Ihr Team soll betreuen, nicht verwalten.
Ihre Erzieherinnen und Erzieher sollten Kinder fördern und begleiten – nicht Anwesenheitslisten führen und Eltern-Mails beantworten. Wir automatisieren die Abläufe, die Ihre Kita ausbremsen.
Der Alltag in vielen Kitas:
Das sind keine Einzelfälle. Das ist Alltag in Kitas. Aber es muss nicht so bleiben.
Anmeldungen verwalten ist ein Vollzeitjob
Wartelisten, Anmeldeformulare, Plätze vergeben, Verträge erstellen, Eltern informieren. Bei 100 Bewerbungen für 15 Plätze wird das zur organisatorischen Herausforderung.
Eltern wollen ständig Infos
"Wie war der Tag?" – "Hat mein Kind gegessen?" – "Kommt morgen der Fotograf?" Fragen per Tür-und-Angel, per Telefon, per Mail. Jede Antwort kostet Zeit.
Krankmeldungen im Chaos
Morgens um 7:30 Uhr: Das Telefon klingelt ununterbrochen. Krankmeldungen, kurzfristige Abwesenheiten, Änderungen. Alles gleichzeitig mit der Bring-Situation.
Entwicklungsdokumentation unter Zeitdruck
Beobachtungen festhalten, Entwicklungsberichte schreiben, Portfolios pflegen – pädagogisch wichtig, aber wann? Die Dokumentation bleibt liegen, bis sie dringend wird.
Prozesse, die bei Kitas sofort Wirkung zeigen.
Konkrete Automatisierungen, die Ihren Alltag verändern.
Digitales Anmeldemanagement
Anmeldungen, Wartelisten, Platzvergabe – alles händisch.
Eltern melden online an. Das System verwaltet die Warteliste, priorisiert nach Ihren Kriterien. Bei Platzvergabe: automatische Zu- oder Absage, automatische Vertrags-Generierung.
Eltern-App für alles
Eltern fragen auf 5 Kanälen, Infos gehen unter.
Eine App für Ihre Eltern. Termine, Infos, Speiseplan, Fotos. Dort melden sie: Abwesenheit, Abholzeit-Änderung, Fragen. Strukturiert, nicht als Zettelwirtschaft.
Digitale Krankmeldung
Morgens klingelt das Telefon ununterbrochen.
Eltern melden Abwesenheit per App – in 30 Sekunden, ohne Anruf. Die Gruppe sieht sofort, wer kommt. Die Küche bekommt automatisch die aktualisierte Essenszahl.
Einfache Entwicklungsdokumentation
Beobachtungen und Berichte schreiben unter Zeitdruck.
Kurze Beobachtungen schnell erfassen – per App, mit Foto, mit Sprachnotiz. Das System ordnet sie dem Kind zu, erstellt Übersichten für den Entwicklungsbericht.
Szenario: Die Anmeldezeit
Januar: Anmeldestart für das neue Kita-Jahr. 120 Anmeldungen kommen – per Papierformular, per Mail, persönlich abgegeben. Die Leitung sammelt, sortiert, priorisiert. Eine Excel-Liste entsteht. Drei Wochen später: Platzvergabe. Zusagen müssen geschrieben werden, Absagen auch. Manche Eltern rufen an: "Sind wir drin?" Die Leitung verbringt Abende mit Zusagebriefen und Verträgen.
Januar: Anmeldung läuft online. Eltern füllen ein Formular aus, das System prüft auf Vollständigkeit. Die Leitung sieht alle Anmeldungen in einer Übersicht, sortiert nach ihren Kriterien. Platzvergabe: Ein Klick auf "Zusage" – das System generiert den Brief und den Vertrag, schickt beides per Mail. Bei Absage: Das System rückt automatisch nach.
Das Ergebnis
Anmeldezeit in der Hälfte der Zeit bewältigt. Mehr Zeit für die Kinder, weniger Abende im Büro.
Wir verstehen Kita – nicht nur Technik.
Viele Automatisierer kennen Tools. Wenige kennen den Kita-Alltag.
Wir wissen, dass Kita-Software wie KigaRoo, Kita-Plus, Leandoo oder Ihre Trägerlösung das Herzstück Ihrer Verwaltung ist. Wir wissen, dass Erzieherinnen keine IT-Fachkräfte sind und dass jede Lösung so einfach sein muss, dass sie im turbulenten Alltag funktioniert.
Deshalb bauen wir keine generischen Lösungen. Wir bauen Prozesse, die zu Ihrer Kita passen. Die Ihre Leitung entlasten, Ihre Erzieherinnen unterstützen und die Zusammenarbeit mit Eltern verbessern.
In zwei Schritten zu Prozessen, die funktionieren.
Architektur
Wir schauen uns Ihre Abläufe an. Wo verliert Ihr Team Zeit? Wo versickert Geld? Wir bauen die Lösung – von der Analyse bis zur Übergabe ans Team. Umfang und Preis richten sich nach Anzahl und Komplexität der Prozesse.
Rückenwind (optional)
Systeme leben. APIs ändern sich, Ihr Unternehmen wächst. Wir halten alles am Laufen – ohne dass Sie sich darum kümmern müssen. Monatlich kündbar. Kein Pflichtbaustein.
Häufige Fragen von Kitas
"Funktioniert das mit unserer Kita-Software / Trägerlösung?"
In der Regel ja. Wir integrieren mit gängigen Systemen wie KigaRoo, Kita-Plus, Leandoo und Trägerlösungen. Im Erstgespräch klären wir, welche Schnittstellen existieren.
"Werden alle Eltern die App nutzen?"
Die Erfahrung zeigt: 90% der Eltern nutzen eine gute App gerne – weil sie einfacher ist als Anrufen oder Zettel mitgeben. Für die anderen bleibt der klassische Weg offen.
"Was ist mit Datenschutz bei Kinderfotos?"
Höchste Priorität. Fotos werden nur mit Einwilligung geteilt, Zugriffsrechte sind klar geregelt. DSGVO-konform, in Deutschland gehostet.
"Was kostet das für eine Kita mit 4 Gruppen?"
Das hängt vom Umfang ab. Typischerweise ab 2.990 € pro Workflow (Architektur), plus optional Rückenwind ab 290 €/Monat.
"Wie lange dauert die Umsetzung?"
Die Umsetzung je nach Umfang 6–10 Wochen. Idealerweise vor dem neuen Kita-Jahr.
Bereit für eine Kita, die wieder Zeit für Kinder hat?
In 20 Minuten finden wir heraus, welche Prozesse bei Ihnen den größten Hebel haben. Kein Verkaufsgespräch – ein ehrliches Kennenlernen.
Diese Seite gehört zu unserem Bereich Gesundheit & Soziales.