Ihr Team soll verkaufen und beraten. Nicht Bestellungen abtippen.
Ihre Mitarbeiter sollten Kundenbeziehungen pflegen und Aufträge abschließen – nicht Bestellungen von der Mail ins System übertragen. Wir automatisieren die Abläufe, die Ihr Großhandelsgeschäft ausbremsen. Damit Sie mehr Umsatz machen können, ohne den Innendienst zu verdoppeln.
Der Alltag in vielen Großhandelsunternehmen:
Bestellungen kommen auf allen Kanälen
Per Mail, per Telefon, per Fax, manchmal per WhatsApp. Der Außendienst schickt handgeschriebene Zettel, Stammkunden haben ihre eigenen Formulare. Und am Ende tippt jemand im Innendienst alles ab – Artikel für Artikel, Kunde für Kunde. Bei 80 Bestellungen am Tag ist das ein Vollzeitjob.
Verfügbarkeiten sind ein Ratespiel
"Haben wir das auf Lager?" – eine Frage, die dutzende Male am Tag gestellt wird. Die Warenwirtschaft sagt 50 Stück, das Lager findet 30, und 20 sind schon für morgen reserviert. Überverkäufe, Lieferverzögerungen, verärgerte Kunden.
Lieferanten-Kommunikation ist Handarbeit
Nachbestellungen auslösen, Liefertermine erfragen, Wareneingänge verbuchen, Abweichungen klären. Für jeden Lieferanten ein eigenes Verfahren – per Mail, per Portal, per EDI. Und wenn etwas nicht passt: Telefonate, Rückfragen, Korrekturen.
Der Außendienst arbeitet im Blindflug
Ihre Vertreter sind unterwegs beim Kunden – aber sie wissen nicht, was auf Lager ist, was der Kunde zuletzt bestellt hat, welche Rechnungen offen sind. Also: Anruf im Innendienst, warten auf Rückruf, Kunde wartet. Unprofessionell und langsam.
Das sind keine Einzelfälle. Das ist Alltag im Großhandel. Aber es muss nicht so bleiben.
Prozesse, die im Großhandel
sofort Wirkung zeigen.
Bestellerfassung ohne Abtippen
Bestellungen aus verschiedenen Kanälen manuell ins System übertragen kostet Stunden.
KI-gestützte Bestellerkennung. Bestellungen per Mail werden automatisch gelesen – Kunde, Artikel, Menge, Liefertermin. Das System legt den Auftrag an, der Innendienst prüft nur noch und gibt frei. Bei Standardkunden mit Standardbestellungen: vollautomatisch.
Echtzeit-Bestandstransparenz
Niemand weiß genau, was wirklich verfügbar ist.
Ein zentrales Bestandsbild, das Warenwirtschaft, Lager und offene Aufträge in Echtzeit zusammenführt. Der Innendienst sieht sofort: verfügbar, reserviert, im Zulauf. Bei kritischen Beständen: automatische Warnung, bevor es eng wird.
Lieferanten-Kommunikation auf Autopilot
Nachbestellungen, Liefertermine, Wareneingänge – alles händisch.
Automatische Bestellvorschläge basierend auf Bestand und Absatz. Bestellungen gehen automatisch an den Lieferanten – per Mail, per EDI, per Portal. Wareneingänge werden abgeglichen, Abweichungen markiert. Ihr Einkauf kümmert sich nur noch um Ausnahmen.
Außendienst-App mit allen Infos
Vertreter sind unterwegs ohne aktuelle Daten. Innendienst wird zum Telefonjoker.
Eine App, in der Ihr Außendienst alles sieht: Kundendaten, letzte Bestellungen, offene Posten, Verfügbarkeiten. Bestellungen werden vor Ort erfasst und gehen direkt ins System – ohne Umweg über den Innendienst.
Szenario: Die Montags-Bestellflut
Vorher
Montag, 8 Uhr. Das Mail-Postfach quillt über: 60 Bestellungen von Stammkunden, gesammelt übers Wochenende. Zwei Mitarbeiter im Innendienst öffnen jede Mail, lesen die Positionen, tippen sie ins System.
Zwischendurch: Anrufe von Kunden ("Ist meine Bestellung eingegangen?"), Rückfragen bei unklaren Artikelnummern, Verfügbarkeitschecks. Um 14 Uhr: Endlich alle Bestellungen erfasst. Aber drei Artikel sind überverkauft – also Kunden anrufen, entschuldigen, Alternativen anbieten. Und der Außendienst schickt gerade die nächsten handgeschriebenen Zettel.
Nachher
Montag, 8 Uhr. Das System hat die Mails schon gelesen. 55 von 60 Bestellungen sind automatisch erfasst – Kunde erkannt, Artikel zugeordnet, Verfügbarkeit geprüft. 5 brauchen manuelle Prüfung (unklare Artikelbezeichnung).
Der Innendienst arbeitet die 5 ab, gibt die 55 frei. Um 9 Uhr: Alle Bestellungen sind im System, Kommissionierung läuft. Kein Überverkauf, weil das System die Bestände in Echtzeit kennt. Der Außendienst? Hat seine Bestellungen gestern per App erfasst – die sind längst durch.
Wir verstehen Großhandel –
nicht nur Technik.
Viele Automatisierer kennen Tools. Wenige kennen das Großhandelsgeschäft.
Wir wissen, dass Ihre Warenwirtschaft – ob SAGE, SAP Business One, SelectLine oder eine Branchenlösung – das Herzstück Ihres Unternehmens ist. Wir wissen, dass "verfügbar" nicht gleich "verfügbar" ist, wenn Reservierungen, Vorbestellungen und Retouren im Spiel sind. Wir wissen, dass Ihr Außendienst der Umsatzbringer ist – und dass jede Minute am Telefon mit dem Innendienst verlorene Verkaufszeit ist.
Deshalb bauen wir keine generischen Lösungen. Wir bauen Prozesse, die zu Ihrem Unternehmen passen. Die Ihren Innendienst entlasten, Ihren Außendienst stärken und Ihnen den Rücken freihalten für das, was zählt: Kunden gewinnen und halten.
In zwei Schritten zu Prozessen,
die funktionieren.
Architektur
Wir schauen uns Ihre Abläufe an. Wo verliert Ihr Team Zeit? Wo versickert Geld? Wir bauen die Lösung – von der Analyse bis zur Übergabe ans Team. Umfang und Preis richten sich nach Anzahl und Komplexität der Prozesse.
Rückenwind (optional)
Systeme leben. APIs ändern sich, Ihr Unternehmen wächst. Wir halten alles am Laufen – ohne dass Sie sich darum kümmern müssen. Monatlich kündbar. Kein Pflichtbaustein.
Häufige Fragen von Großhändlern
"Funktioniert das mit unserer Warenwirtschaft?"
In der Regel ja. Wir haben Erfahrung mit SAGE, SAP Business One, SelectLine, Microsoft Dynamics und diversen Branchenlösungen. Im Erstgespräch klären wir, welche Schnittstellen existieren – und wo wir ansetzen können.
"Erkennt die KI wirklich unsere Bestellungen?"
Ja, wenn sie strukturiert genug sind. Bei Stammkunden mit wiederkehrenden Bestellmustern liegt die Erkennungsrate bei über 90%. Bei handgeschriebenen Faxen oder Freitext-Mails arbeiten wir mit Vorschlägen, die Ihr Team bestätigt.
"Was ist mit EDI-Anbindungen an große Kunden?"
EDI ist oft einfacher als gedacht. Wir prüfen im Klarheits-Paket, welche Kunden EDI fordern und welches Format sie erwarten – und bauen die Anbindung, wenn sie sich lohnt.
"Wie lange dauert die Umsetzung?"
Die Umsetzung je nach Umfang 6–10 Wochen. Wir achten darauf, laufende Prozesse nicht zu stören – große Umstellungen planen wir außerhalb des Saisongeschäfts.
"Muss unser Team technisch versiert sein?"
Nein. Wir bauen so, dass es einfach funktioniert – auch für Mitarbeiter, die seit 20 Jahren mit derselben Warenwirtschaft arbeiten. Und wir erklären alles mit Video-Anleitungen.
Bereit für einen Innendienst,
der wieder Zeit für Kunden hat?
In 20 Minuten finden wir heraus, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen den größten Hebel haben. Kein Verkaufsgespräch – ein ehrliches Kennenlernen.
Weitere Bereiche: Online-Händler Filialisten Vertriebsorganisationen