Zeiterfassung automatisieren: Stempeln war gestern.
Stundenzettel einsammeln, Handschriften entziffern, in Excel übertragen, Fehler korrigieren, mit Soll-Zeiten abgleichen – Zeiterfassung ist ein monatlicher Alptraum. Digitale Erfassung mit automatischer Validierung macht daraus einen Knopfdruck.
Zeiterfassung kostet mehr Zeit
als sie sollte.
Zettelwirtschaft und Medienbrüche
Papier-Stundenzettel, Excel-Listen, Outlook-Einträge – jeder macht es anders. Am Monatsende: Alles zusammensammeln, alles abtippen. Fehler sind vorprogrammiert.
Manuelle Kontrolle frisst Stunden
Stimmen die Zeiten? Hat jemand mehr als 10 Stunden gearbeitet? Wurden Pausen eingetragen? Überstunden korrekt? Die Kontrolle dauert bei 50 Mitarbeitern einen ganzen Tag.
Verspätete oder fehlende Einträge
"Ich trage das morgen nach." Spoiler: Morgen wird auch vergessen. Am Monatsende: Lücken, Schätzungen, Nachfragen. Die Daten sind unzuverlässig.
Keine Transparenz für Mitarbeiter
Wie viele Überstunden habe ich? Wie viel Resturlaub? Mitarbeiter müssen nachfragen, HR muss nachschauen. Jeder ist genervt.
Zeiterfassung ist seit 2019 Pflicht. Aber sie muss nicht schmerzhaft sein.
Wie automatisierte Zeiterfassung
funktioniert.
Digitale Erfassung
Mitarbeiter erfassen Zeiten per App, Terminal, oder Desktop – mit einem Klick. Projektbezogen, mit Pause-Erkennung, mit GPS (bei Außendienst). Die Daten sind sofort digital.
Keine Zettel, kein Übertragen. Die Daten sind sofort da, wo sie hingehören.
Automatische Validierung
Das System prüft automatisch: Pause eingetragen? Maximale Arbeitszeit eingehalten? Soll-Zeit erfüllt? Bei Auffälligkeiten: Alert an Mitarbeiter und Vorgesetzten.
Compliance automatisch sichergestellt. Keine manuelle Kontrolle nötig.
Echtzeit-Übersicht für alle
Mitarbeiter sehen ihr Stundenkonto: Überstunden, Resturlaub, Krankheitstage. Vorgesetzte sehen ihr Team. HR sieht alle. Jederzeit, ohne Nachfragen.
Transparenz reduziert Konflikte und Rückfragen.
Nahtlose Übergabe an Lohnabrechnung
Monatsende: Die Daten werden automatisch an DATEV, Lexware oder Ihre Lohnbuchhaltung übergeben. Keine Export-Import-Spiele, keine Doppelung.
Vom erfassten Tag bis zur Lohnabrechnung: ein durchgehender Datenfluss.
Zeiterfassung automatisieren
in der Praxis.
Handwerksbetrieb
Ein SHK-Betrieb hat 30 Monteure im Außendienst. Stundenzettel werden wöchentlich abgegeben – manchmal unleserlich, manchmal vergessen. Die Bürokraft verbringt 2 Tage pro Monat mit Erfassung und Kontrolle.
Mobile Zeiterfassung per App: Monteur meldet sich beim Kunden an (GPS-Check) → erfasst Arbeitszeit und Tätigkeiten → Daten fließen automatisch ins Büro → Abgleich mit Aufträgen automatisch.
Agentur
Eine Werbeagentur arbeitet für 20 Kunden. Mitarbeiter sollen Zeiten auf Projekte buchen – tun das aber nicht konsequent. Die Projektrentabilität ist unklar.
Einfache Projektzeit-Erfassung: Mitarbeiter wählen Projekt aus Dropdown → erfassen Zeit mit einem Klick → wöchentliche Erinnerung bei fehlenden Einträgen → automatische Reports pro Projekt.
Pflegedienst
Ein Pflegedienst plant Schichten für 50 Pflegekräfte. Die tatsächliche Arbeitszeit weicht oft vom Plan ab. Der Abgleich ist manuell und fehleranfällig.
Integrierte Lösung: Schichtplan wird erstellt → Pflegekraft stempelt ein/aus per App → System vergleicht Plan vs. Ist automatisch → Abweichungen werden markiert → Übergabe an Lohn.
Funktioniert mit Ihren
bestehenden Systemen.
Zeiterfassungs-Tools
- Clockodo
- Personio
- HRworks
- Papershift
- TimeTac
- ATOSS
Lohnabrechnung
- DATEV
- Lexware
- Sage
- Addison
Projektmanagement
- Asana
- Monday
- MOCO
- Harvest
Hardware
- Terminals
- NFC-Reader
- Smartphones
In zwei Schritten
zur automatisierten Zeiterfassung.
Wir analysieren Ihre Abläufe und bauen die Lösung – von der Bestandsaufnahme bis zur Übergabe ans Team. Umfang und Preis richten sich nach Anzahl und Komplexität der Prozesse.
Systeme leben. APIs ändern sich, Ihr Unternehmen wächst. Wir halten alles am Laufen – ohne dass Sie sich darum kümmern müssen. Monatlich kündbar.
Häufige Fragen
zur Zeiterfassung
"Ist digitale Zeiterfassung nicht Überwachung?"
Es geht um Dokumentation, nicht um Überwachung. Die Daten gehören dem Mitarbeiter – er sieht sein eigenes Konto. Transparenz ist keine Kontrolle.
"Was ist mit Vertrauensarbeitszeit?"
Auch bei Vertrauensarbeitszeit muss seit 2019 erfasst werden. Digitale Erfassung kann flexibel sein – nur die Gesamtzeit zählt, nicht jede Minute.
"Funktioniert das auch für Teilzeit und Minijobs?"
Ja. Unterschiedliche Soll-Zeiten, unterschiedliche Regeln – alles konfigurierbar. Das System passt sich an, nicht der Mensch.
"Können Mitarbeiter auch vergessen und nachtragen?"
Ja, mit Einschränkungen. Nachbuchungen sind möglich, aber markiert. So bleibt Transparenz gewahrt.
"Was kostet das für 80 Mitarbeiter?"
Typischerweise ab 2.990 € pro Workflow (Architektur), plus optional Rückenwind ab 290 €/Monat. Tool-Lizenzen kommen ggf. dazu (oft 2–5 € pro Mitarbeiter/Monat).
Bereit für Zeiterfassung
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