Rechnungserstellung automatisieren: Auftrag rein, Rechnung raus.
Der Auftrag ist erledigt, die Arbeit ist getan – aber die Rechnung? Die liegt noch auf dem Schreibtisch. Weil sie manuell erstellt werden muss. Weil Daten übertragen werden müssen. Weil niemand Zeit hat. Automatisierte Rechnungserstellung sorgt dafür, dass Rechnungen entstehen, sobald sie entstehen sollten – ohne manuellen Aufwand.
Verspätete Rechnungen
kosten bares Geld.
Rechnungen werden aufgeschoben
Der Monteur war beim Kunden, der Berater hat sein Projekt abgeschlossen, die Lieferung ist raus. Aber die Rechnung? Wird "am Freitag" geschrieben. Oder nächste Woche. Oder irgendwann.
Daten müssen zusammengesucht werden
Kundendaten aus dem CRM, Positionen aus dem Auftrag, Stunden aus der Zeiterfassung, Preise aus der Preisliste. Alles manuell zusammenkopieren. Fehler schleichen sich ein.
Jede Rechnung ist Handarbeit
Positionen eintippen, Summen berechnen, Layout anpassen, als PDF speichern, per Mail versenden. Pro Rechnung 15–30 Minuten. Bei 100 Rechnungen pro Monat: 25–50 Stunden.
Keine Standardisierung
Jeder Mitarbeiter schreibt Rechnungen anders. Unterschiedliche Texte, unterschiedliche Formate, manchmal fehlt die Steuernummer. Unprofessionell – und bei Prüfungen problematisch.
Jeder Tag ohne Rechnung ist ein Tag ohne Geld auf dem Konto. Automatisierung beschleunigt den Cashflow.
Wie automatisierte Rechnungserstellung
funktioniert.
Trigger-basierte Rechnungsgenerierung
Ein Auftrag wird als "erledigt" markiert → Rechnung wird automatisch erstellt. Eine Lieferung wird verbucht → Rechnung wird generiert. Der Monat endet → alle offenen Leistungen werden abgerechnet. Das System reagiert auf Ereignisse.
Keine Rechnung wird vergessen. Keine Verzögerung, weil jemand keine Zeit hat.
Automatische Datenübernahme
Kundendaten kommen aus dem CRM. Positionen aus dem Auftrag oder der Zeiterfassung. Preise aus der Preisliste. Das System stellt die Rechnung zusammen – ohne Copy-Paste.
Keine Tippfehler, keine falschen Preise, keine vergessenen Positionen. Die Rechnung ist korrekt.
Standardisierte Vorlagen
Jede Rechnung sieht gleich aus: Ihr Corporate Design, alle Pflichtangaben, professioneller Aufbau. Für verschiedene Leistungsarten können verschiedene Templates hinterlegt werden.
Einheitlicher Auftritt. Keine "Bastel-Rechnungen" mehr.
Automatischer Versand
Rechnung wird erstellt → automatisch als PDF gespeichert → automatisch per Mail an den Kunden versendet (mit persönlicher Anrede und Zahlungshinweis) → optional: Bezahllink direkt in der Mail.
Vom Auftrag zur versendeten Rechnung in Minuten statt Tagen.
Rechnungserstellung automatisieren
in der Praxis.
IT-Dienstleister
Ein IT-Dienstleister arbeitet mit Stundensätzen. Am Monatsende müssen für 20 Kunden die Stunden zusammengerechnet und Rechnungen erstellt werden. Das dauert 2 Tage.
Automatische Monatsabrechnung: System zieht Stunden aus der Zeiterfassung pro Kunde → berechnet nach hinterlegten Stundensätzen → erstellt Rechnungen → versendet am 1. des Monats.
E-Commerce
Ein Online-Shop versendet 50 Pakete pro Tag. Für jede Bestellung muss eine Rechnung erstellt und als PDF beigelegt oder per Mail versendet werden.
Shop-Integration: Bestellung wird als "versendet" markiert → Rechnung wird automatisch generiert → PDF wird an Versandbestätigung angehängt → Kopie geht an Buchhaltung.
Handwerksbetrieb
Ein Elektrobetrieb schließt 100 Aufträge pro Monat ab. Die Rechnung sollte sofort raus – aber die Bürokraft kommt nicht hinterher. Durchschnittliche Verzögerung: 2 Wochen.
Mobiler Auftragsabschluss: Monteur markiert Auftrag als erledigt (App) → System erstellt Rechnung basierend auf Auftragspositionen → Rechnung geht per Mail an Kunden → Bezahllink inklusive.
Funktioniert mit Ihren
bestehenden Systemen.
Buchhaltung/ERP
- DATEV
- Lexware
- sevDesk
- orgaMAX
- FastBill
- Billomat
- SAP
CRM
- HubSpot
- Pipedrive
- Salesforce
- Zoho
Zeiterfassung
- Clockodo
- Harvest
- Toggl
- Personio
- MOCO
E-Commerce
- Shopify
- WooCommerce
- Shopware
- JTL
Branchensoftware
- openHandwerk
- Taifun
- TopKontor
- Craftview
In zwei Schritten
zur automatisierten Rechnungserstellung.
Wir analysieren Ihre Abläufe und bauen die Lösung – von der Bestandsaufnahme bis zur Übergabe ans Team. Umfang und Preis richten sich nach Anzahl und Komplexität der Prozesse.
Systeme leben. APIs ändern sich, Ihr Unternehmen wächst. Wir halten alles am Laufen – ohne dass Sie sich darum kümmern müssen. Monatlich kündbar.
Häufige Fragen
zur Rechnungserstellung
"Was ist mit Rechnungen, die individuell angepasst werden müssen?"
Kein Problem. Das System generiert einen Entwurf, der manuell angepasst werden kann. Für Standard-Rechnungen: automatisch durchlaufen. Für Sonderfälle: Freigabe-Schritt einbauen.
"Können wir auch Teilrechnungen und Abschläge abbilden?"
Ja. Abschlagsrechnungen, Schlussrechnungen, wiederkehrende Rechnungen – alles konfigurierbar. Die Logik passen wir an Ihr Geschäftsmodell an.
"Was ist mit E-Rechnung?"
Wir können direkt E-Rechnung-fähig bauen (XRechnung, ZUGFeRD). Siehe auch unsere separate Seite zu E-Rechnung automatisieren.
"Funktioniert das auch mit DATEV?"
Ja. DATEV-Integration ist Standard. Rechnungen können automatisch übergeben werden – als Buchungsstapel oder per DATEV Unternehmen online.
"Was kostet das für 200 Rechnungen pro Monat?"
Typischerweise ab 2.990 € pro Workflow (Architektur), plus optional Rückenwind ab 290 €/Monat. Das Volumen beeinflusst den Preis nur indirekt (über Komplexität).
Bereit für Rechnungen,
die sich selbst schreiben?
In 20 Minuten finden wir heraus, wie viel schneller Ihr Geld auf dem Konto sein könnte. Kein Verkaufsgespräch, ein ehrliches Kennenlernen.