
"Wie verhindert ihr Duplikate?"
Das CRM prüft bei jedem neuen Lead: Gibt es diese E-Mail-Adresse schon? Diese Firma? Duplikate werden erkannt und zusammengeführt – automatisch oder zur manuellen Prüfung markiert.
"Was kostet das für ein Team mit 5 Verkäufern?"
Das hängt von der Anzahl der Kanäle ab. Typischerweise ab 2.990 € pro Workflow (Architektur), plus optional Rückenwind ab 290 €/Monat.
Bereit für einen Vertrieb,
der keinen Lead mehr verliert?
In 20 Minuten finden wir heraus, welche Lead-Quellen bei Ihnen automatisiert werden sollten. Kein Verkaufsgespräch, ein ehrliches Kennenlernen.