Ihr Außendienst soll verkaufen. Nicht Formulare ausfüllen.
Ihre Vertreter sollten beim Kunden sein und Abschlüsse machen – nicht abends im Hotel Besuchsberichte tippen. Wir automatisieren die Abläufe, die Ihre Vertriebsorganisation ausbremsen. Damit Ihre Vertreter mehr Zeit beim Kunden verbringen und Sie trotzdem volle Transparenz haben.
Der Alltag in vielen Vertriebsorganisationen:
Angebote dauern zu lange
Der Vertreter ist beim Kunden, der Kunde will ein Angebot. Jetzt: Notizen machen, zurück ins Büro, Angebot erstellen, per Mail schicken. Bis das Angebot beim Kunden ist, vergehen Tage. Die Konkurrenz war schneller.
Aufträge gehen verloren
Handgeschriebene Bestellzettel, Sprachnachrichten, Fotos von Bestellungen – der Außendienst schickt, was er kann. Der Innendienst versucht zu entziffern, nachzufragen, einzutippen. Und manchmal geht was unter.
Besuchsberichte sind lästige Pflicht
Nach jedem Kundenbesuch: Bericht schreiben. Was wurde besprochen? Was wurde angeboten? Wie ist die Stimmung? Niemand macht das gerne. Also werden Berichte geschönt, verspätet oder gar nicht eingereicht. Die Zentrale tappt im Dunkeln.
Provisionsabrechnung ist ein Streitthema
Wer hat welchen Auftrag gebracht? Welche Provision steht wem zu? Bei komplexen Regelungen (Staffeln, Produktgruppen, Neukunden-Boni) wird die Abrechnung zum Albtraum. Und jeder Fehler führt zu Frust beim Vertreter.
Das sind keine Einzelfälle. Das ist Alltag in Vertriebsorganisationen. Aber es muss nicht so bleiben.
Prozesse, die in Vertriebsorganisationen
sofort Wirkung zeigen.
Angebote in Minuten beim Kunden
Angebote dauern Tage statt Minuten. Die Konkurrenz ist schneller.
Eine mobile App, mit der Ihr Außendienst Angebote direkt beim Kunden erstellt. Artikel auswählen, Mengen eingeben, Preise aus dem System – fertig. Das Angebot geht sofort als PDF an den Kunden. Noch während der Vertreter da ist.
Auftragserfassung ohne Medienbrüche
Bestellungen gehen auf verschiedenen Wegen ein und müssen manuell erfasst werden.
Der Außendienst erfasst Aufträge direkt in der App – strukturiert, vollständig, lesbar. Der Auftrag geht automatisch ins System, der Innendienst muss nur noch freigeben. Bei Standardkunden mit Standardartikeln: durchbuchen ohne Eingriff.
Besuchsberichte, die niemand hasst
Berichte schreiben ist lästig. Qualität und Pünktlichkeit leiden.
Minimale Eingabe, maximale Information. Der Vertreter checkt ein paar Felder, spricht eine kurze Notiz ein (wird automatisch transkribiert), macht ein Foto wenn nötig. Der Bericht wird automatisch erstellt und an die Zentrale übermittelt.
Provisionsabrechnung auf Knopfdruck
Komplexe Provisionsregeln manuell abrechnen ist fehleranfällig und zeitraubend.
Die Provisionslogik wird einmal sauber abgebildet – Staffeln, Produktgruppen, Sonderregeln. Das System rechnet automatisch. Der Vertreter sieht seine Provision in Echtzeit. Die Abrechnung ist transparent und nachvollziehbar.
Szenario: Der Kundenbesuch
Vorher
Ein Vertreter besucht einen Bestandskunden. Der Kunde zeigt Interesse an einer größeren Bestellung, will aber erst ein Angebot sehen. Der Vertreter macht sich Notizen, verspricht "kommt morgen".
Abends im Hotel: Notizen übertragen, Preise nachschlagen, Angebot in Word zusammenbasteln, per Mail schicken. Am nächsten Tag: Der Kunde hat Rückfragen – der Vertreter ist aber schon beim nächsten Termin. Eine Woche später: Der Kunde hat bei der Konkurrenz bestellt.
Nachher
Der Vertreter sitzt beim Kunden. Tablet raus, Artikel auswählen, Mengen eingeben, Preis zeigen. Der Kunde nickt, der Vertreter klickt "Angebot senden" – der Kunde hat das PDF, während der Vertreter noch seinen Kaffee trinkt.
Frage zum Liefertermin? In der App nachschauen, sofort antworten. Auftrag wird direkt erfasst, geht ans System. Besuchsbericht? Drei Felder checken, kurze Sprachnotiz, fertig. Provision wird automatisch gutgeschrieben.
Wir verstehen Vertrieb –
nicht nur Technik.
Viele Automatisierer kennen Tools. Wenige kennen das Leben im Außendienst.
Wir wissen, dass Ihre Vertreter keine Zeit haben, komplizierte Apps zu lernen – es muss in 30 Sekunden funktionieren oder es wird nicht genutzt. Wir wissen, dass Provisionsabrechnungen politisch sensibel sind und jeder Fehler das Vertrauen zerstört. Wir wissen, dass die Zentrale Transparenz braucht, aber Kontrolle nicht gleich Gängelung sein darf.
Deshalb bauen wir keine generischen Lösungen. Wir bauen Prozesse, die zu Ihrer Organisation passen. Die Ihren Vertretern das Leben leichter machen, Ihrer Zentrale Transparenz geben und Ihren Umsatz steigern – weil mehr Zeit beim Kunden mehr Abschlüsse bedeutet.
In zwei Schritten zu Prozessen,
die funktionieren.
Architektur
Wir schauen uns Ihre Abläufe an. Wo verliert Ihr Team Zeit? Wo versickert Geld? Wir bauen die Lösung – von der Analyse bis zur Übergabe ans Team. Umfang und Preis richten sich nach Anzahl und Komplexität der Prozesse.
Rückenwind (optional)
Systeme leben. APIs ändern sich, Ihr Unternehmen wächst. Wir halten alles am Laufen – ohne dass Sie sich darum kümmern müssen. Monatlich kündbar. Kein Pflichtbaustein.
Häufige Fragen von Vertriebsorganisationen
"Funktioniert das mit unserem CRM?"
In der Regel ja. Wir haben Erfahrung mit Salesforce, HubSpot, Pipedrive, Microsoft Dynamics und diversen Branchenlösungen. Im Erstgespräch klären wir, welche Schnittstellen existieren.
"Funktioniert die App auch offline?"
Ja, das ist entscheidend. Der Außendienst ist oft an Orten ohne Netz – Industriegebiete, Keller, ländliche Regionen. Die App speichert alles lokal und synchronisiert, sobald wieder Netz da ist.
"Können wir komplexe Provisionsregeln abbilden?"
Ja. Staffeln, Produktgruppen, Neukunden-Boni, Gebietsregeln – wir bilden ab, was Sie brauchen. Im Klarheits-Paket schauen wir uns Ihr aktuelles Modell an und prüfen, was automatisiert werden kann.
"Wie lange dauert die Umsetzung?"
Die Umsetzung je nach Umfang 6–10 Wochen. Wir schulen Ihre Vertreter so, dass sie die App vom ersten Tag an nutzen können.
"Werden unsere Vertreter das nutzen?"
Ja, wenn es ihr Leben leichter macht. Wir bauen keine Kontrollinstrumente, sondern Werkzeuge, die helfen. Wenn der Vertreter sieht, dass er mit der App schneller Angebote rausbekommt und seine Provision in Echtzeit sieht, nutzt er sie gerne.
Bereit für einen Außendienst,
der wieder Zeit zum Verkaufen hat?
In 20 Minuten finden wir heraus, welche Prozesse in Ihrer Organisation den größten Hebel haben. Kein Verkaufsgespräch – ein ehrliches Kennenlernen.
Weitere Bereiche: B2B Großhandel Online-Händler Filialisten