Ihr Team soll vermitteln. Nicht verwalten.
Ihre Disponenten sollten Kandidaten und Kunden zusammenbringen – nicht Stundennachweise einsammeln und Verträge tippen. Wir automatisieren die Abläufe, die Ihre Personaldienstleistung ausbremsen. Damit Sie mehr vermitteln können, ohne im Papierkram zu ersticken.
Der Alltag bei vielen Personaldienstleistern:
Kandidatenverwaltung ist Chaos
Bewerbungen kommen per Mail, per Portal, per Empfehlung. Jeder Disponent hat seine eigene Datei. Wer hat welche Qualifikation? Wer ist gerade verfügbar? Wer war beim letzten Mal unzuverlässig? Die Information liegt verstreut.
Aufträge abwickeln dauert
Der Kunde braucht 5 Helfer ab Montag. Jetzt: Kandidaten anrufen, Verfügbarkeit prüfen, Vertrag erstellen, Einsatz dokumentieren. Pro Auftrag: Stunden an Koordination. Bei 50 Aufträgen pro Woche wird das zum Engpass.
Stundennachweise einsammeln ist Qual
Die Mitarbeiter sind im Einsatz. Am Ende der Woche: Stundenzettel einsammeln. Per Fax, per Foto, per Mail. Manche lesbar, manche nicht. Manche rechtzeitig, die meisten zu spät. Ohne Nachweise keine Rechnung, ohne Rechnung kein Geld.
Lohnabrechnung ist Monatsend-Stress
Stunden zuordnen, Zuschläge berechnen, Krankmeldungen berücksichtigen, an die Lohnbuchhaltung übergeben. Pro Mitarbeiter: Minuten. Bei 200 Mitarbeitern: Tage. Und jeder Fehler führt zu Ärger.
Das sind keine Einzelfälle. Das ist Alltag in der Personaldienstleistung. Aber es muss nicht so bleiben.
Prozesse, die bei Personaldienstleistern
sofort Wirkung zeigen.
Kandidatenpool mit System
Kandidaten in Excel, E-Mails und Köpfen. Kein Überblick.
Eine zentrale Datenbank mit allen Kandidaten. Qualifikationen, Verfügbarkeit, Einsatzhistorie, Feedback – alles an einem Ort. Suche: "Gabelstaplerfahrer, verfügbar ab Montag, zuverlässig" – Ergebnisse in Sekunden.
Auftragsabwicklung mit Workflow
Jeden Auftrag einzeln koordinieren ist zeitaufwändig.
Ein strukturierter Workflow. Auftrag erfassen, passende Kandidaten vorschlagen, Verfügbarkeit automatisch abfragen (SMS, App), Bestätigung einholen, Vertrag generieren, Einsatz dokumentieren. Der Disponent steuert, das System arbeitet.
Digitale Stundennachweise
Stundenzettel einsammeln ist aufwändig und fehleranfällig.
Eine App für Ihre Mitarbeiter. Einstempeln, Ausstempeln, Pause – am Smartphone. Der Kunde bestätigt digital. Die Daten sind sofort im System, keine Zettel mehr.
Lohndaten automatisch übergeben
Stunden manuell für die Lohnabrechnung aufbereiten kostet Tage.
Die Stundendaten fließen automatisch an Ihre Lohnsoftware. Zuschläge werden nach Regeln berechnet, Abwesenheiten berücksichtigt. Die Lohnbuchhaltung bekommt fertige Daten.
Szenario: Der kurzfristige Großauftrag
Vorher
Freitag, 14 Uhr. Ein Kunde ruft an: "Ich brauche 15 Kommissionierer ab Montag." Der Disponent beginnt zu telefonieren. Seine Liste ist nicht aktuell – einige Nummern stimmen nicht mehr, einige sind schon im Einsatz.
Nach 3 Stunden: 8 zugesagt, 7 fehlen noch. Am Wochenende weiter telefonieren. Montag: 12 erscheinen, 3 sagen kurzfristig ab. Der Kunde ist verärgert. Am Ende der Woche: Stundenzettel einsammeln. 5 fehlen, 3 sind unleserlich. Die Rechnung verzögert sich.
Nachher
Freitag, 14 Uhr. Auftrag kommt rein. Der Disponent gibt ein: 15 Kommissionierer, Montag bis Freitag, Standort X. Das System zeigt passende Kandidaten, sortiert nach Zuverlässigkeit. Eine SMS geht raus: "Einsatz ab Montag bei X, Interesse?"
In 2 Stunden: 18 Zusagen, 15 werden bestätigt, 3 auf Reserve. Verträge werden automatisch generiert. Montag: Alle erscheinen, stempeln per App. Am Freitag: Alle Stunden im System, vom Kunden digital bestätigt. Rechnung geht Montag raus.
Wir verstehen Personaldienstleistung –
nicht nur Technik.
Viele Automatisierer kennen Tools. Wenige kennen das Zeitarbeitsgeschäft.
Wir wissen, dass zvoove, Landwehr L1, Timecount oder Ihr bestehendes System das Herzstück Ihres Unternehmens sind. Wir wissen, dass AÜG-Compliance kein Spaß ist und dass Dokumentationspflichten ernst genommen werden müssen. Wir wissen, dass Ihre Mitarbeiter oft kein Büro haben – alles muss am Smartphone funktionieren.
Deshalb bauen wir keine generischen Lösungen. Wir bauen Prozesse, die zu Ihrem Unternehmen passen. Die Ihre Disponenten entlasten, Ihre Mitarbeiter befähigen und Ihre Marge schützen.
In zwei Schritten zu Prozessen,
die funktionieren.
Architektur
Wir schauen uns Ihre Abläufe an. Wo verliert Ihr Team Zeit? Wo versickert Geld? Wir bauen die Lösung – von der Analyse bis zur Übergabe ans Team. Umfang und Preis richten sich nach Anzahl und Komplexität der Prozesse.
Rückenwind (optional)
Systeme leben. APIs ändern sich, Ihr Unternehmen wächst. Wir halten alles am Laufen – ohne dass Sie sich darum kümmern müssen. Monatlich kündbar. Kein Pflichtbaustein.
Häufige Fragen von Personaldienstleistern
"Funktioniert das mit zvoove / Landwehr L1 / Timecount?"
Ja. Wir integrieren mit den gängigen Personaldienstleister-Systemen. Im Erstgespräch klären wir die Schnittstellen.
"Werden die Mitarbeiter die App nutzen?"
Ja, wenn sie einfach ist. Wir bauen so, dass auch Mitarbeiter ohne IT-Erfahrung in 30 Sekunden verstehen, was zu tun ist. Und: Keine App ist auch eine Option – dann funktioniert es mit SMS und Telefonansage.
"Was ist mit AÜG-Compliance?"
Wir dokumentieren alles so, dass Sie auf der sicheren Seite sind. Arbeitsverträge, Einsatznachweise, Arbeitszeiten – alles nachvollziehbar und auditfähig.
"Was kostet das für 200 aktive Mitarbeiter?"
Das hängt vom Umfang ab. Typischerweise landen Unternehmen dieser Größe bei ab 2.990 € pro Workflow (Architektur), plus optional Rückenwind ab 290 €/Monat.
"Wie lange dauert die Umsetzung?"
Die Umsetzung je nach Umfang 6–10 Wochen.
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In 20 Minuten finden wir heraus, welche Prozesse bei Ihnen den größten Hebel haben. Kein Verkaufsgespräch – ein ehrliches Kennenlernen.
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