Ihr Team soll lehren. Nicht verwalten.
Ihre Trainer sollten Wissen vermitteln und Teilnehmer begeistern – nicht Anmeldelisten pflegen und Zertifikate einzeln erstellen. Wir automatisieren die Abläufe, die Ihre Weiterbildung ausbremsen. Damit Sie mehr Kurse anbieten können, ohne in Verwaltung zu ersticken.
Der Alltag bei vielen Weiterbildungsanbietern:
Anmeldungen verwalten ist Handarbeit
Anmeldungen kommen per Mail, per Website, per Telefon. Jemand muss sie erfassen, bestätigen, Rechnungen schreiben, Wartelisten pflegen. Bei 20 Kursen mit je 15 Teilnehmern summiert sich das schnell.
Teilnehmer brauchen ständig Infos
"Wann startet der Kurs?" – "Wo findet er statt?" – "Was muss ich mitbringen?" – "Kann ich noch umbuchen?" Fragen, die immer wieder kommen. Jede Antwort kostet Zeit, die für bessere Kurse fehlt.
Zertifikate erstellen dauert
Der Kurs ist vorbei, jetzt braucht jeder Teilnehmer sein Zertifikat. Name einsetzen, Datum einsetzen, unterschreiben, verschicken. Bei 15 Teilnehmern: Eine Stunde Arbeit. Bei 50 Kursen im Jahr: Über 50 Stunden – nur für Zertifikate.
Keine Übersicht über Auslastung
Welche Kurse sind ausgebucht? Welche laufen schlecht? Wo könnten wir noch einen Termin anbieten? Die Zahlen zusammenzutragen dauert – und ist immer schon veraltet, wenn sie fertig sind.
Das sind keine Einzelfälle. Das ist Alltag bei Weiterbildungsanbietern. Aber es muss nicht so bleiben.
Prozesse, die bei Weiterbildungsanbietern
sofort Wirkung zeigen.
Online-Anmeldung mit Self-Service
Anmeldungen einzeln erfassen, bestätigen, Rechnungen schreiben.
Ein Buchungssystem auf Ihrer Website. Teilnehmer melden sich selbst an, sehen Verfügbarkeit, bezahlen online. Bestätigung und Rechnung gehen automatisch raus. Wartelisten werden automatisch verwaltet.
Automatische Teilnehmer-Kommunikation
Immer wieder dieselben Fragen beantworten.
Automatische E-Mail-Sequenz: Anmeldebestätigung, Kurs-Reminder (1 Woche vorher, 1 Tag vorher), Anfahrtsbeschreibung, Materiallinks. Nach dem Kurs: Feedback-Abfrage. Alles automatisch, personalisiert, professionell.
Zertifikate auf Knopfdruck
Jedes Zertifikat einzeln erstellen und verschicken.
Kurs abgeschlossen? Ein Klick: Zertifikate für alle Teilnehmer werden generiert – mit Namen, Datum, Unterschrift. Automatisch per Mail verschickt oder zum Download bereitgestellt.
Dashboard für Kursplanung
Keine Übersicht über Auslastung und Nachfrage.
Ein Dashboard, das alles zeigt: Buchungsstand pro Kurs, Wartelisten, Stornoquote, Umsatz. Trends erkennen: Welche Themen laufen? Wo sollten wir mehr anbieten?
Szenario: Das Excel-Zertifikat-Seminar
Vorher
Ein beliebter Kurs: Excel für Fortgeschrittene, 15 Plätze. Anmeldungen kommen per Mail und Website-Formular. Die Assistenz erfasst jeden in Excel, schreibt Rechnungen, verschickt Bestätigungen.
Eine Woche vor dem Kurs: "Wo findet das nochmal statt?" – 5 Anrufe. Am Tag vor dem Kurs: Eine Teilnehmerin muss absagen, jemand von der Warteliste muss informiert werden – aber wer war nochmal auf der Warteliste? Nach dem Kurs: Zertifikate erstellen. Word-Vorlage aufmachen, 15x Name einsetzen, 15x als PDF speichern, 15x per Mail verschicken. 90 Minuten später: Fertig. Ein Teilnehmer meldet sich: "In meinem Zertifikat ist ein Tippfehler."
Nachher
Kurs ist online buchbar. Teilnehmer melden sich selbst an, bezahlen, bekommen automatisch Bestätigung und Rechnung. Eine Woche vorher: Automatische Mail mit Veranstaltungsort und Materialliste. Ein Tag vorher: Reminder.
Stornierung? Das System rückt automatisch jemanden von der Warteliste nach und informiert beide Parteien. Nach dem Kurs: Der Trainer klickt "Kurs abgeschlossen". 15 Zertifikate werden generiert und automatisch verschickt. Keine Tippfehler, weil die Namen aus der Anmeldung übernommen werden.
Wir verstehen Weiterbildung –
nicht nur Technik.
Viele Automatisierer kennen Tools. Wenige kennen das Bildungsgeschäft.
Wir wissen, dass AZAV-Zertifizierung Dokumentationspflichten bedeutet. Wir wissen, dass Bildungsgutscheine und Fördermittel eigene Prozesse haben. Wir wissen, dass Ihre Trainer Experten in ihrem Fach sind – aber nicht in Verwaltungssoftware.
Deshalb bauen wir keine generischen Lösungen. Wir bauen Prozesse, die zu Ihrer Akademie passen. Die Ihre Verwaltung entlasten, Ihre Teilnehmer begeistern und Ihnen helfen, sich aufs Wesentliche zu konzentrieren: gute Bildung.
In zwei Schritten zu Prozessen,
die funktionieren.
Architektur
Wir schauen uns Ihre Abläufe an. Wo verliert Ihr Team Zeit? Wo versickert Geld? Wir bauen die Lösung – von der Analyse bis zur Übergabe ans Team. Umfang und Preis richten sich nach Anzahl und Komplexität der Prozesse.
Rückenwind (optional)
Systeme leben. APIs ändern sich, Ihr Unternehmen wächst. Wir halten alles am Laufen – ohne dass Sie sich darum kümmern müssen. Monatlich kündbar. Kein Pflichtbaustein.
Häufige Fragen von Weiterbildungsanbietern
"Funktioniert das auch für geförderte Maßnahmen (AZAV)?"
Ja. Wir können die Dokumentationsanforderungen berücksichtigen – Teilnehmerlisten, Anwesenheitsnachweise, Zertifikate im richtigen Format.
"Können wir das Buchungssystem in unsere Website einbinden?"
Ja. Wir integrieren das System so, dass es wie ein Teil Ihrer Website aussieht – Ihre Farben, Ihr Logo.
"Was ist mit Online-Kursen?"
Funktioniert genauso. Anmeldung, Zugangsdaten-Versand, Reminder, Teilnahmebestätigung – alles automatisierbar.
"Was kostet das für eine Akademie mit 50 Kursen pro Jahr?"
Das hängt vom Umfang ab. Typischerweise landen Akademien dieser Größe bei ab 2.990 € pro Workflow (Architektur), plus optional Rückenwind ab 290 €/Monat.
"Wie lange dauert die Umsetzung?"
Die Umsetzung je nach Umfang 6–10 Wochen. Idealerweise starten wir vor Ihrer nächsten Kurssaison.
Bereit für Weiterbildung,
die sich selbst verwaltet?
In 20 Minuten finden wir heraus, welche Prozesse bei Ihnen den größten Hebel haben. Kein Verkaufsgespräch – ein ehrliches Kennenlernen.
Weitere Bereiche: Werbeagenturen Unternehmensberater Personaldienstleister IT-Systemhäuser