Ihr Team soll warten. Nicht dokumentieren.
Ihre Techniker sollten Anlagen pflegen und Probleme lösen – nicht Protokolle ausfüllen und Nachweisen hinterherlaufen. Wir automatisieren die Abläufe, die Ihr Facility Management ausbremsen. Damit Sie mehr Objekte betreuen können, ohne im Papierkram zu ersticken.
Der Alltag im Facility Management:
Wartungsplanung ist ein Puzzle
100 Objekte, 500 Anlagen, unterschiedliche Wartungsintervalle. Was muss diese Woche geprüft werden? Wer macht das? Ist das Material da? Die Planung passiert in Excel oder im Kopf des Objektleiters. Wenn der krank ist, steht alles still.
Dokumentation ist Papierkram
Jede Wartung muss dokumentiert werden – für den Auftraggeber, für die Behörde, für die Versicherung. Protokolle auf Papier, Fotos auf dem Handy, irgendwo eine Excel-Liste. Wer sammelt das ein? Wer archiviert das? Wer findet das in zwei Jahren wieder?
Nachweise für Prüfungen fehlen
Der Auftraggeber will wissen: Wann wurde der Aufzug zuletzt geprüft? Wo ist das Protokoll der Brandschutzbegehung? Die Versicherung fragt nach Wartungsnachweisen. Jede Anfrage wird zur Suchaction.
Reaktive Einsätze statt geplante Wartung
Wenn etwas kaputt geht, muss jemand los. Aber die geplante Wartung wird verschoben – weil keine Zeit. Ergebnis: Noch mehr Ausfälle, noch mehr reaktive Einsätze. Ein Teufelskreis.
Das sind keine Einzelfälle. Das ist Alltag im Facility Management. Aber es muss nicht so bleiben.
Prozesse, die im Facility Management
sofort Wirkung zeigen.
Wartungsplanung mit System
Überblick über Wartungsintervalle und Ressourcen fehlt.
Alle Anlagen in einem System, alle Intervalle hinterlegt. Das System zeigt automatisch: Was steht an? Wer ist verfügbar? Was wird an Material gebraucht? Aufträge werden automatisch erstellt und den Technikern zugewiesen.
Digitale Protokolle vor Ort
Papierkram sammeln, abtippen, archivieren.
Techniker dokumentieren direkt am Tablet oder Smartphone. Checkliste abhaken, Foto machen, Unterschrift vom Kunden – alles digital, sofort im System, automatisch archiviert.
Nachweise auf Knopfdruck
Nachweise zusammensuchen, wenn jemand fragt.
Alle Protokolle, Prüfberichte und Zertifikate sind im System. Auftraggeber braucht den Nachweis? Ein Klick, fertig. Oder automatisch: Jeder Auftraggeber bekommt seine Nachweise monatlich per Mail.
Störungsmanagement mit Priorisierung
Störungen kommen rein, aber niemand weiß, was wirklich dringend ist.
Störungsmeldungen werden erfasst und automatisch priorisiert – nach Objektwichtigkeit, Anlagenart, SLA. Die Techniker sehen: Was muss zuerst? Die Disposition sieht: Wer ist am nächsten?
Szenario: Das Audit steht an
Vorher
Der Auftraggeber kündigt ein Audit an – in zwei Wochen will er alle Wartungsnachweise für das letzte Jahr sehen. Die Objektleitung sucht: Ordner im Büro, Mails im Postfach, Fotos auf verschiedenen Handys.
Ein Mitarbeiter sitzt drei Tage daran, alles zusammenzusuchen und in eine Mappe zu sortieren. Am Tag vor dem Audit: Ein Protokoll fehlt. Hektische Suche, Rückfragen beim Techniker, der sich nicht mehr erinnert. Das Audit läuft okay – aber nur knapp.
Nachher
Audit angekündigt. Ein Klick im System: Alle Wartungen für Objekt X im letzten Jahr. Export als PDF oder ZIP. Alle Protokolle, alle Fotos, alle Unterschriften – chronologisch sortiert, vollständig.
Der Auftraggeber ist beeindruckt. Das Audit dauert halb so lang.
Wir verstehen Facility Management –
nicht nur Technik.
Viele Automatisierer kennen Tools. Wenige kennen das FM-Geschäft.
Wir wissen, dass CAFM-Systeme wie Planon, Archibus oder Eigenentwicklungen das Rückgrat Ihrer Arbeit sind. Wir wissen, dass Ihre Techniker draußen sind, nicht am Schreibtisch – und dass jede Lösung offline funktionieren muss. Wir wissen, dass ein fehlender Nachweis bei der Versicherung teuer werden kann.
Deshalb bauen wir keine generischen Lösungen. Wir bauen Prozesse, die zu Ihrem Unternehmen passen. Die Ihre Techniker entlasten, Ihre Dokumentation automatisieren und Ihnen den Rücken freihalten für das, was zählt: Gebäude am Laufen halten.
In zwei Schritten zu Prozessen,
die funktionieren.
Architektur
Wir schauen uns Ihre Abläufe an. Wo verliert Ihr Team Zeit? Wo versickert Geld? Wir bauen die Lösung – von der Analyse bis zur Übergabe ans Team. Umfang und Preis richten sich nach Anzahl und Komplexität der Prozesse.
Rückenwind (optional)
Systeme leben. APIs ändern sich, Ihr Unternehmen wächst. Wir halten alles am Laufen – ohne dass Sie sich darum kümmern müssen. Monatlich kündbar. Kein Pflichtbaustein.
Häufige Fragen von Facility Managern
"Funktioniert das mit unserem CAFM-System?"
In der Regel ja. Wir integrieren mit gängigen Systemen wie Planon, Archibus, Spartacus oder auch Eigenentwicklungen. Im Erstgespräch klären wir die Schnittstellen.
"Funktioniert die App auch offline?"
Ja. Techniker sind oft in Kellern, Technikräumen oder Gebieten ohne Netz. Die App speichert alles lokal und synchronisiert, sobald wieder Netz da ist.
"Können wir verschiedene Auftraggeber mit unterschiedlichen Anforderungen abbilden?"
Ja. Das System kann mandantenfähig aufgebaut werden – mit unterschiedlichen Checklisten, Intervallen und Berichtsformaten pro Auftraggeber.
"Wie lange dauert die Umsetzung?"
Die Umsetzung je nach Umfang 6–10 Wochen.
"Müssen unsere Techniker technisch versiert sein?"
Nein. Die App ist so einfach wie möglich – große Buttons, klare Checklisten. Funktioniert auch mit Arbeitshandschuhen.
Bereit für Facility Management
ohne Papierchaos?
In 20 Minuten finden wir heraus, welche Prozesse bei Ihnen den größten Hebel haben. Kein Verkaufsgespräch – ein ehrliches Kennenlernen.
Weitere Bereiche: Immobilienmakler Hausverwaltungen Projektentwickler