Ihr Team soll kreativ sein. Nicht verwalten.
Ihre Kreativen sollten Kampagnen entwickeln und Kunden begeistern – nicht Stunden erfassen und Status-Updates schreiben. Wir automatisieren die Abläufe, die Ihre Agentur ausbremsen. Damit Sie bessere Arbeit abliefern können, ohne mehr zu arbeiten.
Der Alltag in vielen Agenturen:
Zeiterfassung ist der Feind
Niemand trackt gerne Stunden. Also wird geschätzt, gerundet, vergessen. Am Monatsende: 30% der abrechenbaren Zeit fehlt in der Erfassung. Das sind tausende Euro, die nie in Rechnung gestellt werden.
Projekte laufen aus dem Ruder
Das Budget war 40 Stunden. Nach 38 Stunden sagt das Projektmanagement: "Wir sind fast durch." Nach 55 Stunden ist das Projekt fertig – aber die Marge ist weg. Weil niemand rechtzeitig gewarnt wurde.
Feedback-Schleifen dauern ewig
Entwurf an den Kunden, warten auf Feedback, Korrekturschleife, erneut warten. Jede Schleife dauert 3–5 Tage. Bei 3 Schleifen sind 2 Wochen nur mit Warten vergangen.
Kunden wollen Updates
"Wie ist der Stand bei der Kampagne?" – "Wann kommt der erste Entwurf?" – "Wie viele Stunden sind noch übrig?" Jede Anfrage reißt den Projektmanager aus der Arbeit.
Das sind keine Einzelfälle. Das ist Alltag in Agenturen. Aber es muss nicht so bleiben.
Prozesse, die bei Agenturen
sofort Wirkung zeigen.
Zeiterfassung, die niemand hasst
Stunden erfassen ist lästig, also wird es nicht gemacht.
Zeiterfassung, die im Hintergrund mitläuft. Das System erkennt: Wer arbeitet gerade an welchem Projekt (aus Kalender, aus Tools)? Am Ende des Tages: Ein Klick zur Bestätigung statt manueller Eingabe. Fehlende Stunden werden freundlich erinnert.
Budget-Ampel für jedes Projekt
Budgetüberschreitungen werden zu spät bemerkt.
Ein Dashboard, das für jedes Projekt zeigt: Wie viele Stunden sind verbraucht, wie viele geplant, wie viel ist noch zu tun? Ampelfarben: Grün (im Plan), Gelb (Achtung), Rot (kritisch). Automatische Warnung an den Projektmanager, bevor es zu spät ist.
Feedback-Workflows mit Deadlines
Feedback vom Kunden dauert ewig, niemand fasst nach.
Ein strukturierter Freigabeprozess. Der Kunde bekommt den Entwurf mit Deadline. Automatische Erinnerung, wenn die Deadline naht. Feedback wird strukturiert erfasst – keine langen E-Mails mehr.
Kunden-Dashboard für Transparenz
Kunden fragen nach dem Stand. Jede Frage kostet Zeit.
Ein Portal, in dem Kunden selbst sehen: Was ist der aktuelle Stand? Was liegt zur Freigabe? Wie viele Stunden sind verbraucht? Bei wichtigen Meilensteinen: automatische Benachrichtigung.
Szenario: Die Relaunch-Kampagne
Vorher
Ein Website-Relaunch: Budget 80 Stunden, Deadline in 6 Wochen. Woche 1: Kreative legen los, erfassen sporadisch Stunden. Woche 3: Der Kunde fragt nach dem Stand. Der Projektmanager schätzt: "Wir liegen gut."
Woche 5: Erster Entwurf geht raus, Feedback kommt nach 5 Tagen. Korrekturen, neuer Entwurf, wieder warten. Woche 7: Das Projekt ist fertig – aber bei 110 Stunden. Davon 25 nicht erfasst, also nur 85 abgerechnet. Die Marge: weg.
Nachher
Woche 1: Zeiterfassung läuft automatisch mit (Kalendertermine, Projekttools). Woche 3: Das Dashboard zeigt: 35 Stunden verbraucht, Plan war 40. Grün. Der Kunde sieht im Portal: "Konzept fertig, Design läuft."
Woche 4: Entwurf geht mit Deadline (3 Tage) an den Kunden. Nach 2 Tagen: automatische Erinnerung. Feedback kommt strukturiert, Korrektur am gleichen Tag. Woche 6: Projekt fertig bei 82 Stunden. Alle erfasst, alle abgerechnet. Marge: wie geplant.
Wir verstehen Agenturen –
nicht nur Technik.
Viele Automatisierer kennen Tools. Wenige kennen den Agenturalltag.
Wir wissen, dass Kreative keine Buchhalter sind – und dass jede Lösung so einfach sein muss, dass sie tatsächlich genutzt wird. Wir wissen, dass Asana, Monday, Trello oder Basecamp schon da sind – und dass wir damit arbeiten müssen, nicht dagegen. Wir wissen, dass eine Agentur von ihrer Marge lebt – und dass jede nicht erfasste Stunde verlorenes Geld ist.
Deshalb bauen wir keine generischen Lösungen. Wir bauen Prozesse, die zu Ihrer Agentur passen. Die Ihre Kreativen entlasten, Ihre Projektmanager informieren und Ihre Marge schützen.
In zwei Schritten zu Prozessen,
die funktionieren.
Architektur
Wir schauen uns Ihre Abläufe an. Wo verliert Ihr Team Zeit? Wo versickert Geld? Wir bauen die Lösung – von der Analyse bis zur Übergabe ans Team. Umfang und Preis richten sich nach Anzahl und Komplexität der Prozesse.
Rückenwind (optional)
Systeme leben. APIs ändern sich, Ihr Unternehmen wächst. Wir halten alles am Laufen – ohne dass Sie sich darum kümmern müssen. Monatlich kündbar. Kein Pflichtbaustein.
Häufige Fragen von Agenturen
"Funktioniert das mit Asana / Monday / Basecamp?"
Ja. Wir integrieren mit den gängigen Projekttools. Im Erstgespräch klären wir, was Sie nutzen und wie wir ansetzen.
"Werden meine Kreativen das nutzen?"
Ja, wenn es ihr Leben leichter macht. Wir bauen so, dass Zeiterfassung fast automatisch passiert – nicht als lästige Pflicht, sondern als Nebenprodukt der Arbeit.
"Was ist mit sensiblen Kundendaten?"
Wir arbeiten mit Systemen, die in Deutschland gehostet werden. Verschlüsselung, Zugriffsrechte, DSGVO-Konformität sind Standard.
"Was kostet das für eine 15-Personen-Agentur?"
Das hängt vom Umfang ab. Typischerweise landen Agenturen dieser Größe bei ab 2.990 € pro Workflow (Architektur), plus optional Rückenwind ab 290 €/Monat.
"Wie lange dauert die Umsetzung?"
Die Umsetzung je nach Umfang 6–10 Wochen.
Bereit für eine Agentur,
die wieder Marge macht?
In 20 Minuten finden wir heraus, welche Prozesse bei Ihnen den größten Hebel haben. Kein Verkaufsgespräch – ein ehrliches Kennenlernen.
Weitere Bereiche: Unternehmensberater Personaldienstleister IT-Systemhäuser Weiterbildungsanbieter