Ihr Team soll prüfen und entscheiden. Nicht Akten suchen.
Ihre Sachbearbeiter sollten Bauanträge bewerten und Genehmigungen erteilen – nicht Unterlagen zusammensuchen und Fristen händisch überwachen. Wir automatisieren die Abläufe, die Ihr Amt ausbremsen. Damit Baugenehmigungen schneller erteilt werden können, ohne dass die Qualität leidet.
Der Alltag in vielen Bauämtern:
Bauanträge sind ein Dokumenten-Monster
Ein Bauantrag besteht aus 30–50 Einzeldokumenten: Bauzeichnungen, Berechnungen, Nachweise, Gutachten. Alles muss geprüft werden – auf Vollständigkeit, auf Plausibilität, auf Einhaltung der Vorschriften. Und wenn ein Dokument fehlt: Nachforderung schreiben, warten, erneut prüfen.
Beteiligte koordinieren ist Vollzeitarbeit
Tiefbauamt, Stadtwerke, Brandschutz, Denkmalschutz, Naturschutzbehörde – je nach Antrag müssen 5–10 Stellen beteiligt werden. Jede hat eigene Fristen, eigene Anforderungen, eigene Ansprechpartner. Die Koordination frisst Stunden, die für die eigentliche Prüfung fehlen.
Fristen sind ein Minenfeld
Genehmigungsfristen, Einwendungsfristen, Nachforderungsfristen. Bei 200 laufenden Verfahren gleichzeitig wird das Jonglieren zum Risiko. Eine vergessene Frist ist nicht nur ärgerlich – sie kann zur fiktiven Genehmigung führen oder rechtliche Konsequenzen haben.
Antragsteller wollen wissen, was passiert
"Wie lange dauert es noch?" – "Was fehlt denn noch?" – "Wer blockiert gerade?" Fragen, die täglich kommen. Und jedes Mal muss jemand in die Akte schauen, den Stand rekonstruieren, antworten. Zeit, die für die eigentliche Arbeit fehlt.
Das sind keine Einzelfälle. Das ist Alltag in Bauämtern. Aber es muss nicht so bleiben.
Prozesse, die in Bauämtern
sofort Wirkung zeigen.
Antragseingang mit automatischer Vollständigkeitsprüfung
Unvollständige Anträge erkennen, Nachforderungen schreiben, warten, erneut prüfen. Ein ewiger Kreislauf.
Ein digitales Antragsportal mit Pflichtfeldern und Plausibilitätsprüfung. Der Antragsteller kann nur einreichen, wenn alles vollständig ist. Bei komplexen Unterlagen: KI-gestützte Vorprüfung, die fehlende Dokumente oder offensichtliche Fehler erkennt, bevor der Sachbearbeiter den Vorgang öffnet.
Beteiligtenmanagement auf Autopilot
5–10 Stellen koordinieren, Fristen überwachen, Rückmeldungen einsammeln – händisch.
Automatische Weiterleitung an alle zu beteiligenden Stellen – mit Frist und Erinnerung. Das System weiß, wer noch aussteht, wer schon geantwortet hat, wer überzogen hat. Eskalation an die Amtsleitung, wenn jemand blockiert.
Fristenmanagement ohne Bauchschmerzen
Fristen manuell überwachen ist fehleranfällig – und stressig.
Automatische Fristenberechnung aus den Antragsdaten. Erinnerungen an Sachbearbeiter und Beteiligte. Dashboard mit allen kritischen Terminen. Und Warnungen, bevor eine Frist zur fiktiven Genehmigung führt.
Antragsteller-Portal für Transparenz
Bauherren rufen an, um den Status zu erfragen. Jeder Anruf bindet Personal.
Ein Portal, in dem Antragsteller selbst sehen: Was ist der aktuelle Stand? Welche Stellen sind noch am Prüfen? Was fehlt noch? Bei wichtigen Updates: automatische Benachrichtigung.
Szenario: Der Bauantrag für ein Mehrfamilienhaus
Vorher
Ein Architekt reicht einen Bauantrag ein – 47 Dokumente per E-Mail, plus Pläne auf CD (ja, wirklich). Eine Sachbearbeiterin prüft auf Vollständigkeit: Statik fehlt, Brandschutznachweis unvollständig. Nachforderung schreiben, zwei Wochen warten.
Dann: Beteiligung von Tiefbauamt, Stadtwerken, Brandschutz, Denkmalschutz. Per Mail an jeden einzeln, Fristen notieren, nachhalten wer noch nicht geantwortet hat. Der Architekt ruft wöchentlich an: "Wie ist der Stand?" Nach drei Monaten: Endlich alle Stellungnahmen da, Bescheid schreiben kann beginnen.
Nachher
Der Architekt reicht den Antrag über das Portal ein. Das System prüft sofort: Statik fehlt. Der Architekt sieht es, lädt nach, reicht erneut ein. Vollständig.
Automatische Weiterleitung an alle Beteiligten – mit Frist. Das Dashboard zeigt: Tiefbauamt hat schon geantwortet, Brandschutz ist überfällig. Automatische Erinnerung raus. Der Architekt sieht im Portal selbst, wer noch aussteht. Nach sechs Wochen: Alle Stellungnahmen da, Bescheid wird aus Vorlage generiert.
Wir verstehen Bauämter –
nicht nur Technik.
Viele Automatisierer kennen Tools. Wenige kennen Genehmigungsverfahren.
Wir wissen, dass ProBauG, ARCHIKART oder Ihr kommunales Baufachverfahren das Herzstück Ihrer Arbeit sind – und dass alles, was wir bauen, daran andocken muss. Wir wissen, dass eine fiktive Genehmigung kein kleines Versehen ist, sondern ein rechtliches Problem. Wir wissen, dass jeder Bauantrag anders ist – und dass trotzdem 80% der Abläufe immer gleich aussehen.
Deshalb bauen wir keine generischen Lösungen. Wir bauen Prozesse, die zu Ihrem Amt passen. Die Ihre Sachbearbeiter entlasten, Ihre Bauherren zufriedenstellen und Ihnen helfen, Genehmigungen schneller zu erteilen – ohne Qualität zu opfern.
In zwei Schritten zu Prozessen,
die funktionieren.
Architektur
Wir schauen uns Ihre Abläufe an. Wo verliert Ihr Team Zeit? Wo versickert Geld? Wir bauen die Lösung – von der Analyse bis zur Übergabe ans Team. Umfang und Preis richten sich nach Anzahl und Komplexität der Prozesse.
Rückenwind (optional)
Systeme leben. APIs ändern sich, Ihr Unternehmen wächst. Wir halten alles am Laufen – ohne dass Sie sich darum kümmern müssen. Monatlich kündbar. Kein Pflichtbaustein.
Häufige Fragen von Bauämtern
"Funktioniert das mit unserem Baufachverfahren?"
In der Regel ja. Wir haben Erfahrung mit gängigen Systemen wie ProBauG, ARCHIKART oder den Lösungen der kommunalen Rechenzentren. Im Erstgespräch klären wir, welche Schnittstellen existieren – und wo wir ansetzen können.
"Können wir das Portal an unser bestehendes Bürgerportal anbinden?"
Ja. Wir integrieren mit den gängigen kommunalen Portallösungen oder bauen eine Lösung, die sich nahtlos in Ihren bestehenden Webauftritt einfügt.
"Was ist mit komplexen Genehmigungsverfahren?"
Je komplexer das Verfahren, desto größer der Hebel. Gerade bei Verfahren mit vielen Beteiligten zeigt Automatisierung ihre Stärke. Im Erstgespräch identifizieren wir die Verfahrenstypen mit dem größten Potenzial.
"Wie lange dauert die Umsetzung?"
Die Umsetzung je nach Umfang 6–12 Wochen. Wir achten darauf, laufende Verfahren nicht zu stören.
"Müssen unsere Sachbearbeiter technisch versiert sein?"
Nein. Wir bauen so, dass es einfach funktioniert. Und wir erklären alles mit Video-Anleitungen: kurz, konkret, ohne IT-Sprech.
Bereit für Genehmigungen
ohne Aktenstau?
In 20 Minuten finden wir heraus, welche Prozesse in Ihrem Amt den größten Hebel haben. Kein Verkaufsgespräch – ein ehrliches Kennenlernen.
Weitere Bereiche: Kommunen & Landratsämter Sozialämter & Jobcenter