Ihr Team soll Bürgern helfen. Nicht Formulare abtippen.
Ihre Sachbearbeiter sollten Anliegen klären und Entscheidungen treffen – nicht Daten von Papier ins System übertragen. Wir automatisieren die Abläufe, die Ihre Verwaltung ausbremsen. Damit Sie die Anforderungen von OZG und Bürgererwartungen erfüllen können, ohne die Personaldecke zu verdoppeln.
Der Alltag in vielen Rathäusern:
Anträge kommen auf allen Kanälen
Per Post, per E-Mail, am Tresen, über das Online-Portal – wenn es denn eins gibt. Jeder Kanal bedeutet einen anderen Prozess. Und am Ende tippt jemand die Daten von Hand ins Fachverfahren. Bei 200 Anträgen pro Woche summiert sich das.
Medienbrüche überall
Der Bürger füllt ein PDF aus, druckt es aus, unterschreibt, scannt es ein, schickt es per Mail. Die Verwaltung druckt es aus, heftet es ab, tippt die Daten ins System. Dann wird der Bescheid erstellt, ausgedruckt, unterschrieben, eingescannt, per Post verschickt. Jeder Medienbruch kostet Zeit und produziert Fehler.
Fristen im Kopf behalten
Bearbeitungsfristen, Widerspruchsfristen, Wiedervorlagen. Bei hunderten laufenden Vorgängen wird das zum Risiko. Eine vergessene Frist ist nicht nur ärgerlich – sie kann rechtliche Konsequenzen haben.
Bürger erwarten digitale Services
Der Bürger bestellt abends um 22 Uhr bei Amazon und fragt sich, warum er für eine Meldebescheinigung persönlich ins Rathaus muss. Die Erwartungshaltung steigt – die Kapazitäten nicht.
Das sind keine Einzelfälle. Das ist Alltag in deutschen Verwaltungen. Aber es muss nicht so bleiben.
Prozesse, die in Kommunalverwaltungen
sofort Wirkung zeigen.
Antragsverarbeitung ohne Medienbrüche
Daten werden mehrfach erfasst – vom Bürger, vom Sachbearbeiter, vom System.
Online-Formulare, die direkt ins Fachverfahren schreiben. Der Bürger gibt einmal ein, die Daten landen ohne Umweg im richtigen System. Bei Papieranträgen: KI-gestützte Erkennung, die Formulare liest und Felder automatisch befüllt. Der Sachbearbeiter prüft nur noch.
Bescheide auf Knopfdruck
Jeder Bescheid wird einzeln erstellt, obwohl 80% Standardtext sind.
Vorlagen mit automatischer Befüllung. Das System zieht die relevanten Daten aus dem Vorgang – Name, Aktenzeichen, Entscheidung – und generiert den Bescheid. Der Sachbearbeiter prüft, gibt frei, fertig. Digital signiert oder klassisch unterschrieben.
Fristenmanagement, das nicht vergisst
Fristen manuell überwachen ist fehleranfällig. Und die Angst, etwas zu übersehen, bleibt.
Automatische Fristenberechnung aus den Vorgangsdaten. Erinnerungen an den Sachbearbeiter, Eskalation an die Teamleitung wenn nötig. Dashboard mit allen kritischen Terminen auf einen Blick.
Bürgerportal für Transparenz
Bürger rufen an, um den Status ihres Antrags zu erfragen. Jeder Anruf bindet Personal.
Ein Portal, in dem Bürger selbst sehen: Ist mein Antrag eingegangen? Was wird gerade bearbeitet? Was fehlt noch? Bei wichtigen Updates: automatische Benachrichtigung per E-Mail.
Szenario: Der Wohngeldantrag
Vorher
Ein Bürger lädt das PDF-Formular herunter, füllt es am Computer aus, druckt es aus, unterschreibt, scannt es ein, schickt es per E-Mail. Im Rathaus: Eine Mitarbeiterin öffnet die Mail, speichert den Anhang, druckt ihn aus (weil das Fachverfahren keine PDFs kann), tippt die Daten ab, legt die Akte an.
Drei Tage später: Ein Beleg fehlt. Brief an den Bürger, warten auf Antwort. Zwei Wochen später: Bescheid erstellen, ausdrucken, unterschreiben, einscannen, per Post versenden. Der Bürger ruft zwischendurch zweimal an: "Wie ist der Stand?"
Nachher
Der Bürger füllt das Online-Formular aus – mit Plausibilitätsprüfung, die sofort sagt wenn etwas fehlt. Belege werden hochgeladen. Die Daten landen direkt im Fachverfahren, die Akte wird automatisch angelegt.
Der Sachbearbeiter bekommt den Vorgang – vollständig, strukturiert, ohne Tipparbeit. Bescheid wird aus Vorlage generiert, digital signiert, automatisch an die E-Mail-Adresse des Bürgers versendet. Der Bürger sieht im Portal: "Ihr Bescheid ist da."
Wir verstehen Verwaltung –
nicht nur Technik.
Viele Automatisierer kennen Tools. Wenige kennen den Verwaltungsalltag.
Wir wissen, dass VOIS, PROSOZ, regisafe oder Ihr kommunales Rechenzentrum das Rückgrat Ihrer Arbeit sind – und dass alles, was wir bauen, daran andocken muss. Wir wissen, dass Sie nicht einfach "mal schnell digitalisieren" können, weil Datenschutz, BSI-Richtlinien und Vergaberecht eingehalten werden müssen. Wir wissen, dass Ihre Mitarbeiter keine Softwareentwickler sind – und dass jede Lösung im Alltag funktionieren muss, nicht nur in der Präsentation.
Deshalb bauen wir keine generischen Lösungen. Wir bauen Prozesse, die zu Ihrer Verwaltung passen. Die Ihre Sachbearbeiter entlasten, Ihre Bürger zufriedenstellen und Ihnen helfen, die Anforderungen von OZG 2.0 zu erfüllen – ohne Ihre IT-Abteilung zu überfordern.
In zwei Schritten zu Prozessen,
die funktionieren.
Architektur
Wir schauen uns Ihre Abläufe an. Wo verliert Ihr Team Zeit? Wo versickert Geld? Wir bauen die Lösung – von der Analyse bis zur Übergabe ans Team. Umfang und Preis richten sich nach Anzahl und Komplexität der Prozesse.
Rückenwind (optional)
Systeme leben. APIs ändern sich, Ihr Unternehmen wächst. Wir halten alles am Laufen – ohne dass Sie sich darum kümmern müssen. Monatlich kündbar. Kein Pflichtbaustein.
Häufige Fragen von Kommunalverwaltungen
"Funktioniert das mit unserem Fachverfahren?"
In der Regel ja. Wir haben Erfahrung mit gängigen kommunalen Systemen wie VOIS, PROSOZ, regisafe oder den Lösungen der kommunalen Rechenzentren. Im Erstgespräch klären wir, welche Schnittstellen existieren – und wo wir ansetzen können.
"Was ist mit Datenschutz und BSI-Richtlinien?"
Wir arbeiten ausschließlich mit Systemen, die in Deutschland gehostet werden und die Anforderungen an kommunale IT erfüllen. Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Protokollierung – alles Standard. Wir unterstützen Sie auch bei der Dokumentation für Ihren Datenschutzbeauftragten.
"Brauchen wir eine Ausschreibung?"
Das hängt von Ihrem Vergaberecht und den Schwellenwerten ab. Viele unserer Leistungen liegen unter den Schwellenwerten für formale Ausschreibungen. Im Erstgespräch klären wir, was für Ihre Situation gilt.
"Wie lange dauert die Umsetzung?"
Die Umsetzung je nach Umfang 6–12 Wochen. Wir achten darauf, laufende Prozesse nicht zu stören – große Umstellungen planen wir außerhalb kritischer Phasen.
"Müssen unsere Mitarbeiter technisch versiert sein?"
Nein. Wir bauen so, dass es einfach funktioniert – auch für Mitarbeiter, die "mit Computern nicht so können". Und wir erklären alles mit Video-Anleitungen: kurz, konkret, ohne IT-Sprech.
Bereit für eine Verwaltung,
die wieder Luft hat?
In 20 Minuten finden wir heraus, welche Prozesse in Ihrer Verwaltung den größten Hebel haben. Kein Verkaufsgespräch – ein ehrliches Kennenlernen.
Weitere Bereiche: Bau- & Ordnungsämter Sozialämter & Jobcenter