Ihr Team soll Menschen helfen. Nicht Anträge abtippen.
Ihre Sachbearbeiter sollten Leistungsberechtigte beraten und Entscheidungen treffen – nicht Daten von Formularen ins System übertragen. Wir automatisieren die Abläufe, die Ihr Amt ausbremsen. Damit Sie mehr Menschen helfen können, ohne dass Ihr Team zusammenbricht.
Der Alltag in vielen Sozialämtern:
Antragsflut ohne Ende
Bürgergeld, Wohngeld, Grundsicherung, Eingliederungshilfe – die Anträge stapeln sich. Jeder Antrag muss erfasst, geprüft, beschieden werden. Bei hunderten Neuanträgen pro Monat ist das Team permanent am Limit.
Unterlagen fehlen immer
Einkommensnachweise, Mietverträge, Kontoauszüge – kaum ein Antrag ist beim ersten Mal vollständig. Also: Nachforderung schreiben, warten, erneut prüfen. Der gleiche Antrag wird dreimal angefasst, bevor er entschieden werden kann.
Bewilligungen sind Rechenorgien
Bedarfsberechnung, Einkommensanrechnung, Freibeträge, Mehrbedarfe, Sanktionen. Jeder Fall ist anders, aber die Berechnung folgt den gleichen Regeln. Trotzdem rechnet jeder Sachbearbeiter selbst – mit Excel, Taschenrechner oder im Kopf. Fehlerquote: höher als sie sein müsste.
Leistungsberechtigte verstehen ihre Bescheide nicht
Der Bescheid kommt – 8 Seiten Amtsdeutsch. Der Leistungsberechtigte versteht nicht, warum er weniger bekommt als erwartet. Also: Anruf beim Amt, Erklärung am Telefon, manchmal Widerspruch. Zeit, die alle Beteiligten lieber anders nutzen würden.
Das sind keine Einzelfälle. Das ist Alltag in der Sozialverwaltung. Aber es muss nicht so bleiben.
Prozesse, die in Sozialämtern
sofort Wirkung zeigen.
Antragsassistent mit Vollständigkeitsprüfung
Unvollständige Anträge bedeuten Nachforderungen, Wartezeiten, Mehrfachbearbeitung.
Ein Online-Antragsassistent, der den Antragsteller Schritt für Schritt führt. Pflichtfelder, Plausibilitätsprüfung, Dokumenten-Upload. Der Antragsteller sieht sofort, wenn etwas fehlt – bevor er abschickt. Und Sie bekommen Anträge, die von Anfang an vollständig sind.
Automatische Bedarfsberechnung
Jeder Fall wird einzeln berechnet – mit Fehlerrisiko und Zeitaufwand.
Die Bedarfsberechnung läuft automatisch. Daten aus dem Antrag werden übernommen, Freibeträge angewendet, Mehrbedarfe berücksichtigt. Der Sachbearbeiter sieht das Ergebnis – und prüft nur noch, ob die Eingangsdaten stimmen.
Bescheide, die Menschen verstehen
Bescheide sind Amtsdeutsch. Leistungsberechtigte verstehen nicht, was sie bekommen und warum.
Bescheide mit klarer Struktur und verständlicher Sprache – automatisch generiert. Dazu: Ein Erklärblatt, das die Berechnung nachvollziehbar macht. "Sie erhalten X Euro, weil: Ihr Bedarf beträgt Y, Ihr Einkommen beträgt Z."
Bürgerportal für Transparenz
Leistungsberechtigte rufen an, um den Status zu erfragen. Jeder Anruf bindet Personal.
Ein Portal, in dem Antragsteller selbst sehen: Ist mein Antrag eingegangen? Was wird gerade geprüft? Was fehlt noch? Wann ist mit dem Bescheid zu rechnen? Bei Updates: automatische Benachrichtigung.
Szenario: Der Bürgergeld-Antrag
Vorher
Ein Antragsteller füllt den 12-seitigen Antrag aus – manche Felder versteht er nicht, manche lässt er leer. Drei Anlagen fehlen. Im Amt: Eine Sachbearbeiterin erfasst die Daten, stellt fest was fehlt, schreibt eine Nachforderung. Zwei Wochen Wartezeit.
Dann: Unterlagen da, aber die Kontoauszüge sind unvollständig. Erneut nachfordern. Nach vier Wochen endlich vollständig. Jetzt: Bedarfsberechnung – Excel aufmachen, Freibeträge nachschlagen, Miete prüfen, Heizkosten anrechnen. Bescheid erstellen, ausdrucken, unterschreiben, versenden. Der Antragsteller ruft an: "Warum kriege ich so wenig?"
Nachher
Der Antragsteller nutzt den Online-Assistenten. Schritt für Schritt, mit Erklärungen bei jedem Feld. Fehlende Unterlagen werden direkt angezeigt – er lädt nach, bevor er abschickt.
Im Amt: Die Sachbearbeiterin öffnet einen vollständigen Vorgang. Die Bedarfsberechnung wurde automatisch durchgeführt, sie prüft nur das Ergebnis. Bescheid wird aus Vorlage generiert, mit verständlichem Erklärblatt, automatisch versendet. Der Antragsteller sieht im Portal: "Ihr Bescheid ist da" – plus eine nachvollziehbare Erklärung.
Wir verstehen Sozialverwaltung –
nicht nur Technik.
Viele Automatisierer kennen Tools. Wenige kennen SGB II und SGB XII.
Wir wissen, dass PROSOZ, OPEN/PROSOZ oder LÄMMKOM das Herzstück Ihrer Arbeit sind – und dass alles, was wir bauen, daran andocken muss. Wir wissen, dass Sozialleistungen existenzsichernd sind – und dass Fehler echte Menschen treffen. Wir wissen, dass Ihre Sachbearbeiter nicht nur Anträge bearbeiten, sondern Menschen in schwierigen Situationen helfen.
Deshalb bauen wir keine generischen Lösungen. Wir bauen Prozesse, die zu Ihrem Amt passen. Die Ihre Sachbearbeiter entlasten, Leistungsberechtigten schneller helfen und Ihnen den Rücken freihalten für das, was Maschinen nicht können: Zuhören, Verstehen, Beraten.
In zwei Schritten zu Prozessen,
die funktionieren.
Architektur
Wir schauen uns Ihre Abläufe an. Wo verliert Ihr Team Zeit? Wo versickert Geld? Wir bauen die Lösung – von der Analyse bis zur Übergabe ans Team. Umfang und Preis richten sich nach Anzahl und Komplexität der Prozesse.
Rückenwind (optional)
Systeme leben. APIs ändern sich, Ihr Unternehmen wächst. Wir halten alles am Laufen – ohne dass Sie sich darum kümmern müssen. Monatlich kündbar. Kein Pflichtbaustein.
Häufige Fragen von Sozialämtern und Jobcentern
"Funktioniert das mit PROSOZ / OPEN/PROSOZ / LÄMMKOM?"
Ja. Wir integrieren mit den gängigen Fachverfahren der Sozialverwaltung. Im Erstgespräch klären wir, welche Schnittstellen existieren – und wo wir ansetzen können.
"Was ist mit Datenschutz bei Sozialdaten?"
Sozialdaten unterliegen besonderem Schutz – das wissen wir. Wir arbeiten ausschließlich mit Systemen, die in Deutschland gehostet werden und die Anforderungen des Sozialgeheimnisses erfüllen. Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Protokollierung sind Standard.
"Können wir die Berechnungslogik selbst anpassen?"
Ja. Die Berechnungslogik ist konfigurierbar – Regelsätze, Freibeträge, Mehrbedarfe. Wenn sich etwas ändert, können Sie es anpassen oder wir übernehmen das im Rückenwind.
"Wie lange dauert die Umsetzung?"
Die Umsetzung je nach Umfang 6–12 Wochen. Wir achten darauf, laufende Prozesse nicht zu stören – große Umstellungen planen wir außerhalb kritischer Phasen.
"Müssen unsere Sachbearbeiter technisch versiert sein?"
Nein. Wir bauen so, dass es einfach funktioniert. Und wir erklären alles mit Video-Anleitungen: kurz, konkret, ohne IT-Sprech.
Bereit für ein Amt, das wieder
Zeit für Menschen hat?
In 20 Minuten finden wir heraus, welche Prozesse in Ihrem Amt den größten Hebel haben. Kein Verkaufsgespräch – ein ehrliches Kennenlernen.
Weitere Bereiche: Kommunen & Landratsämter Bau- & Ordnungsämter