Mahnwesen automatisieren: Konsequent sein, ohne daran zu denken.
Die Rechnung ist 30 Tage überfällig. Haben Sie schon gemahnt? Nein, weil: unbequem, keine Zeit, "der zahlt bestimmt noch". Automatisiertes Mahnwesen mahnt für Sie – höflich, konsequent, eskalierend. Ohne dass Sie einen Finger rühren.
Wer nicht mahnt,
verschenkt Geld.
Mahnen ist unangenehm
Niemand schreibt gerne Mahnungen. Es fühlt sich an wie Stress mit dem Kunden. Also wird aufgeschoben. "Vielleicht zahlt er ja noch." Spoiler: Oft nicht.
Kein System, kein Überblick
Welche Rechnungen sind überfällig? Seit wann? Wurde schon gemahnt? Wie oft? Ohne System ist das ein Blick ins Chaos – oder eine Excel-Tabelle, die niemand pflegt.
Inkonsequenz kostet Geld
Manche Kunden werden gemahnt, manche nicht. Manche nach 7 Tagen, manche nach 60. Ungleichbehandlung und verpasste Fristen bedeuten: Geld, das nie ankommt.
Eskalation fehlt
Erste Mahnung ging raus – und dann? Wann kommt die zweite? Ab wann Inkasso? Ohne klare Eskalationsstufen versandet das Mahnwesen.
Automatisiertes Mahnwesen ist nicht unhöflich – es ist professionell. Es zeigt: Sie nehmen Ihre Rechnungen ernst.
Wie automatisiertes Mahnwesen
funktioniert.
Automatische Überwachung offener Posten
Das System überwacht alle offenen Rechnungen: Welche sind fällig? Welche sind 7 Tage überfällig? 14 Tage? 30 Tage? Echtzeit-Überblick ohne manuelle Pflege.
Sie wissen immer, wie es um Ihre Forderungen steht – ohne nachzuschauen.
Automatische Zahlungserinnerungen
3 Tage nach Fälligkeit: freundliche Erinnerung per Mail. "Vielleicht ist es untergegangen – hier nochmal die Rechnung." Höflich, nicht aggressiv. Oft reicht das.
Viele säumige Zahlungen sind keine böse Absicht – nur Vergesslichkeit. Eine Erinnerung hilft.
Eskalationsstufen mit Mahnungen
14 Tage überfällig: 1. Mahnung. 28 Tage: 2. Mahnung (mit Mahngebühr). 42 Tage: letzte Mahnung vor Inkasso. Jede Stufe automatisch, mit dem richtigen Ton und den rechtlich korrekten Formulierungen.
Klare Eskalation. Der Kunde weiß: Das meinen die ernst. Sie müssen nichts entscheiden – das System folgt den Regeln.
Ausnahmen und manuelle Übersteuerung
Guter Kunde mit einmaliger Verspätung? Sie können den Mahnlauf pausieren. Zahlungsvereinbarung getroffen? Das System berücksichtigt sie. Automatisierung heißt nicht Sturheit.
Flexibilität bleibt. Aber die Standardfälle (90%+) laufen automatisch.
Mahnwesen automatisieren
in der Praxis.
B2B-Dienstleister
Ein Ingenieurbüro hat 50 offene Rechnungen pro Monat. Durchschnittliche Zahlungsdauer: 45 Tage (Zahlungsziel: 14 Tage). Mahnungen werden "wenn Zeit ist" geschrieben – also selten.
Automatisches Mahnwesen: Erinnerung nach 3 Tagen, 1. Mahnung nach 14 Tagen, 2. Mahnung nach 28 Tagen. Automatisch per Mail, mit Bezahllink.
Handwerksbetrieb
Ein Malerbetrieb hat viele Privatkunden. Manche "vergessen" zu zahlen. Mahnen fühlt sich komisch an – man kennt sich ja. Ergebnis: 15.000 € offene Forderungen, manche über 6 Monate alt.
Automatische Erinnerung nach 7 Tagen (freundlich), Mahnung nach 21 Tagen (bestimmt), letzte Mahnung nach 35 Tagen (mit Inkasso-Ankündigung). Das System mahnt – nicht der Chef persönlich.
SaaS-Unternehmen
Ein Software-Anbieter hat 500 Kunden mit monatlichen Abos. Manche Lastschriften platzen, manche Kreditkarten laufen ab. Wer kümmert sich?
Automatisches Dunning: Zahlung fehlgeschlagen → sofort Benachrichtigung → nach 3 Tagen: Zahlungsaufforderung → nach 7 Tagen: Sperrung ankündigen → nach 14 Tagen: Zugang sperren, letzte Mahnung.
Funktioniert mit Ihren
bestehenden Systemen.
Buchhaltung/ERP
- DATEV
- Lexware
- sevDesk
- orgaMAX
- SAP
- Sage
Rechnungstools
- FastBill
- Billomat
- easybill
- SumUp
- Microsoft 365
- Gmail
- SMTP
Payment
- Stripe
- PayPal
- GoCardless
- Mollie
In zwei Schritten
zum automatisierten Mahnwesen.
Wir analysieren Ihre Abläufe und bauen die Lösung – von der Bestandsaufnahme bis zur Übergabe ans Team. Umfang und Preis richten sich nach Anzahl und Komplexität der Prozesse.
Systeme leben. APIs ändern sich, Ihr Unternehmen wächst. Wir halten alles am Laufen – ohne dass Sie sich darum kümmern müssen. Monatlich kündbar.
Häufige Fragen
zum Mahnwesen
"Ist das nicht zu aggressiv?"
Nicht wenn es richtig gemacht ist. Die erste Erinnerung ist freundlich und hilfreich. Eskalation passiert nur, wenn nötig – und dann mit angemessenem Ton.
"Was ist mit guten Kunden, die einmal verspätet zahlen?"
Sie können Ausnahmen definieren oder im Einzelfall pausieren. Das System ist flexibel – aber der Standard ist konsequent.
"Funktioniert das auch mit Lastschrift/Kreditkarte?"
Ja. "Dunning" für fehlgeschlagene Zahlungen ist ein eigenes Modul: Benachrichtigung, Aufforderung zur Aktualisierung, Eskalation.
"Was ist mit Mahngebühren?"
Das System kann Mahngebühren und Verzugszinsen automatisch berechnen und ausweisen – rechtlich korrekt.
"Was kostet das für 100 Rechnungen pro Monat?"
Typischerweise ab 2.990 € pro Workflow (Architektur), plus optional Rückenwind ab 290 €/Monat.
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