Ihr Team soll verwalten. Nicht telefonieren.
Ihre Mitarbeiter sollten Objekte betreuen und Eigentümer beraten – nicht Mieteranfragen beantworten und Handwerkertermine koordinieren. Wir automatisieren die Abläufe, die Ihre Hausverwaltung ausbremsen. Damit Sie mehr Einheiten verwalten können, ohne proportional mehr Personal einzustellen.
Der Alltag in vielen Hausverwaltungen:
Mieteranfragen fluten das Postfach
"Die Heizung ist kalt." – "Der Nachbar ist zu laut." – "Wann wird die Tür repariert?" Jede Anfrage per Mail, per Telefon, manchmal per Brief. Jemand muss lesen, verstehen, zuordnen, weiterleiten, antworten. Bei 500 Einheiten kommen täglich dutzende Anfragen.
Handwerkerkoordination ist Chaos
Die Heizung muss repariert werden. Jetzt: Handwerker anrufen, Termin abstimmen, Mieter informieren, Schlüssel organisieren, Rechnung prüfen, Eigentümer informieren. Ein Rohrbruch wird zum Projekt.
Die Nebenkostenabrechnung ist der Horror
Einmal im Jahr: Alle Daten zusammensuchen, Verbrauch zuordnen, Vorauszahlungen abgleichen, Abrechnungen erstellen. Bei 50 Objekten mit je 20 Einheiten: 1.000 individuelle Abrechnungen. Und jeder Fehler führt zu Beschwerden.
Eigentümer wollen Berichte
WEG-Versammlung steht an. Also: Daten zusammensuchen, Übersichten erstellen, Beschlussvorlagen schreiben. Oder der Eigentümer fragt zwischendurch nach Mieteinnahmen, Leerständen, Reparaturen. Jede Anfrage bindet Zeit.
Das sind keine Einzelfälle. Das ist Alltag in Hausverwaltungen. Aber es muss nicht so bleiben.
Prozesse, die bei Hausverwaltungen
sofort Wirkung zeigen.
Mieterportal statt E-Mail-Flut
Anfragen kommen auf allen Kanälen, werden einzeln bearbeitet.
Ein Portal für Ihre Mieter. Dort können sie Schäden melden (mit Foto), den Status ihrer Anfragen verfolgen, Dokumente abrufen. Das System kategorisiert automatisch und leitet an die richtige Person weiter. Standardfragen werden automatisch beantwortet.
Ticketsystem für Reparaturen
Handwerkerkoordination ist aufwändig und fehleranfällig.
Jede Meldung wird zum Ticket. Das System schlägt passende Handwerker vor, sendet Anfragen automatisch, koordiniert Termine mit Mietern. Bei Abschluss: automatische Rechnungszuordnung und Information an den Eigentümer.
Nebenkostenabrechnung mit System
Abrechnungen erstellen ist aufwändig und fehleranfällig.
Verbrauchsdaten werden automatisch erfasst – aus Zählerständen, aus Abrechnungen der Versorger. Das System rechnet, der Verwalter prüft. Auf Knopfdruck werden alle Abrechnungen generiert, versandfertig.
Eigentümer-Reporting automatisiert
Berichte für Eigentümer und WEGs erstellen kostet Zeit.
Das System sammelt automatisch alle relevanten Daten – Mieteinnahmen, Leerstände, Reparaturen, Rücklagen. Berichte werden auf Knopfdruck oder nach Zeitplan erstellt. WEG-Unterlagen werden automatisch vorbereitet.
Szenario: Der Wasserschaden
Vorher
Sonntag, 20 Uhr. Ein Mieter ruft auf der Notfallnummer an: Wasserschaden in der Wohnung. Der Hausverwalter ruft den Notdienst, dann den Mieter zurück, dann den Eigentümer. Montag: Der Handwerker war da, aber niemand weiß genau was gemacht wurde.
Eine Woche später: Die Rechnung kommt, muss zugeordnet werden. Der Eigentümer fragt nach dem Stand. Der Mieter fragt, wann die Wand getrocknet wird. Drei Wochen später: Der Fall ist abgeschlossen, aber nirgends dokumentiert. Der nächste Wasserschaden: Von vorne anfangen.
Nachher
Sonntag, 20 Uhr. Der Mieter meldet den Schaden über die App – mit Foto. Das System erkennt: Notfall, Wasser. Automatische Benachrichtigung an den Notdienst und den Hausverwalter. Der Handwerker dokumentiert seinen Einsatz in der App.
Der Eigentümer bekommt automatisch eine Info. Die Rechnung wird automatisch dem Vorgang zugeordnet. Der Mieter sieht im Portal den Status. Drei Wochen später: Der Fall ist abgeschlossen, alles dokumentiert, ein Klick zeigt die komplette Historie.
Wir verstehen Hausverwaltung –
nicht nur Technik.
Viele Automatisierer kennen Tools. Wenige kennen das Verwaltungsgeschäft.
Wir wissen, dass iX-Haus, DOMUS, Haufe oder GFAD das Herzstück Ihrer Verwaltung sind – und dass alles, was wir bauen, daran andocken muss. Wir wissen, dass Mieter keine IT-Experten sind und dass jede Lösung einfach sein muss. Wir wissen, dass eine falsche Nebenkostenabrechnung nicht nur ärgerlich ist, sondern rechtliche Konsequenzen haben kann.
Deshalb bauen wir keine generischen Lösungen. Wir bauen Prozesse, die zu Ihrer Verwaltung passen. Die Ihr Team entlasten, Ihre Mieter zufriedenstellen und Ihre Eigentümer begeistern.
In zwei Schritten zu Prozessen,
die funktionieren.
Architektur
Wir schauen uns Ihre Abläufe an. Wo verliert Ihr Team Zeit? Wo versickert Geld? Wir bauen die Lösung – von der Analyse bis zur Übergabe ans Team. Umfang und Preis richten sich nach Anzahl und Komplexität der Prozesse.
Rückenwind (optional)
Systeme leben. APIs ändern sich, Ihr Unternehmen wächst. Wir halten alles am Laufen – ohne dass Sie sich darum kümmern müssen. Monatlich kündbar. Kein Pflichtbaustein.
Häufige Fragen von Hausverwaltungen
"Funktioniert das mit iX-Haus / DOMUS / Haufe?"
Ja. Wir integrieren mit den gängigen Verwaltungsprogrammen. Im Erstgespräch klären wir, welche Schnittstellen existieren.
"Werden unsere Mieter das Portal nutzen?"
Ja, wenn es einfacher ist als anzurufen. Die Erfahrung zeigt: Mieter nutzen digitale Kanäle gerne – besonders für Schadensmeldungen mit Foto.
"Was ist mit älteren Mietern, die nicht digital sind?"
Die können weiterhin anrufen. Das System erfasst auch telefonische Anfragen – Ihr Team gibt sie ein. Aber erfahrungsgemäß nutzen auch viele ältere Mieter ein einfaches Portal.
"Was kostet das für eine Verwaltung mit 1.000 Einheiten?"
Das hängt vom Umfang ab. Typischerweise landen Verwaltungen dieser Größe bei ab 2.990 € pro Workflow (Architektur), plus optional Rückenwind ab 290 €/Monat. Genaues nach dem Klarheits-Paket.
"Wie lange dauert die Umsetzung?"
Die Umsetzung je nach Umfang 8–12 Wochen.
Bereit für eine Verwaltung,
die skaliert?
In 20 Minuten finden wir heraus, welche Prozesse bei Ihnen den größten Hebel haben. Kein Verkaufsgespräch – ein ehrliches Kennenlernen.
Weitere Bereiche: Immobilienmakler Facility Management Projektentwickler