Ihr Team soll Probleme lösen. Nicht Tickets verwalten.
Ihre Techniker sollten IT-Probleme lösen und Projekte umsetzen – nicht Stunden nacherfassen und Wartungsverträge manuell prüfen. Wir automatisieren die Abläufe, die Ihr IT-Systemhaus ausbremsen. Damit Sie mehr Kunden betreuen können, ohne mehr Techniker einzustellen.
Der Alltag in vielen IT-Systemhäusern:
Tickets kommen aus allen Richtungen
Per Mail, per Telefon, per WhatsApp, manchmal persönlich. Jeder Kunde hat seinen bevorzugten Kanal. Und am Ende muss jemand alles in ein System übertragen. Bei 50 Tickets am Tag wird das zum Vollzeitjob.
Projektstunden verschwinden
Der Techniker war 3 Stunden beim Kunden, hat noch 2 Stunden an der Lösung gearbeitet, zwischendurch ein paar Mails beantwortet. Wie viel davon ist abrechenbar? Wird geschätzt. Wird vergessen. Die Rechnung ist kleiner als sie sein sollte.
Wartungsverträge werden vergessen
30 Kunden mit Wartungsverträgen. Jeder hat andere Leistungen, andere Intervalle, andere SLAs. Wer bekommt diesen Monat seinen Server-Check? Wer hat noch Kontingent übrig? Wer ist über seinem Inklusivvolumen? Die Übersicht fehlt.
Kunden wollen wissen, was los ist
"Wie ist der Stand bei meinem Ticket?" – "Wann kommt der Techniker?" – "Wie viele Stunden habe ich noch?" Fragen, die mehrfach am Tag kommen. Jede Antwort kostet Zeit, die für echte Arbeit fehlt.
Das sind keine Einzelfälle. Das ist Alltag in IT-Systemhäusern. Aber es muss nicht so bleiben.
Prozesse, die bei IT-Systemhäusern
sofort Wirkung zeigen.
Ticket-Eingang zentralisiert
Anfragen auf 5 Kanälen manuell zusammenführen.
Alle Kanäle führen ins Ticketsystem. Mail wird automatisch zum Ticket, Telefonnotiz wird Ticket, Kundenportal sowieso. Automatische Kategorisierung, automatische Priorisierung, automatische Zuweisung an den richtigen Techniker.
Zeiterfassung, die mitläuft
Stunden werden geschätzt, vergessen oder zu niedrig erfasst.
Zeiterfassung direkt am Ticket. Ein Klick: Timer läuft. Nochmal klicken: Timer stoppt. Fahrzeiten werden aus dem Kalender übernommen. Am Ende des Tages: Kurze Bestätigung, alles dokumentiert.
Wartungsverträge im Blick
Überblick über Verträge, Leistungen und Kontingente fehlt.
Ein Dashboard für alle Wartungsverträge. Was ist inkludiert? Wie viel wurde verbraucht? Was steht an? Automatische Erinnerung: "Server-Check bei Kunde X fällig." Automatische Warnung: "Kunde Y hat Kontingent überschritten."
Kundenportal für Transparenz
Kunden fragen nach dem Stand. Jede Frage kostet Zeit.
Ein Portal, in dem Kunden selbst sehen: Meine offenen Tickets, mein Vertrag, mein verbrauchtes Kontingent. Bei wichtigen Updates: automatische Benachrichtigung.
Szenario: Der Server-Ausfall
Vorher
Montag, 8:15 Uhr. Ein Kunde ruft an: Server ist down. Der Techniker ist noch auf dem Weg ins Büro, nimmt den Anruf im Auto an, notiert auf einem Zettel. Im Büro: Zettel abtippen, Ticket erstellen.
Zwischendurch: 3 weitere Anrufe zum gleichen Problem – der Kunde hat auch per Mail geschrieben und seinem Kollegen gesagt, er soll nochmal anrufen. 10:30 Uhr: Techniker ist beim Kunden, löst das Problem in 45 Minuten. Zurück im Büro: "Wie lange war ich nochmal?" Schätzen: 2 Stunden (inklusive Fahrt). Stimmt ungefähr. Der Kunde ruft nachmittags an: "Wie viele Stunden hat das jetzt gebraucht?"
Nachher
Montag, 8:15 Uhr. Anruf kommt rein, wird automatisch als Ticket erfasst (Anrufer erkannt, Kategorie "Server", Priorität "hoch"). Die Mail vom Kunden? Wird automatisch dem gleichen Ticket zugeordnet.
Der Techniker sieht das Ticket in der App, drückt "Starten" bei der Abfahrt. Bei Ankunft: automatischer Check-in per GPS. Problem gelöst, "Fertig" gedrückt. Die Zeit ist dokumentiert: 2 Stunden 12 Minuten, davon 45 Minuten Fahrt, 1:27 vor Ort. Der Kunde sieht im Portal: "Ticket gelöst, 2:12 h."
Wir verstehen IT-Service –
nicht nur Tools.
Viele Automatisierer kennen Software. Wenige kennen das Systemhaus-Geschäft.
Wir wissen, dass ConnectWise, Autotask, TANSS oder Atera schon im Einsatz sind – und dass wir damit arbeiten müssen. Wir wissen, dass SLAs ernst gemeint sind und dass eine Reaktionszeit von 4 Stunden bedeutet: 4 Stunden, nicht 4 Stunden und 15 Minuten. Wir wissen, dass Ihre Techniker Probleme lösen wollen, nicht Formulare ausfüllen.
Deshalb bauen wir keine generischen Lösungen. Wir bauen Prozesse, die zu Ihrem Systemhaus passen. Die Ihre Techniker entlasten, Ihre Verträge im Griff behalten und Ihre Kunden zufriedenstellen.
In zwei Schritten zu Prozessen,
die funktionieren.
Architektur
Wir schauen uns Ihre Abläufe an. Wo verliert Ihr Team Zeit? Wo versickert Geld? Wir bauen die Lösung – von der Analyse bis zur Übergabe ans Team. Umfang und Preis richten sich nach Anzahl und Komplexität der Prozesse.
Rückenwind (optional)
Systeme leben. APIs ändern sich, Ihr Unternehmen wächst. Wir halten alles am Laufen – ohne dass Sie sich darum kümmern müssen. Monatlich kündbar. Kein Pflichtbaustein.
Häufige Fragen von IT-Systemhäusern
"Funktioniert das mit ConnectWise / Autotask / TANSS?"
Ja. Wir integrieren mit den gängigen PSA- und RMM-Tools. Im Erstgespräch klären wir, was Sie nutzen und wie wir ansetzen.
"Können unsere Techniker das auch unterwegs nutzen?"
Ja. Alles funktioniert am Smartphone – Tickets sehen, Zeit erfassen, Status updaten. Auch offline, mit Sync sobald wieder Netz da ist.
"Was ist mit RMM-Daten?"
Wenn Ihr RMM-Tool Alarme schickt, können wir die automatisch zu Tickets machen. Im Erstgespräch prüfen wir, welche Integration sinnvoll ist.
"Was kostet das für ein 8-Techniker-Systemhaus?"
Das hängt vom Umfang ab. Typischerweise landen Systemhäuser dieser Größe bei ab 2.990 € pro Workflow (Architektur), plus optional Rückenwind ab 290 €/Monat.
"Wie lange dauert die Umsetzung?"
Die Umsetzung je nach Umfang 6–10 Wochen.
Bereit für IT-Service,
der wieder profitabel ist?
In 20 Minuten finden wir heraus, welche Prozesse bei Ihnen den größten Hebel haben. Kein Verkaufsgespräch – ein ehrliches Kennenlernen.
Weitere Bereiche: Werbeagenturen Unternehmensberater Personaldienstleister Weiterbildungsanbieter